De Koninklijke Bibliotheek (KB) houdt medewerkers bij in Visma Raet YouForce en voert de financiële administratie in AFAS. De koppeling brengt medewerkers, hun leidinggevende en kostenplaats, en de loonjournaalposten automatisch van YouForce naar AFAS.
Gekoppelde systemen: Visma Raet YouForce → AFAS
Categorie: Payroll naar finance
De situatie
YouForce is de bron voor alles wat met personeel en salaris te maken heeft. AFAS is het financiële systeem van de KB. Daar zijn medewerkers nodig als gebruiker, als kostendrager en voor goedkeuringen door de leidinggevende. De salarisuitkomst moet als journaalpost in de boekhouding komen. Zonder koppeling moet dat met de hand.
Wat de koppeling doet
Medewerkers
- In dienst, wijzigingen, uit dienst. Nieuwe medewerkers komen in AFAS als medewerker en als gebruiker. Wijzigingen volgen. Een einddatum in YouForce zet de medewerker per die datum uit dienst in AFAS; komt iemand terug, dan staat hij weer in dienst.
- Signaal bij ontbrekende gegevens. Mist er iets wat AFAS nodig heeft om een gebruiker te maken, dan krijgt de KB daar een melding van in plaats van een half aangemaakte medewerker.
- Leidinggevende. De leidinggevende in AFAS volgt de organisatiestructuur in YouForce, ook als een afdeling zelf geen manager heeft.
- Kostenplaats. De afdeling in YouForce bepaalt de kostenplaats in AFAS.
- Intern of extern. Het soort dienstverband bepaalt of iemand in AFAS als interne of externe medewerker staat.
Loonjournaalposten
- De salarisboekingen uit YouForce komen in AFAS op de juiste grootboekrekeningen, per periode herkenbaar, ook voor de nabetalingsperiode.
Uitbreiding: tarieven van externe medewerkers
- Voor externe medewerkers komen tarief en leverancier uit YouForce in AFAS. Is niet eenduidig welk tarief geldt, dan meldt de koppeling dat in plaats van te gokken.
Wat het oplevert
HR werkt in YouForce en Finance in AFAS, zonder dat iemand medewerkers overtypt. De leidinggevende in AFAS volgt de organisatiestructuur in YouForce. De salarisboeking staat vanzelf in de boekhouding, per periode uit elkaar te houden.
Systemen
- Bron: Visma Raet YouForce
- Doel: AFAS Profit
- Richting: eenrichtingsverkeer, YouForce → AFAS
