Hogan Lovells beheert alle medewerkers wereldwijd in Workday en draait de salarisadministratie van het Nederlandse kantoor in Nmbrs. De koppeling zet nieuwe medewerkers en wijzigingen automatisch van Workday naar Nmbrs, zodat HR in Nederland niets dubbel invoert.
Gekoppelde systemen: Workday → Nmbrs
Categorie: Payroll
De situatie
Workday is het wereldwijde HR-systeem van het kantoor. De Nederlandse payroll loopt in Nmbrs. Zonder koppeling moet elke indiensttreding, contractwijziging en uitdiensttreding in beide systemen worden ingevoerd. Workday kent geen Nederlandse gegevens zoals loonheffingskorting of een Nmbrs-rooster, dus de koppeling moet die vertaling zelf maken.
Wat de koppeling doet
- Nieuwe medewerkers en wijzigingen. Een nieuwe medewerker in Workday komt vanzelf in Nmbrs; wijzigingen volgen. HR kan een medewerker ook direct laten bijwerken.
- Alleen Nederland. Alleen medewerkers van het Nederlandse kantoor gaan naar Nmbrs.
- Sjabloon per functiecategorie. De functiecategorie in Workday bepaalt het sjabloon in Nmbrs, en daarmee instellingen als cao en premies. Fee-earners, business teams, paralegals, werkstudenten en stagiairs krijgen elk hun eigen sjabloon.
- Partners blijven buiten Nmbrs. Partners worden niet verloond in Nmbrs. Wordt iemand partner die al in Nmbrs staat, dan krijgt HR daar bericht van.
- Gegevens. Persoonsgegevens, contactgegevens, bankrekening, contract met proeftijd en einddatum, datum in dienst, anciënniteit en het salaris voor de loonheffing.
- Rooster. Het aantal uren per week in Workday wordt een werkrooster in Nmbrs.
- Uitdiensttreding. HR krijgt bericht, zodat de uitdiensttreding op het juiste moment in Nmbrs wordt afgerond.
- Controle. Staat er iemand in Nmbrs die niet in Workday voorkomt, dan hoort HR dat.
Wat bewust handmatig blijft: de kopie van het paspoort, en een ander sjabloon als iemand van functiecategorie wisselt.
Wat het oplevert
HR voert een nieuwe medewerker één keer in, in Workday. De salarisadministratie in Nederland heeft de gegevens daarna in Nmbrs, met het sjabloon dat bij de functie hoort. Uitzonderingen, zoals partners en uitdiensttredingen, komen als bericht bij HR in plaats van dat ze stil misgaan.
Systemen
- Bron: Workday
- Doel: Nmbrs
- Richting: eenrichtingsverkeer, Workday → Nmbrs
