De voordelen van Identity & Access Management koppelen met het HR-systeem
Als organisatie wil je dat nieuwe collega’s zich vanaf dag één direct thuisvoelen.De onboarding van nieuwe medewerkers is daarom een cruciaal proces voor elk bedrijf.
Als nieuwe collega wil je daarbij snel toegang krijgen tot de juiste tools en systemen zodat je zorgeloos aan de slag kunt met je eerste werkdag.
Toch worstelen veel organisaties met het beheren van toegangsrechten en accounts voor nieuwe medewerkers. Dit leidt vaak tot vertragingen, fouten en zelfs veiligheidsrisico’s. De oplossing? Het koppelen van Identity & Access Management (IAM) met het HR-systeem. In deze blog leggen we uit hoe deze integratie de onboarding kan stroomlijnen en hoe KoppelHet jouw organisatie hierbij kan helpen.
Wat is Identity & Access Management (IAM)?
Identity & Access Management (IAM) is een oplossing waarmee bedrijven de digitale identiteiten van hun medewerkers beheren en beveiligen. Het gaat hierbij om het toewijzen en beheren van toegangsrechten tot diverse bedrijfsapplicaties en systemen. Met een IAM-oplossing kan een organisatie eenvoudig bepalen welke medewerker toegang heeft tot welke resources, op basis van hun rol en verantwoordelijkheden.
Waarom IAM koppelen met het HR-Systeem?
Het HR-systeem is vaak de bron van waarheid als het gaat om de status van medewerkers binnen een organisatie. Zodra een nieuwe werknemer wordt ingevoerd in het HR-systeem, worden alle relevante gegevens, zoals functie, afdeling en startdatum, geregistreerd.
Door een koppeling te maken tussen het HR-systeem en het IAM-systeem, kun je automatisch toegang verlenen tot de juiste applicaties en systemen op basis van de rol en afdeling van de medewerker.
De voordelen van deze integratie zijn aanzienlijk:
🚀 Snellere Onboarding
Zodra een medewerker wordt ingevoerd in het HR-systeem, kan het IAM-systeem automatisch gebruikersaccounts en toegangsrechten aanmaken voor de juiste systemen en applicaties. Dit betekent dat nieuwe werknemers direct toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben om hun werk te doen, zonder vertragingen.
⚙️ Minder Handmatig Werk
Zonder een koppeling moeten IT-teams handmatig accounts aanmaken en toegangsrechten toewijzen. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Met een geautomatiseerde koppeling wordt dit proces volledig geautomatiseerd, waardoor het IT-team zich kan richten op meer strategische taken.
🔐 Verbeterde Beveiliging
Door het gebruik van IAM in combinatie met het HR-systeem kunnen bedrijven strikte toegangscontroles implementeren. Zodra een medewerker het bedrijf verlaat of van rol verandert, worden de toegangsrechten automatisch aangepast of ingetrokken. Dit vermindert het risico van ongeautoriseerde toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie.
📊 Consistentie en Compliance
Automatische accountcreatie op basis van HR-gegevens zorgt voor consistente en correcte toewijzing van toegangsrechten. Dit is niet alleen handig voor de bedrijfsvoering, maar helpt ook bij het naleven van compliance-vereisten zoals de AVG, waarin strikte regels gelden voor het beheren van persoonsgegevens en toegangsrechten.
Hoe werkt de koppeling tussen IAM en HR-Systemen?
De koppeling tussen een HR-systeem en IAM werkt op basis van het uitwisselen van gegevens. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemeld in het HR-systeem, wordt die informatie automatisch doorgestuurd naar het IAM-systeem. Afhankelijk van de rol van de medewerker worden gebruikersaccounts, rollen en toegangsrechten automatisch toegewezen.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe deze integratie kan werken:
Automatische Account Creatie: Wanneer een nieuwe medewerker wordt ingevoerd in het HR-systeem, creëert het IAM-systeem automatisch gebruikersaccounts voor systemen zoals Microsoft 365, Slack, of CRM-systemen.
Rolgebaseerde Toegang: Toegangsrechten worden toegekend op basis van de rol van de medewerker in het HR-systeem. Een medewerker in de IT-afdeling krijgt bijvoorbeeld automatisch toegang tot technische tools, terwijl iemand in sales toegang krijgt tot CRM-systemen.
Automatische Deactivatie: Als een medewerker uit dienst gaat, wordt deze informatie automatisch doorgegeven aan het IAM-systeem, dat vervolgens alle gebruikersaccounts afsluit en toegang tot bedrijfsresources intrekt,
Hoe KoppelHet Kan Helpen bij het Koppelen van IAM en HR-systemen
Het implementeren van een efficiënte koppeling tussen Identity & Access Management en HR-systemen vereist een goed begrip van beide systemen en hun unieke uitdagingen. KoppelHet heeft uitgebreide ervaring met het bouwen van software-integraties met verschillende HR-systemen zoals: Visma, AFAS, Workday en ADP. Hierdoor kunnen we elk systeem koppelen aan jouw IAM oplossing.
Praat met een IAM expert over de mogelijkheden.
Neem contact op en plan een vrijblijvende afspraak in om de mogelijkheden te bespreken.
Conclusie
Het koppelen van Identity & Access Management met het HR-systeem kan het onboardingproces van nieuwe medewerkers drastisch verbeteren. Door toegangsrechten en accounts automatisch te beheren op basis van de gegevens in het HR-systeem, bespaar je tijd, verhoog je de veiligheid en verbeter je de efficiëntie van jouw bedrijfsprocessen. Bij KoppelHet helpen we bedrijven om deze koppelingen te realiseren, zodat jouw medewerkers vanaf dag één productief kunnen zijn.
Benieuwd naar hoe wij jouw onboarding kunnen stroomlijnen? Neem contact met ons op via bovenstaand formulier, en een van onze experts helpt je graag verder!
Mike Fraanje
Integratie specialist
