HR naar ITSM

YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR

Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en TOPdesk maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek in YouForce automatisch een melding aan in TOPdesk, met persoonsnummer, functie, team en datum in of uit dienst. Standaard komt de onboardingmelding vier weken voor de datum in dienst en de offboardingmelding een week voor de datum uit dienst; medewerkers kunnen daarnaast als persoon met afdeling en leidinggevende in TOPdesk komen.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie medewerkers in Visma Raet YouForce registreert en met TOPdesk werkt, laat de servicedesk zonder koppeling via een losse mail van HR horen dat iemand begint of vertrekt. Komt die mail niet of te laat, dan staat er in TOPdesk geen melding klaar.

Elke ochtend haalt KoppelHet personen, dienstverbanden, functies en organisatie-eenheden uit YouForce en vergelijkt ze per medewerker met de vorige stand.
Ligt de datum in dienst binnen vier weken, dan komt er één onboardingmelding met persoonsnummer, naam, datum in dienst, soort dienstverband, functie en team.
Ligt de datum uit dienst binnen een week, dan komt er een offboardingmelding, behalve als er direct een nieuw dienstverband op aansluit.
Verandert naam, functie, team of een datum, dan komt er een wijzigingsmelding met alleen de gewijzigde gegevens.
Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt de onboardingmelding een standaardwijziging uit een sjabloon.
Optioneel komt de medewerker ook als persoon in TOPdesk, met het personeelsnummer als vaste sleutel, afdeling en leidinggevende, en wordt de persoon na de datum uit dienst gearchiveerd.

Heen: Onboardingmelding vier weken voor de datum in dienst · Offboardingmelding een week voor de datum uit dienst · Wijzigingsmelding bij een andere naam, functie, team of datum · Optioneel: personen met afdeling, functie en vestiging, en afdelingen

Waar je op let bij Visma Raet YouForce en TOPdesk

De koppeling vergelijkt standaard elke ochtend om zes uur YouForce met de stand van de dag ervoor. Zo komt een onboardingmelding precies vier weken voor de datum in dienst, en een offboardingmelding een week voor de datum uit dienst.
KoppelHet onthoudt per medewerker of de onboardingmelding al is verstuurd, en voor welke datum uit dienst de offboardingmelding. Schuift HR de datum uit dienst op, dan komt er een melding voor de nieuwe datum; dezelfde datum geeft nooit twee meldingen.
Een nieuwe functie die binnen een week ingaat, staat in de wijzigingsmelding met vanaf en de ingangsdatum. De servicedesk weet dan wanneer rechten moeten wijzigen, niet alleen dat ze wijzigen.
Bij de start legt de eerste ronde alleen de stand van alle medewerkers vast, zonder meldingen. De servicedesk krijgt op de eerste dag dus geen honderden meldingen voor medewerkers die er al zijn.
In de proefstand schrijft de koppeling in het logboek welke melding er zou komen, met de volledige tekst, zonder iets in TOPdesk te zetten. Zo keurt de servicedesk de tekst goed voordat de koppeling live gaat.
Het personeelsnummer uit YouForce staat in TOPdesk bij de persoon. Een naamswijziging na een huwelijk of scheiding leidt daardoor niet tot een tweede persoon.
De koppeling leest alleen uit YouForce en schrijft er nooit iets in terug.
Een medewerker met twee dienstverbanden in YouForce is één persoon in TOPdesk. Afdeling en functie komen uit het hoofddienstverband.
Bij vertrek archiveren we de persoon in plaats van te verwijderen. Openstaande meldingen en de geschiedenis blijven zo zichtbaar.
De organisatie bepaalt welke wijzigingen een melding opleveren. Een adreswijziging hoeft de servicedesk bijvoorbeeld niet te weten, een functiewissel wel.
KoppelHet werkt in TOPdesk met een eigen account dat alleen rechten heeft op personen, afdelingen en meldingen.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcase

Zo draait het bij Gemeente Geertruidenberg

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Gemeente Geertruidenberg

Publieke sector

Gemeente Geertruidenberg laat Visma Raet YouForce automatisch meldingen aanmaken in TOPdesk. Vier weken voor een indiensttreding komt er een onboardingmelding, een week voor een vertrek een offboardingmelding, en bij een nieuwe functie of afdeling een wijzigingsmelding.

Lees het klantverhaal

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja, dat is precies wat deze koppeling doet: standaard vier weken voor de datum in dienst een onboardingmelding, een week voor de datum uit dienst een offboardingmelding, en een wijzigingsmelding bij een nieuwe functie, team of naam. Termijnen, behandelaarsgroep en categorie stellen we per klant in.

Kan TOPdesk ook een onboardingproces starten?

Ja. In plaats van een losse melding kan de koppeling een standaardwijziging aanmaken met vaste taken voor IT en facilitair.

Wat als er in TOPdesk al personen staan?

Bij de start koppelen we bestaande personen eenmalig aan YouForce op e-mail en naam. Wat niet te koppelen is, komt op een lijst om na te lopen.

Moet HR iets anders gaan doen?

Nee. HR werkt in YouForce zoals nu. De servicedesk krijgt de wijzigingen vanzelf in TOPdesk.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API (alleen-lezen), gefilterd op de laatste synchronisatiedatum met de parameters from en to. De Basic API levert personen, dienstverbanden, functies en organisatie-eenheden, geen vestigingen.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator. Voor de optionele persoonssynchronisatie de persoonsvelden employeeNumber, firstName, prefixes, surName, email, jobTitle, department, branch en manager, met archiveren bij vertrek.
Meldingen via POST /tas/api/incidents met briefDescription, request en priority; aanmelder, behandelaarsgroep, categorie en streefdatum (callerLookup, operatorGroup, category, targetDate) zijn in te stellen. Voor een standaardwijziging met vaste activiteiten POST /tas/api/operatorChanges met template en requester. Per medewerker bewaart KoppelHet de laatst verwerkte stand, of de onboardingmelding is verstuurd en voor welke datum uit dienst de offboardingmelding.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Visma Raet YouForce	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Persoonsnummer`	`employeeNumber`	Vaste sleutel om de persoon terug te vinden
`Roepnaam`	`firstName`
`Voorvoegsel`	`prefixes`
`Achternaam`	`surName`
`E-mail zakelijk`	`email`
`Functie`	`jobTitle`
`Organisatie-eenheid`	`department`
`Standplaats`	`branch`
`Leidinggevende`	`manager`
`Einddatum dienstverband`	`Archiveren`
`Datum in dienst binnen vier weken`	`Melding met korte omschrijving Onboarding {datum}: {naam}`
`Datum uit dienst binnen een week`	`Melding met korte omschrijving Offboarding {datum}: {naam}`
`Gewijzigde naam, functie, team of datum`	`Melding met korte omschrijving Wijziging: {naam}`
`Persoonsnummer, naam, dienstverband, functie, team`	`request (verzoek in de melding)`
`Functie die binnen een week ingaat`	`Functie met vanaf en de ingangsdatum`

Bronnen