Voor IT, HR, privacy en inkoop
Implementatie, architectuur en compliance
We sluiten aan op je bestaande systemen, beveiligingseisen en implementatieplanning. Van eerste gegevensvulling en testen tot livegang en beheer: samen leggen we vast hoe de HR-koppeling in jouw IT-landschap past.
Tijdens een HRIS- of payrollimplementatie
De koppeling is één spoor in het implementatieplan. We sluiten aan op de planning van de implementatie, niet andersom.
“Toen ik in eerste instantie de planning zag van het project was ik huiverig of het wel haalbaar zou zijn om de koppeling in zo’n korte tijd te ontwikkelen. Maar dankzij gezamenlijke inspanning is de live-gang van 1 januari behaald.”
- Samen met de implementatiepartner
- We spreken vooraf af wie welk deel doet en wie je aanspreekpunt is. We werken ook als onderaannemer van een implementatiepartner of payrollleverancier. Het ontwerp is af zodra de inrichting van het nieuwe systeem vaststaat, zoals afdelingen, functies en looncomponenten; die afhankelijkheid staat in de planning.
- Toegang op tijd
- De grootste vertraging zit meestal in het wachten op toegang of op een API-module bij de leverancier. We zeggen precies wat je moet aanvragen, zodat je dat naast de implementatie regelt.
- Eerste vulling en mutaties
- Bij de start haalt de koppeling alle medewerkers op en zet ze in het doelsysteem, of legt ze naast wat er al staat. Daarna gaan alleen wijzigingen over. Bij IAM laat de vergelijking tussen HR en directory vóór livegang per medewerker de verschillen zien. Een losse, eenmalige datamigratie doen we niet.
- Test en acceptatie
- Heeft een systeem een test- of acceptatieomgeving, dan bouwen en testen we daar eerst, met de testscenario's uit het ontwerp. Is die er niet, dan spreken we af hoe we veilig in productie testen, bijvoorbeeld met een kleine groep testmedewerkers. Aan onze kant draait elke wijziging eerst op een aparte testomgeving van het platform.
- Parallelle run en overgang
- Bij payroll kan een salarisrun parallel draaien om de uitkomsten te vergelijken. Testen met echte gegevens spreken we vooraf af en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst, met verwijdering na afloop. Tot het afgesproken moment blijft het oude proces leidend.
- Livegang
- Jij kiest het moment. Bij payroll plannen we het rond de salarisrun, niet vlak voor de afsluiting van de periode. De eerste runs volgen we extra nauwkeurig. Bij Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen ging de koppeling live op dezelfde dag als YouForce: 1 januari 2024.
Plaats in je architectuur
- Beheerde integratielaag
- Elke koppeling verbindt twee systemen in een vaste richting. Ze draaien allemaal op het KoppelHet platform, met dezelfde logging, monitoring en hetzelfde beheer. Geen losse scripts per systeem, en voor elke koppeling een ontwerp dat per veld beschrijft wat er gebeurt.
- Naast een ESB of iPaaS
- KoppelHet is zelf geen ESB of iPaaS en richt zich op de stromen rond HR. De koppeling praat met de API's van de systemen zelf. Heb je al een integratielaag, dan draait KoppelHet ernaast voor HR; welke stroom via welke laag loopt, leg je vast in het ontwerp.
- Bron van waarheid
- Per gegeven is er één bron. Meestal is dat het HR-systeem voor persoon, dienstverband en organisatie. Soms is een ander systeem de bron voor een veld, zoals het ERP voor kostenplaatsen. Die keuze staat per veld in het ontwerp.
- Identiteit en toegang
- KoppelHet zet accounts, attributen, groepen en licenties vanuit HR in Entra ID, Active Directory en andere directories, volgens de regels uit het ontwerp. Zoek je een IAM-product in plaats van een koppeling op maat, dan is Joinly van dezelfde makers er voor.
- Geen eigen dataopslag
- Het platform houdt geen eigen registratie bij. Het haalt gegevens op, zet ze om en geeft ze door. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over. Wat het tijdelijk vasthoudt, verdwijnt met de bewaartermijn van de logging.
- Netwerk
- Geen VPN of netwerkverbinding naar je interne netwerk. Voor systemen in je eigen netwerk, zoals Active Directory, draait een agent die alleen uitgaande verbindingen maakt.
- Logging en monitoring
- Elke run, en per medewerker elke veldwijziging met de waarde ervoor en erna. Bij een fout krijgt jullie beheerder een melding met de reden. Wij monitoren het platform 24/7. De security- en auditlogging kan als JSON naar je SIEM, als aparte wijziging.
- Eigendom en exit
- Het ontwerp met alle mappings is jouw document. Bij einde contract krijg je de configuratie in een leesbaar formaat en de auditlogging als JSON, zodat een andere partij de koppeling kan herbouwen. Daarna verwijderen we je gegevens, met een schriftelijke verklaring.
Compliance en governance
In het kort. De volledige antwoorden staan in het Trust Center.
- AVG
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, KoppelHet is verwerker. Standaard verwerkersovereenkomst met subverwerkersregister. Functionaris gegevensbescherming aanwezig.
- Dataminimalisatie
- Alleen de velden die het doelsysteem nodig heeft. Ze staan per veld in het ontwerp dat je vooraf goedkeurt. Logging bewaar je één tot twaalf maanden, per koppeling in te stellen.
- Hosting en certificering
- Datacenter in Amsterdam, binnen de EU. ISO 27001, jaarlijks extern geaudit door DigiTrust. Jaarlijkse externe pentest.
- Toegangsbeheer
- Per systeem een eigen systeemaccount of API-sleutel met alleen de nodige rechten, die jij uitgeeft en intrekt. Jullie gebruikers loggen in op het platform via Entra ID, of met wachtwoord, voor beheerders met verplichte tweefactorauthenticatie. Onze medewerkers werken met persoonsgebonden accounts en MFA.
- Audittrail en wijzigingsbeheer
- Inloggen, beheerhandelingen en wijzigingen in instellingen en mappings worden gelogd met tijdstip, wie en uitkomst. Een nieuw veld of andere regel is een wijziging: vooraf ingeschat, ontwerp bijgewerkt en getest voordat hij live gaat. Meer rechten pas na jouw akkoord.
- DPIA
- De DPIA is aan jou als verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren wat je ervoor nodig hebt: welke velden, waarvoor, waar ze staan, hoe lang en wie erbij kan. Dat staat in het ontwerp en de verwerkersovereenkomst.
- Beschikbaarheid en continuïteit
- Gemiddelde uptime 99,9 procent, minimum 99,7 procent. Reactietijden en hersteltijd per koppeling staan in de overeenkomst. Continuïteitsplan en jaarlijkse hersteltest. Valt het platform uit, dan blijven je gegevens in je eigen systemen.
Leveranciersselectie: wie wat wil weten
Bij een organisatie van deze omvang beslist zelden één persoon. Dit is wat de betrokkenen meestal vragen, en wat ze van ons krijgen.
| Wie | Vraagt meestal | Krijgt van ons |
|---|---|---|
| IT-manager of architect | Past het in ons landschap, hoe is het beveiligd, wie beheert het? | Het ontwerp per veld met de technische afspraken over verbindingen, authenticatie en toegang. |
| HR-manager of HR-projectleider | Klopt het proces, wat moeten wij doen, wanneer gaat het live? | Het ontwerp met mutaties, uitzonderingen en testscenario's, en een overzicht van wie wat doet. |
| Privacy officer of FG | Welke gegevens, waarvoor, waar en hoe lang? | De verwerkersovereenkomst met subverwerkersregister en de velden per koppeling uit het ontwerp. |
| Security officer | Certificering, pentest, incidenten, continuïteit? | ISO 27001-certificaat, Verklaring van Toepasselijkheid, samenvattingen van pentest en continuïteitsplan, en jullie ingevulde vragenlijst of security annex. |
| Inkoop | Prijs, voorwaarden, opzegging en overdracht? | Een offerte met eenmalig bedrag en maandbedrag, 30 dagen geldig, de algemene voorwaarden en de afspraken over opzegging en overdracht. |
Vragen
Kunnen jullie aansluiten op onze ESB of ons iPaaS?
KoppelHet levert zelf geen ESB of iPaaS. Meestal praat de koppeling rechtstreeks met de API's van het HR-systeem en de doelsystemen en draait hij naast je bestaande integratielaag. Moet een stroom toch via je eigen laag lopen, dan bespreken we in de intake of dat past.
Doen jullie ook de datamigratie naar ons nieuwe HR-systeem?
Nee. Een losse, eenmalige datamigratie doen we niet; die ligt meestal bij de implementatiepartner. De eerste vulling van het doelsysteem via de koppeling hoort wel bij ons werk.
Wanneer betrekken we KoppelHet bij een implementatie?
Zodra duidelijk is welke systemen gekoppeld worden. Dan kun je toegang en eventuele API-modules op tijd regelen en schuift de koppeling mee in de planning van de implementatie.