Payroll koppeling

YouForce AFAS koppeling: personeelsgegevens uit Visma Raet automatisch in AFAS Profit

Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers, contracten, roosters, salarisschalen en vertrek uit YouForce automatisch in AFAS, met de juiste ingangsdatum. HR voert alles nog maar één keer in, in YouForce, en verschillen tussen beide pakketten vallen op voordat een loonstrook niet klopt.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

HR legt personen en dienstverbanden vast in Visma Raet YouForce, maar de salarisverwerking of een deel van de administratie loopt in AFAS Profit. Zonder koppeling voert iemand elke nieuwe medewerker, elke uurwijziging en elke schaalverhoging twee keer in. Verschillen tussen beide pakketten komen pas aan het licht als een loonstrook niet klopt.

HR verwerkt een indiensttreding of wijziging in YouForce.
KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op, met per dienstverband het rooster, de salarisgegevens en de kostenverdeling.
KoppelHet zoekt de medewerker in AFAS op. Is die er nog niet, dan komt eerst de persoon in AFAS.
Contract, functie, rooster en salaris gaan met de ingangsdatum uit YouForce naar AFAS. Dat kan aansluiten op de indiensttredingsworkflow in AFAS.
Een datum uit dienst in YouForce sluit het contract in AFAS af. Wat AFAS weigert, staat met de reden in het KoppelHet platform.

Heen: Persoon met naam, geboortedatum en BSN · Dienstverband met datum in en uit dienst · Werkrooster en uren · Salarisschaal en trede · Organisatie-eenheid, functie en kostenplaats

Waar je op let bij Visma Raet YouForce en AFAS Profit

YouForce laat alleen zien wat al volledig is verwerkt. Een wijziging die HR net heeft ingevoerd maar die nog niet is verwerkt, gaat pas bij een latere ronde mee naar AFAS.
Toekomstige wijzigingen in uren, functie of afdeling staan in YouForce als geplande wijziging. KoppelHet zet ze met hun eigen ingangsdatum in AFAS, zodat ze niet te vroeg ingaan.
Het BSN en privéadressen komen alleen mee als de organisatie KoppelHet daar apart toegang toe geeft. Zonder die toegang kan AFAS de medewerker niet volledig in dienst melden.
Voor een indiensttreding verwacht AFAS naast het contract ook functie, rooster, salaris en fiscale gegevens. Wat YouForce niet levert, spreken we per gegeven af.
Een medewerker kan in YouForce meerdere dienstverbanden tegelijk hebben. AFAS krijgt elk dienstverband als apart contract onder dezelfde medewerker.
Bij een nieuw contract maakt AFAS zelf al een rooster aan. KoppelHet stuurt het rooster daarom niet los mee op dezelfde datum, anders weigert AFAS de wijziging.
YouForce geeft uitdiensttredingen van lang geleden niet meer terug. De controleronde vergelijkt daarom ook de actieve contracten in AFAS met YouForce, zodat niemand ten onrechte in dienst blijft.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Complex

Klantcase

Zo draait het bij Koninklijke Bibliotheek

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Koninklijke Bibliotheek

Publieke sector

De KB houdt medewerkers bij in Visma Raet YouForce en voert de financiële administratie in AFAS. Medewerkers, leidinggevenden, kostenplaatsen en de loonjournaalposten gaan automatisch van YouForce naar AFAS.

Lees het klantverhaal

Veelgestelde vragen

Waarom zou je YouForce en AFAS naast elkaar gebruiken?

Dat zien we bij organisaties die HR en salaris in YouForce doen en AFAS gebruiken voor een ander deel van de administratie, of bij een overgang van het ene naar het andere pakket. De koppeling zorgt dat er één bron is voor personeelsgegevens.

Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?

Alleen leestoegang, die de organisatie zelf bij Visma toekent. Voor BSN en privécontactgegevens is aparte toestemming nodig.

Wat gebeurt er als een functie in AFAS nog niet bestaat?

Dan weigert AFAS de wijziging en ziet de beheerder in het KoppelHet platform welke functie ontbreekt. Na het aanmaken in AFAS gaat de wijziging bij de volgende ronde door.

Kunnen we de koppeling ook de andere kant op laten lopen?

Schrijven naar YouForce kan maar beperkt, vooral voor nieuwe medewerkers. Meestal is YouForce de bron en volgt AFAS.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API of Enterprise API met het from-filter op latestSync; de API's tonen alleen wat HR Core heeft verwerkt. Toekomstige wijzigingen (Indirecte Mutaties) geeft de Enterprise API apart als planned changes. BSN (socialSecurityNumber) en privéadressen vallen onder aparte scopes, die de klant per tenant autoriseert in de Visma developer portal. Uitdiensttredingen buiten de historische periode van het API-abonnement komen niet meer terug.
Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors KnPerson (persoonsgegevens) en KnEmployee met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasOrguniFunction en AfasAgencyFiscus; opzoeken via een eigen GetConnector. KnEmployee verwerkt één contract per bericht; bij een nieuw contract maakt AFAS zelf een rooster aan.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Visma Raet YouForce	Veld in AFAS Profit	Toelichting
`Persoon (personCode)`	`Medewerker (EmId)`	Het YouForce-personeelsnummer wordt het nummer in AFAS of komt in een vrij veld
`Achternaam, voorvoegsel en voorletters`	`Persoon (KnPerson)`	Persoonsgegevens gaan via KnPerson, niet via KnEmployee
`socialSecurityNumber`	`BSN`	Alleen beschikbaar met de aparte scope voor het BSN
`Datum in dienst (dienstverband)`	`Begindatum contract (AfasContract)`
`Werkrooster`	`Rooster (AfasTimeTable)`	Dagpatroon uit YouForce omzetten naar het rooster in AFAS
`Salarisschaal en trede`	`Salaris (AfasSalary)`	Schaaltabellen moeten in beide pakketten gelijk zijn
`Organisatie-eenheid en functie`	`Organisatorische eenheid en functie (AfasOrguniFunction)`	Via een vertaaltabel
`Kostenverdeling`	`Kostenplaats`
`Datum uit dienst`	`Einddatum contract`

Bronnen