Lease
Leaseauto koppelen met HR: berijders, contract en bijtelling
Een koppeling tussen HR en de leasemaatschappij stuurt nieuwe berijders, adreswijzigingen en de datum uit dienst automatisch naar de leasemaatschappij en zet het leasecontract met kenteken, cataloguswaarde en bijtellingspercentage terug bij de medewerker. KoppelHet bouwt dat tussen AFAS, Nmbrs of Visma Raet YouForce en Athlon of FrieslandLease.
Wat het is
HR mailt gegevens van nieuwe berijders naar de leasemaatschappij, en de salarisadministratie typt kenteken en cataloguswaarde over uit het contract. Vertrekkers worden vergeten af te melden.
Een fout in de cataloguswaarde of de startdatum zit daarna in elke loonstrook. En wie te laat hoort dat iemand vertrekt, regelt het inleveren of overnemen van de auto pas na de laatste werkdag.
Hoe de koppeling het regelt
- De medewerker met een leaseregeling gaat met naam, woonadres, e-mail en kostenplaats naar de leasemaatschappij. Een verplicht veld dat ontbreekt, levert een melding aan HR op in plaats van een halve berijder.
- In AFAS komt het actieve contract van FrieslandLease als vervoermiddel bij de medewerker, met leasebedrag, cataloguswaarde en bijtellingspercentage, en het getekende contract als dossieritem.
- In Nmbrs komt het Athlon-contract bij de auto van de zaak, met de cataloguswaarde inclusief accessoires en het bijtellingspercentage uit het contract.
- Of een vervoermiddel in AFAS meetelt in de verloning, blijft een keuze van de salarisadministratie. Een bijtelling komt pas op de loonstrook nadat iemand het contract heeft gecontroleerd.
- De datum uit dienst gaat direct naar de leasemaatschappij en de wagenparkbeheerder, zodat over inleveren of overnemen wordt beslist voor de laatste werkdag.
Randgevallen die we meenemen
- Nmbrs accepteert een leaseauto alleen in de periode waarin de startdatum van het contract valt. KoppelHet bewaart het contract en zet het in Nmbrs zodra die periode openstaat.
- Bij een wissel van auto gebruikt KoppelHet in Nmbrs de afleverdatum van de nieuwe auto, omdat een verkeerde startdatum alleen via de historie te herstellen is. Een vervangende auto wordt een wijziging, geen tweede contract.
- Nmbrs vraagt als einde de laatst gereden datum, niet de datum uit dienst. KoppelHet beëindigt het contract op de datum die Athlon bij de inname vastlegt.
- YouForce kent geen standaardveld voor een leaseregeling of leasecontract. Visma Raet richt per klant eigen velden in, en die moeten bestaan voordat het eerste contract terug kan.
- Een persoon met meerdere dienstverbanden in YouForce wordt pas bij Athlon afgemeld als het laatste dienstverband eindigt.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet stuurt alleen de velden die de leasemaatschappij nodig heeft en laat salaris en BSN in het HR-systeem. De bijtelling blijft in het salarissysteem; de koppeling zorgt dat kenteken, cataloguswaarde, percentage en datums kloppen. Bedragen per maand naar de salarisrun kan later als uitbreiding.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Athlon
AFAS Athlon koppeling: berijders en vertrek naar Athlon, leaseauto's en kilometerstanden terug in AFAS
Nmbrs → Athlon
Nmbrs Athlon koppeling: berijders naar Athlon, leasecontract in de juiste periode in Nmbrs
Visma Raet YouForce → Athlon
YouForce Athlon koppeling: leaserijders en hun einddatum uit YouForce automatisch bij Athlon
AFAS Profit → FrieslandLease
AFAS FrieslandLease koppeling: berijders naar FrieslandLease, leaseauto of -fiets terug als vervoermiddel in AFAS
Visma Raet YouForce → FrieslandLease
YouForce FrieslandLease koppeling: berijders naar FrieslandLease, contract terug bij het dienstverband
Veelgestelde vragen
Rekent de koppeling de bijtelling uit?
Nee. Bijtelling en eigen bijdrage blijven in het salarissysteem; Nmbrs berekent de bijtelling zelf. De koppeling vult kenteken, cataloguswaarde, percentage en datums.
Wat als een verplicht veld in HR leeg is?
Dan gaat de berijder niet door en krijgt HR een melding met het ontbrekende veld. Na aanvullen gaat hij in de volgende ronde mee.
Moet de wagenparkbeheerder nog iets doen?
Ja. De keuze van de auto en de afspraken bij vertrek blijven bij de wagenparkbeheerder. De koppeling zorgt dat hij op tijd weet wie er komt en wie er gaat.
Verder lezen
Meer over Lease en mobiliteit
Lease en mobiliteit: het overzicht
Lease
- Leaseauto en berijdersBerijders naar de leasemaatschappij, het contract terug voor de bijtelling.
- Leasefiets en fietsplanWie mag leasen, en bijtelling en inhouding per fiets in de payroll.