Geïnterviewde:
Bob Govers en Herman Huisman
Aantal medewerkers:
WDO Delta: 800+
Waterschap Vechtstromen: 500+
Gekoppelde systemen:
Visma Raet Youforce
AllSolutions
Categorie:
HRM / ERP
Introductie
De Waterschappen Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen spelen een cruciale rol in het waterbeheer, zij zorgen voor waterkwaliteit, – veiligheid en het zuiveren afvalwater voor ongeveer 1,5 miljoen inwoners. In hun streven naar efficiëntie en innovatie in waterbeheer hebben deze waterschappen belangrijke stappen gezet in de digitalisering van hun werkprocessen.
In 2023 kozen veertien waterschappen, waaronder de waterschappen Drents Overijsselse Delta en Vechtstromen, voor Visma Raet Youforce als hun nieuwe HR-beheersysteem. Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen hadden de primeur en namen het systeem op 1 januari 2024 officieel in gebruik.
Voor het beheer van financiële gegevens en werkprocessen vertrouwen beide waterschappen op AllSolutions.
AllSolutions biedt uitgebreide mogelijkheden voor financiële administratie en procesbeheer, essentieel voor de efficiënte bedrijfsvoering van de waterschappen.
Koppeling
In de verkenningsfase werd snel duidelijk dat een naadloze integratie tussen AllSolutions en Visma Raet Youforce noodzakelijk was om de efficiëntie en effectiviteit van beide systemen te maximaliseren. De waterschappen vroegen ons deze koppeling te realiseren. Deze samenwerking belooft een soepele uitwisseling van gegevens tussen de HR- en financiële systemen, waardoor de waterschappen hun operationele processen verder kunnen stroomlijnen. In onderstaand verhaal lees je hier alles over.
Over Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen
Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen zijn twee van de 21 waterschappen die we hebben in Nederland.Zij zorgen voor goed waterbeheer: veilig wonen met water, voor voldoende en schoon water voor boeren en bedrijven, in de stad en de natuur.
Hoe veel collega’s hebben jullie?
Bij Waterschap Drents Overijsselse Delta zijn er momenteel 800+ medewerkers waaronder 80 medewerkers op de afdeling informatievoorziening. Bij Waterschap Vechtstromen werken momenteel 500+ medewerkers waaronder 55 medewerkers op de afdeling informatievoorziening.
Wat zijn jullie functies en werkzaamheden?
Herman Huisman
Ik werk bij Waterschap Drents Overijsselse Delta als applicatiebeheerder AllSolutions en ook Visma Raet Youforce.
Ik heb ervaring in het verzekeringswezen en maakte vanuit de rol van testcoördinator de overstap naar applicatiebeheerder. Vanuit mijn ervaring heb ik verschillende ERP implementaties gedaan en ging ik op 1 januari 2023 als applicatiebeheerder aan de slag bij Waterschap Drents Overijsselse Delta. Hierbij ben ik onder andere betrokken bij de implementatie en realisatie van de koppeling met KoppelHet.
Bob Govers
Ik ben opgeleid als HR-adviseur maar heb me verder ontwikkeld binnen het gehele werkgebied van de bedrijfsvoering, waaronder applicatiebeheer. Ik heb ook implementaties begeleid voor onder andere AFAS en Visma Youforce. Ik heb een aantal jaar als hoofd bedrijfsvoering gewerkt en sinds 2023 werk ik als zelfstandig adviseur. Vanuit deze rol ben ik sinds februari 2023 aan de slag bij Waterschap Vechtstromen als Applicatiebeheerder AllSolutions en ook betrokken bij het traject met KoppelHet.
Hoe is de wens ontstaan voor de koppeling tussen Visma Raet en AllSolutions?
Vanuit de start van implementatie Visma was er duidelijk dat er een koppeling met AllSolutions moest komen.
Er was behoefte om samen te werken met een partij die de koppeling op korte termijn kon realiseren, uiteindelijk zijn jullie gekozen als integratie partij.
Vooral de korte lijntjes en het meedenken in nieuwe ideeën heb ik als erg prettig ervaren in de samenwerking met KoppelHet.
Welk proces heeft KoppelHet geautomatiseerd?
KoppelHet heeft een cruciale rol gespeeld in het automatiseren van de gegevensuitwisseling tussen Visma Raet Youforce en AllSolutions. Het HR-systeem, dat centraal staat in de administratie van medewerkers, houdt niet alleen bij wie waar woont of welke naam iemand heeft, maar ook de functies, verlof en verzuim worden geregistreerd. Zonder de koppeling met AllSolutions zou het bijwerken van deze belangrijke informatie in het financiële systeem veel tijd kosten en makkelijk fout kunnen gaan, zeker met zo veel mensen.
Medewerker gegevens
Elke werkdag verandert er wel iets voor een groot aantal medewerkers. Bijvoorbeeld een nieuw adres, een andere afdeling of een andere functie. Dankzij KoppelHet gaan de updates, inclusief de volledige geschiedenis van elke medewerker, automatisch naar het financiële systeem.
Verlof en verzuimregistratie
Naast de medewerker gegevens worden dagelijks ook de verlofregistraties, ziekte- en zwangerschapsverzuim door de koppeling gesynchroniseerd. De koppeling houdt rekening met de diverse verlofsoorten zoals wettelijk verlof, ouderschapsverlof, etc.
Complexiteit en mapping
Verschillende systemen hanteren verschillende manieren voor het opslaan van data. Zo hanteert Visma Raet Youforce een andere uren notatie dan AllSolutions en worden werkroosters in AllSolutions per week bijgehouden, terwijl werkroosters in Visma Raet per dag worden geregistreerd. De mapping-module in het KoppelHet platform biedt een flexibele oplossing voor het mappen van dit soort gegevens.
Hoe is de samenwerking met KoppelHet verlopen?
We zijn erg te spreken over de samenwerking met KoppelHet. Vooral de korte lijntjes en het meedenken in oplossingen wordt gewaardeerd. Bob: “Ondanks dat de druk er flink op lag binnen het korte tijdsbestek vond ik het mooi om te zien dat het gezamenlijke doel was om alles te regelen.”
Ook Herman komt nog even terug op de ambitieuze planning: “Toen ik in eerste instantie de planning zag van het project was ik huiverig of het wel haalbaar zou zijn om de koppeling in zo’n korte tijd te ontwikkelen. Maar dankzij gezamenlijke inspanning is de live-gang van 1 januari behaald. Ook het openstaan voor nieuwe ideeën vond ik erg prettig. Jullie hebben daarnaast goed samengewerkt met AllSolutions en Visma Raet. Zeker ook de intensieve samenwerking met Yvonne (van AllSolutions) is bijzonder goed en fijn verlopen.”
Hoe verloopt het beheer van de koppeling?
Sinds 1 januari is de koppeling live. Nadat de kinderziektes er in de eerste weken uit zijn gehaald, draait de koppeling stabiel. Ook voert KoppelHet actieve monitoring uit op de integratie om problemen vroegtijdig op te lossen en krijgen we automatische rapportages in de mail. Daarnaast hebben we een overzicht van openstaande vragen en verbeteringen die we regelmatig bespreken. Bob: “Ook bij het beheer zijn de korte lijntjes in de communicatie erg prettig”.
