Vertrekt een medewerker met een leasefiets van Lease a Bike, dan moet de lopende lease voor de laatste salarisrun zijn afgewikkeld: de fiets gaat naar een collega of een nieuwe werkgever, of wordt ingeleverd met afkoop, en een eventuele afkoop houd je in de laatste periode in. Daarvoor moet de salarisadministratie op tijd weten wie vertrekt en welke fietscontracten die medewerker heeft.
Dit artikel gaat over het einde van een fietsplan. Het begin, wie mag leasen en hoe bijtelling en inhouding elke maand in de payroll komen, speelt mee omdat vertrek pas goed gaat als de contracten vanaf het begin goed in het salarissysteem staan.
Wat er bij vertrek gebeurt
Bij vertrek kent Lease a Bike vier routes, waaronder overdracht aan een collega, overdracht aan een nieuwe werkgever en inleveren met afkoop tot maand twaalf. Wat de salarisadministratie moet weten, is welke route gekozen is en wat er in de laatste periode moet worden ingehouden.
Het risico zit in de tijd. Wie pas na de laatste salarisrun hoort dat iemand met een leasefiets is vertrokken, mist de afkoop in de laatste periode.
Overdracht aan een collega of een nieuwe werkgever
Bij overdracht verandert er in het salarissysteem iets anders dan bij inleveren.
- Overdracht aan een collega. De fiets verhuist in AFAS naar die collega.
- Overdracht aan een nieuwe werkgever. De fiets eindigt op de datum van overdracht. Na die datum hoort er bij jullie geen bijtelling of inhouding meer voor die fiets te zijn.
- Inleveren met afkoop. Het contract stopt en een afkoop wordt in de laatste periode ingehouden.
Past een inhouding niet in een periode, dan is dat een vraag voor de salarisadministratie. Een koppeling hoort de looncomponent dan niet zelf aan te passen.
Waarom het begin bepaalt hoe het einde gaat
Vertrek gaat alleen goed als elke fiets vanaf de start als eigen contract in het salarissysteem staat. Daar zitten een paar valkuilen.
Meerdere fietsen. Lease a Bike telt de leasebedragen van meerdere fietsen op tot één inhouding, terwijl de bijtelling per fiets geldt. In AFAS wordt daarom elke fiets een eigen vervoermiddel bij de medewerker, met het addendum in het dossier. AFAS kent fiets en speed-pedelec als type. Bij vertrek weet je zo per fiets wat er loopt.
De startdatum. Een fietscontract start altijd op de eerste van de maand, ook als de fiets eerder is opgehaald. De eerste bijtelling en inhouding horen in de periode van die startdatum.
Wie betaalt. Betaalt de werkgever de hele lease, dan komt alleen de bijtelling in de payroll. Betaalt de medewerker mee, dan ook de inhouding. Die regeling is in Lease a Bike ingesteld.
Nmbrs. Nmbrs heeft voor de fiets geen dashlet zoals voor de auto van de zaak. Het maandbedrag moet op de juiste looncomponenten worden gezet. Nmbrs kent drie varianten van de inhouding voor de fiets van de zaak. Welke geldt, is een keuze in jullie regeling, en die leg je één keer vast.
Wie er mag leasen, en wie niet meer
Een werkgever keurt in Lease a Bike elke aanmelding goed. Zonder koppeling zoekt HR bij elke aanmelding in het HR-systeem op of de aanvrager nog in dienst is.
Met een koppeling krijgen alleen medewerkers die in het HR-systeem in dienst zijn een gebruiker in Lease a Bike. Op de datum uit dienst wordt de gebruiker geblokkeerd. Een vertrekker kan dus geen nieuwe fiets meer aanvragen, en HR hoeft bij de goedkeuring niets op te zoeken.
Heb je twee bv's met een andere werkgeversbijdrage, dan moet de regeling per bedrijf gelezen worden.
Wat je vooraf vastlegt
Een paar keuzes bepalen hoe de koppeling werkt, en die leg je vast voordat ze live gaat. Heb je meerdere werkgevers met verschillende regelingen, dan leest de koppeling de regeling per werkgever. Zit deelname aan eigen voorwaarden vast, zoals niet tijdens de proeftijd, dan neemt de koppeling die voorwaarde mee bij het toelaten tot Lease a Bike. En moeten dezelfde medewerkers ook naar een leasemaatschappij of mobiliteitsaanbieder, dan loopt dat via hetzelfde platform, met het HR-systeem als bron.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet laat alleen medewerkers die in dienst zijn toe tot Lease a Bike, blokkeert de gebruiker op de datum uit dienst en geeft HR de lopende contracten van die medewerker, zodat een afkoop in de laatste periode kan worden ingehouden. Elke fiets komt als eigen contract in het salarissysteem, met bijtelling en inhouding in de juiste periode. De fiscale inrichting blijft bij de salarisadministratie.
We bouwen dat per organisatie, met bouwstenen die steeds terugkomen. Voorbeelden zijn AFAS en Lease a Bike en Nmbrs en Lease a Bike.
Het hele onderwerp staat op leasefiets en fietsplan, en het overzicht op lease en mobiliteit. Voor de leaseauto lees je verder bij leaseauto en berijders, en voor het hele vertrekproces bij instroom, doorstroom en uitstroom. Meer over de systemen: Lease a Bike, AFAS en Nmbrs.