Werkwijze
Van eerste gesprek tot betrouwbare HR-koppeling
We beginnen met je proces, niet met de techniek. Samen bepalen we wat de koppeling moet doen, testen we de werking en regelen we het beheer na livegang.
Maatwerk, maar niet vanaf nul
Een koppeling van KoppelHet is geen app die je aanzet. Wat hij doet, leggen we per organisatie vast in het ontwerp: welke medewerkers meegaan, welke velden overgaan en wat er gebeurt bij uitzonderingen. Daarna bouwen we hem op ons platform met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken, zoals de aansluiting op systemen die we eerder koppelden, en de logging en het beheer van het platform.
Voor doorlooptijd en prijs betekent dat: het ontwerp maken we altijd voor jullie, het bouwen gaat sneller naarmate er meer bouwstenen liggen. Daarom geven we per type koppeling een indicatie, en volgt de offerte uit het goedgekeurde ontwerp.
Het traject in tien stappen
Een consultant van KoppelHet begeleidt het traject van begin tot eind. Hij of zij bereidt de intakevragen en het ontwerp voor, en is je vaste aanspreekpunt.
- Stap 1
Intake
Een consultant bereidt de vragen voor op jullie combinatie van systemen, met wat we weten van beide API's en van eerdere trajecten. Je beantwoordt ze in een gesprek of online. Past het niet bij wat we doen, dan zeggen we dat.
- Stap 2
Detailontwerp
De consultant legt per veld vast wat de koppeling doet. Welke mutaties hem starten, hoe waarden vertaald worden, welke uitzonderingen er zijn en wat er gebeurt bij een fout. Ook de technische en securityafspraken en de testscenario's staan erin.
- Stap 3
Getoetst aan beide API's
Een consultant legt het ontwerp naast de API's van beide systemen en naast jullie proces. Zo komen gaten boven ruim voordat er code is.
- Stap 4
Rondes tot het klopt
Bij elke versie van het ontwerp horen vragen: open punten en aannames om te bevestigen. Jouw antwoorden en opmerkingen verwerken we in de volgende versie. Meestal zijn twee tot drie rondes nodig. Klopt het, dan keur je het goed. Dat document is de basis voor het bouwen en het testen, en het blijft van jou.
- Stap 5
Offerte
De offerte volgt uit het goedgekeurde ontwerp. Hij is 30 dagen geldig.
- Stap 6
Toegang
We zeggen per systeem precies welke rechten nodig zijn. Jij geeft een systeemaccount of API-sleutel uit en regelt zo nodig de API-module bij de leverancier.
- Stap 7
Bouwen en testen
We bouwen de koppeling op het KoppelHet platform en testen tegen het ontwerp, met gewone gevallen en de uitzonderingen. Bestaat de koppeling al bij een andere klant, dan richten we die in met jullie velden en regels.
- Stap 8
Jouw acceptatietest
Jij test met je eigen gevallen, bij voorkeur in de test- of acceptatieomgeving, en zegt wat er anders moet. Ook testen gaat in rondes: wij passen aan, jij test opnieuw. Bij payroll kan een salarisrun parallel draaien om de uitkomsten te vergelijken.
- Stap 9
Livegang
Op een moment dat jij kiest gaat de koppeling live. De eerste runs volgen we extra nauwkeurig, en we stellen in wie meldingen krijgt.
- Stap 10
Monitoring en beheer
We bewaken de koppeling, lossen storingen op en houden API-wijzigingen van leveranciers bij. Verandert jullie proces, dan passen we de koppeling aan via een wijzigingsverzoek.
Wie doet wat
| Stap | KoppelHet | Jij |
|---|---|---|
| Intake | Een consultant bereidt de vragen voor en beoordeelt of het past | Vertelt welke systemen en welk proces het gaat, en wat er nu misgaat |
| Ontwerp en offerte | Schrijft het ontwerp per veld, met uitzonderingen en foutafhandeling, en maakt daarna de offerte | Beantwoordt procesvragen en keurt het ontwerp goed |
| Toegang | Zegt precies welke rechten per systeem nodig zijn | Geeft een systeemaccount of API-sleutel uit, en regelt zo nodig de API-module bij de leverancier |
| Bouwen en testen | Bouwt op het platform en test tegen het ontwerp | Test met eigen gevallen en geeft feedback |
| Livegang | Zet de koppeling live en volgt de eerste runs | Kiest het moment en wie meldingen krijgt |
| Beheer | Monitort, lost storingen op, volgt API-wijzigingen | Handelt meldingen over gegevens af in het bronsysteem en meldt proceswijzigingen |
Vragen over het traject
Hoe lang duurt een traject?
Dat hangt af van het type koppeling en van het aantal rondes voordat het ontwerp klopt; meestal zijn dat er twee tot drie. Een koppeling die al bij een andere klant draait, staat het snelst. Payroll en koppelingen over meerdere entiteiten duren langer, omdat er meer te vertalen en te testen is. De indicatie per type staat op de prijzenpagina. De grootste vertraging zit meestal in het wachten op toegang of op een API-module bij de leverancier. Regel die daarom vroeg.
Wat moeten wij zelf regelen?
Een contactpersoon die het proces kent en beslissingen kan nemen over de mapping. Toegang tot de systemen die gekoppeld worden, via een systeemaccount of API-sleutel. Soms een API-module of koppelingsrechten bij je leverancier; we vertellen precies wat je moet aanvragen. En tijd om het ontwerp te lezen en de koppeling te testen.
Wie heeft toegang nodig tot welke systemen?
De koppeling krijgt per systeem een eigen account of sleutel met alleen de rechten die nodig zijn. Jij geeft die uit en kunt hem intrekken. Er komt geen VPN of netwerkverbinding naar je interne netwerk. Voor systemen die alleen in je eigen netwerk staan, zoals Active Directory, installeer je een agent die alleen uitgaande verbindingen maakt. Onze specialisten krijgen alleen toegang tot je omgeving als dat voor het werk nodig is, altijd met MFA.
Is een testomgeving nodig?
Het liefst wel. Heeft een systeem een testomgeving, dan bouwen en testen we daar eerst. Is die er niet, dan spreken we af hoe we veilig in productie testen, bijvoorbeeld met een kleine groep testmedewerkers. Aan onze kant draait elke wijziging eerst op een aparte testomgeving van het platform.
Wat gebeurt er als een leverancier zijn API wijzigt?
Dat vangen wij op. Het bijhouden van API-wijzigingen hoort bij het beheer. We passen de koppeling aan als een leverancier zijn API wijzigt, zonder dat jij daar een verzoek voor hoeft te doen.
En als ons eigen proces verandert?
Een nieuw veld, een andere regel of een extra koppeling is een wijziging. We schatten die vooraf in, passen het ontwerp aan en testen de wijziging voordat hij live gaat. Je ziet altijd welke vragen openstaan.
Wie helpt ons als er iets is?
De mensen die de koppeling bouwden, via [email protected]. In het platform zie je zelf al wat er gebeurde, zodat een vraag vaak snel beantwoord is. Beschikbaarheid en reactietijden leggen we vast in de overeenkomst.
Van wie zijn de gegevens en het ontwerp?
Van jou. KoppelHet is verwerker, jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens. De gegevens blijven in je eigen systemen staan. Het ontwerp met alle mappings is jouw document, zodat een andere partij de koppeling zo nodig kan herbouwen.
Hoe beëindigen we de samenwerking?
Volgens de opzegtermijn in de overeenkomst. Daarna leveren we de configuratie en de auditlogging op in een leesbaar formaat, blijft je omgeving een afgesproken periode beschikbaar voor de overdracht en verwijderen we je gegevens met een schriftelijke verklaring.
Wat als KoppelHet ermee stopt?
Je gegevens staan in je eigen systemen, dus je komt niet zonder gegevens te zitten. Met het ontwerp en de export van de configuratie kan een andere partij de koppeling herbouwen. Een software-escrowregeling hebben we niet standaard. Wil je die toch, dan kan dat via een gespecialiseerde partij, voor jouw rekening.
Werken jullie ook samen met onze implementatiepartner?
Ja. We werken ook als onderaannemer van een implementatiepartner of payrollleverancier. De stappen blijven hetzelfde; we spreken vooraf af wie welk deel doet en wie je aanspreekpunt is. Hoe we aansluiten op de planning, de eerste vulling en de acceptatietest van een implementatie, staat op de pagina over implementatie en architectuur.
Wie stelt de intakevragen en het ontwerp op?
Een consultant van KoppelHet. Hij of zij bereidt de vragen voor op jullie combinatie van systemen en schrijft het ontwerp.
Onze organisatie heeft eigen securityeisen. Hoe gaat dat?
Stuur je vragenlijst of security annex mee, dan vullen we die in. De technische afspraken, zoals verbindingen, authenticatie en toegang, leggen we vast in het ontwerp, zodat jouw securityofficer ze kan goedkeuren voordat we live gaan. De meeste antwoorden staan al in het Trust Center.
Implementatie en architectuurHet platformTrust CenterPrijzen en doorlooptijd