Gemeente Geertruidenberg laat Visma Raet YouForce automatisch meldingen aanmaken in TOPdesk. Vier weken voor een indiensttreding komt er een onboardingmelding, een week voor een vertrek een offboardingmelding, en bij een nieuwe functie, team of naam een wijzigingsmelding.
Gekoppelde systemen: Visma Raet YouForce → TOPdesk
Categorie: HR naar ITSM, in-, door- en uitstroom
De situatie
HR legt nieuwe medewerkers, functiewijzigingen en vertrek vast in YouForce. De servicedesk werkt in TOPdesk en moet op tijd weten wanneer er een account of laptop klaar moet liggen, of weer in moet. Zonder koppeling moet HR de servicedesk daar steeds apart over informeren.
Wat de koppeling doet
- Onboarding. Vier weken voor de datum in dienst staat er een melding in TOPdesk, met wie er komt, per wanneer, in welke functie en in welk team. Per medewerker komt die melding één keer.
- Offboarding. Een week voor de datum uit dienst volgt een offboardingmelding. Heeft de medewerker aansluitend een nieuw dienstverband, dan is het geen vertrek maar een wijziging, en komt er geen offboardingmelding.
- Wijzigingen. Verandert iemands naam, functie, team of datum in of uit dienst, dan komt er een wijzigingsmelding met alleen wat er is veranderd.
- Toekomstige functie. Begint een nieuwe functie later, dan staat in de melding vanaf welke datum.
- Het juiste domein. De melding vermeldt bij welk domein van de gemeente de medewerker hoort.
Wat het oplevert
De servicedesk hoort van een nieuwe collega vier weken van tevoren, via het systeem waarin ze toch al werkt. Vertrek en interne verschuivingen komen ook als melding binnen. HR hoeft niemand apart te mailen.
Systemen
- Bron: Visma Raet YouForce
- Doel: TOPdesk (meldingen)
- Richting: eenrichtingsverkeer, YouForce → TOPdesk
