Geïnterviewde:
Joran van der Griend
Aantal medewerkers:
1.000+
Gekoppelde systemen:
AFAS Software
PostNL
Categorie:
ERP
Introductie
Kibeo is een kinderopvangorganisatie met ruim 1200 medewerkers die 12.000 kinderen verzorgen, ondersteunen en begeleiden in hun ontwikkeling. Met zo’n 200 vestigingen door het hele land en 3 verschillende labels is Kibeo een bekende en toonaangevende organisatie.
Achtergrond
Kibeo gebruikt AFAS Software als administratief pakket en ook voor HRM, Payroll en de financiële administratie. Vanuit het servicekantoor in Goes wordt de AFAS Software implementatie onderhouden, beheerd en uitgebouwd.
Met meer dan 200 vestigingen door heel Nederland moeten bedrijfsmiddelen, zoals een laptop en werkkleding, bij indiensttreding worden verspreid. Bij het uitdienst treden van een medewerker moeten deze bedrijfseigendommen ook weer worden ingenomen.
Kibeo werkt hiervoor al enige tijd met PostNL en had hier een eigen proces in AFAS voor ingericht. Voor iedere medewerker moest echter handmatig een PostNL label worden aangemaakt en bij inname van de artikel moest dit ook in AFAS worden geregistreerd, veel handmatig werk dus.
Automatisch aanmaken en versturen van PostNL labels
Kibeo vindt het belangrijk om efficiënt te werken en wil daarom zo veel mogelijk handmatige, administratieve taken automatiseren. Daarom is ervoor gekozen om een koppeling te laten realiseren tussen AFAS en PostNL die het uitdienst proces verder automatiseert. Wanneer een medewerker uit dienst gaat ontvangt de medewerker nu automatisch een mail met een link om een uniek PostNL label te downloaden. Hierbij worden de medewerker gegevens en de verzendgegevens automatisch opgehaald uit AFAS. Dit label wordt vervolgens gebruikt om de bedrijfseigendommen terug te sturen. Uiteraard is het label voorzien van het juiste dossiernummer om de herkenning in AFAS mogelijk te maken.
Azure Integration Services
Voor de realisatie van deze koppeling hebben we gebruik gemaakt van Azure Integration Services. De volledige automatisering is ingericht via een combinatie van Azure Logic Apps, Azure Cosmos DB en Azure Functions. Uiteraard is de Logic App geïntegreerd met het KoppelHet Integratie Platform zodat er actief en overzichtelijke monitoring en beheer kan plaatsvinden.
Zo zijn functioneel/applicatiebeheerders altijd op de hoogte van alle synchronisaties die plaatsvinden binnen deze koppeling.
Op basis van de Microsoft Azure integratielaag kunnen we ook gemakkelijk nieuwe integraties toevoegen aan de bestaande architectuur voor Kibeo.
