Tabijn gebruikt HR2Day als bron voor Entra ID, en Entra ID als bron voor ESIS. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een account, vertrekkers worden gedeactiveerd, en in ESIS krijgt iedereen toegang tot de scholen waar hij of zij werkt.
Gekoppelde systemen: HR2Day → Entra ID → ESIS
Categorie: Identity en access management, gebruikersbeheer in applicaties
De situatie
Tabijn is een schoolbestuur voor primair onderwijs met meerdere scholen. De personeelsadministratie staat in HR2Day. Leraren en ander personeel hebben een Microsoft-account nodig en een gebruiker in ESIS, het leerlingadministratiesysteem. In ESIS hangt toegang af van de school waar iemand werkt.
Wat de koppeling doet
HR2Day naar Entra ID
- Instroom. Een nieuwe medewerker krijgt een account in Entra ID. De medewerker en IT krijgen daarvan bericht.
- Doorstroom. Wijzigingen in HR2Day gaan door naar het account.
- Uitstroom. Bij uitdiensttreding wordt het account gedeactiveerd en krijgt IT bericht.
- Eenduidige functienamen. Functies heten in Entra ID overal hetzelfde, ook als ze in HR2Day een toevoeging hebben.
- Geen dubbele accounts. Bestaat een account al, dan krijgt IT een melding in plaats van een tweede account.
Entra ID naar ESIS
- Instroom. Actieve medewerkers worden aangemaakt in ESIS en loggen in met hun Microsoft-account.
- Scholen. De locatie van de medewerker bepaalt tot welke scholen hij toegang heeft. Verandert de locatie, dan verandert de toegang mee.
- Uitstroom. Na de datum uit dienst verdwijnt de toegang tot ESIS.
- Bijwerken. Tussentijdse wijzigingen in Entra ID gaan door naar ESIS.
Wat het oplevert
Een nieuwe leraar heeft op de eerste werkdag een account en toegang tot ESIS voor de eigen school. Bij vertrek gaan account en toegang dicht zonder dat iemand eraan hoeft te denken. HR2Day blijft de enige plek waar HR iets invoert.
Systemen
- Bron: HR2Day
- Identiteit: Microsoft Entra ID
- Applicatie: ESIS
- Richting: HR2Day → Entra ID → ESIS
