Identity en access management

HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang

Met een koppeling tussen HR2day en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker in HR2day automatisch een Microsoft 365-account, met de groepen van zijn locatie en de licentie die bij zijn functie hoort. Eindigt het laatste contract, dan wordt het account geblokkeerd, ook bij oproepkrachten met veel korte contracten.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die HR en salaris in HR2day doen en met Microsoft 365 werken, laten de servicedesk accounts vaak aanmaken op basis van een formulier van de teamleider. Met oproepkrachten en stagiairs die elke maand instromen gaat dat traag, en wie een oproepcontract afrondt, houdt vaak maandenlang toegang.

HR voert de nieuwe medewerker en het contract in in HR2day, met afdeling, functie en begindatum.
KoppelHet bedenkt met de afgesproken naamgevingsregels het e-mailadres en de inlognaam.
Het account staat klaar in Entra ID, met leidinggevende en de groepen van locatie en functie.
De functie bepaalt de licentie. Een medewerker op de werkvloer krijgt een andere licentie dan iemand op kantoor.
Eindigt het laatste contract, dan wordt de aanmelding op de einddatum geblokkeerd en vervalt de licentie na de afgesproken termijn.

Heen: Gebruiker met naam, personeelsnummer en werkadres · Contracten met begin- en einddatum · Afdeling, functie en leidinggevende · Groepen per locatie of school · Microsoft 365-licentie per functie

Waar je op let bij HR2day en Microsoft Entra ID

HR2day draait op het Salesforce-platform. KoppelHet leest de gegevens daarom via Salesforce, met een aparte koppelgebruiker die jullie beheerder in de eigen HR2day-omgeving aanmaakt.
De technische namen in HR2day wijken af van wat HR in het scherm ziet. KoppelHet werkt met de technische namen, zodat een hernoemd veld in HR2day de koppeling niet breekt.
HR2day deelt een dagelijks maximum aan koppelingsverzoeken met andere koppelingen. KoppelHet vraagt alleen op wat sinds de vorige ronde is gewijzigd.
Oproepkrachten in zorg en kinderopvang krijgen vaak een reeks korte contracten. Volgt een nieuw contract binnen een afgesproken periode, dan gaat het bestaande account weer open in plaats van dat er telkens een nieuw account komt.
In de zorg werkt een groot deel van de medewerkers niet achter een bureau. De functie uit HR2day bepaalt of iemand een frontline-licentie of een volledige Microsoft 365-licentie krijgt.
KoppelHet kan de gegevens rechtstreeks in Entra ID zetten of via API-gestuurde inbound provisioning van Microsoft; bij die laatste geldt een daglimiet die afhangt van jullie Entra-licentie.
Omdat de eerste werkdag in Entra ID staat, kan een organisatie met Entra ID Governance op die dag automatisch acties laten starten, zoals een eenmalige toegangscode voor de leidinggevende.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcases

Zo draait het bij klanten

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Tabijn

Onderwijs

Tabijn gebruikt HR2Day als bron voor Entra ID, en Entra ID als bron voor ESIS. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een account, vertrekkers worden gedeactiveerd, en in ESIS krijgt iedereen toegang tot de scholen waar hij of zij werkt.

Lees het klantverhaal

Budget Thuis

Energie

Een wijziging in HR2Day maakt of werkt de gebruiker in Entra ID bij, met functie, afdeling, werkgever, soort dienstverband en leidinggevende.

Veelgestelde vragen

Wat doen we met stagiairs en vrijwilligers?

Als ze in HR2day staan, kunnen ze een account krijgen met een eigen soort dienstverband en beperkte groepen. Staan ze er niet in, dan blijven ze buiten de koppeling.

Wat moet onze HR2day-beheerder regelen?

Een koppelgebruiker met alleen leesrechten op medewerkers, contracten en afdelingen. Dat doen we samen; aan de inrichting van HR2day zelf verandert niets.

Werkt dit ook met Active Directory on-premise?

Ja, via een klein programma in jullie netwerk.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API op de HR2day-objecten (custom objects met een namespace), gefilterd op wijzigingsdatum, via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten. API-calls tellen mee in de dagelijkse limiet van de Salesforce-org.
Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph, of via API-gestuurde inbound provisioning (bulkUpload-endpoint, daglimiet per tenant afhankelijk van de Entra-licentie).
Velden onder meer employeeId, givenName, surname, userPrincipalName, mail, mailNickname, jobTitle, department, manager, employeeType, employeeHireDate en accountEnabled.
Met employeeHireDate kan een Lifecycle Workflow in Entra ID Governance op de eerste werkdag een Temporary Access Pass versturen.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in HR2day	Veld in Microsoft Entra ID	Toelichting
`Personeelsnummer`	`employeeId`
`Roepnaam`	`givenName`
`Tussenvoegsel + Achternaam`	`surname`
`Naamgevingsregel`	`userPrincipalName, mail en mailNickname`
`Functie`	`jobTitle`
`Afdeling`	`department`
`Leidinggevende`	`manager`
`Soort arbeidsrelatie`	`employeeType`	Bijvoorbeeld vast, oproep of stagiair
`Begindatum arbeidsrelatie`	`employeeHireDate`
`Einddatum laatste arbeidsrelatie`	`accountEnabled = false`

Bronnen