Je ERP-systeem koppelen met je HR-systeem: de voordelen
In veel organisaties is het HR-systeem de bron van waarheid voor alle medewerkersgegevens. Maar naast een HR-systeem werken bedrijven vaak ook met een apart ERP-systeem voor projectbeheer, urenregistratie en financiële administratie. Zonder een slimme koppeling leidt dit tot dubbel werk, fouten en inefficiëntie. Door je HR-systeem te koppelen met je ERP-systeem zorg je voor een geautomatiseerde en foutloze gegevensoverdracht, waardoor processen soepeler verlopen.
De uitdagingen zonder deze koppeling
Wanneer er geen koppeling is tussen het HR- en ERP-systeem, ontstaan er diverse pijnpunten:
- Medewerkers moeten handmatig in beide systemen worden aangemaakt, wat leidt tot dubbele invoer en kans op fouten.
- Mutaties zoals functiewijzigingen of afdelingswisselingen moeten in meerdere systemen handmatig worden bijgehouden.
- De offboarding van medewerkers moet dubbel worden geregistreerd, wat foutgevoelig en inefficiënt is.
- Loonjournaalposten moeten handmatig geëxporteerd en geïmporteerd worden, wat veel handmatige transformatie vereist en fouten kan veroorzaken.
- Project- en urenregistratie in het ERP-systeem raken in de war als verlof en verzuim niet correct worden gesynchroniseerd, wat zelfs invloed kan hebben op facturatie naar klanten.
Het kost dus veel extra tijd en beheer en zorgt voor onnodige fouten. Een koppeling tussen HR- en ERP-systemen lost al deze uitdagingen op, KoppelHet.
De basis: een efficiënte gegevensstroom tussen HR en ERP
Met een koppeling tussen je HR- en ERP-systeem zorg je ervoor dat essentiële medewerkersgegevens zoals functies, afdelingen, salarissen en verlofregistraties automatisch worden gesynchroniseerd. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat iedereen altijd met de meest actuele gegevens werkt.
Voorbeelden van veelgebruikte HR-systemen zijn AFAS, Workday, Visma Raet, HR2Day en SAP SuccessFactors. Veelgebruikte ERP-systemen zijn onder andere SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle ERP en Exact Online.
Laten we kijken naar enkele belangrijke processen die door deze koppeling worden geoptimaliseerd.
1. De onboarding van nieuwe medewerkers
Bij de start van een nieuwe medewerker worden gegevens zoals naam, functie, afdeling en startdatum vastgelegd in het HR-systeem. Omdat deze gegevens ook nodig zijn in het ERP-systeem voor bijvoorbeeld urenregistratie of projectbeheer, zorgt een koppeling ervoor dat de medewerker automatisch wordt aangemaakt in het ERP-systeem.
Voordelen:
- Geen dubbele invoer van gegevens.
- Medewerkers kunnen direct aan de slag met project- en urenregistratie.
- Foutloze overdracht van gegevens.
2. Automatische synchronisatie van medewerker wijzigingen
Tijdens het dienstverband veranderen medewerkers van functie, afdeling of verantwoordelijkheden. In het HR-systeem worden deze wijzigingen doorgevoerd, maar zonder koppeling moeten deze handmatig in het ERP-systeem worden aangepast. Met een koppeling wordt dit proces geautomatiseerd en voorkom je onnodige fouten en frustratie bij de HR-afdeling.
Voordelen:
- Wijzigingen worden direct doorgevoerd in alle relevante systemen.
- Geen inconsistenties tussen HR- en ERP-gegevens.
- Minder administratieve lasten voor HR en IT.
3. Offboarding van medewerkers
Wanneer een medewerker uit dienst treedt, wordt dit in het HR-systeem geregistreerd. De koppeling met het ERP-systeem zorgt ervoor dat deze medewerker automatisch wordt gedeactiveerd in het ERP-systeem op de juiste datum. Dit voorkomt dat oud-medewerkers nog toegang hebben tot bedrijfssystemen of worden meegenomen in rapportages.
Voordelen:
- Automatische afsluiting van accounts in het ERP-systeem.
- Beveiliging en compliance worden gewaarborgd.
- Geen risico op ongeautoriseerde toegang na uitdiensttreding
4. Verlof en verzuim synchronisatie
Verlof en verzuim worden vaak geregistreerd in het HR-systeem via een selfserviceportaal. In het ERP-systeem wordt projectplanning en urenregistratie beheerd. Een koppeling zorgt ervoor dat verlof en verzuimgegevens automatisch worden overgezet naar het ERP-systeem, zodat managers en planners real-time inzicht hebben in de beschikbaarheid van medewerkers.
Voordelen:
- Accurate projectplanning zonder handmatige invoer.
- Minder kans op fouten in verlof- en ziekte-registraties.
- Efficiënte samenwerking tussen HR en projectteams.
- Geen fouten in facturatie naar klanten doordat verlofdagen niet per ongeluk worden doorberekend.
Bekijk hieronder hoe we Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen hebben geholpen met het integreren van hun HR en ERP systeem 👇
5. Loonjournaalposten direct naar het ERP-systeem
Na de maandelijkse verloning in het HR-systeem worden loonjournaalposten gegenereerd. De koppeling met het ERP-systeem zorgt ervoor dat deze automatisch worden gesynchroniseerd en correct worden verwerkt op de juiste grootboekrekeningen.
Voordelen:
- Geen handmatige invoer van loonjournaalposten.
- Altijd correcte boekingen in de financiële administratie.
- Efficiënte en foutloze verwerking van salariskosten.
- Kosten zijn direct gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen, wat zorgt voor betere financiële rapportages.
KoppelHet: de oplossing voor slimme ERP-HR koppelingen
KoppelHet is hét platform voor het koppelen van HR&ERP systemen. Het KoppelHet platform biedt standaard connectors om HR- en ERP-systemen moeiteloos te integreren. Of je nu AFAS koppelt met Microsoft Dynamics, Workday met SAP, of HR2Day met Exact Online, KoppelHet maakt het eenvoudig om gegevens tussen systemen te synchroniseren zonder handmatige tussenkomst.
Bekijk hieronder enkele van onze koppelingen met veelvoorkomende HR en ERP-systemen. Staat jouw systeem er niet tussen? Geen probleem! We faciliteren koppelingen met bijna elk HR en ERP-systeem, bekijk onze website voor de mogelijkheden of neem contact met ons op.
Waarom kiezen voor KoppelHet voor jouw HR/ERP koppelingen?
✅ Standaard connectors voor bijna alle HR- en ERP-systemen.
✅ Realtime monitoring van alle datastromen tussen jouw systemen.
✅ Automatische gegevenssynchronisatie voor minder fouten en meer efficiëntie.
✅ Flexibele configuratie die aansluit bij jouw bedrijfsprocessen.
Wil jij je HR-systeem koppelen met je ERP-systeem en je processen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een demo en ervaar hoe KoppelHet jouw organisatie efficiënter maakt!
Mike Fraanje
Integratie specialist
