Lease en mobiliteit
AFAS Lease a Bike koppeling: deelnemers uit AFAS, fietscontract terug in vervoermiddelen en payroll
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Lease a Bike kunnen alleen medewerkers die in AFAS in dienst zijn een fiets leasen, en wordt een vertrekker in Lease a Bike geblokkeerd. Elk getekend fietscontract komt terug in de module vervoermiddelen van AFAS, met bijtelling en inhouding voor de salarisrun en het addendum in het dossier.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met een fietsplan via Lease a Bike en salaris in AFAS keuren elke aanmelding goed in het platform en zoeken daarbij in AFAS op of de aanvrager nog in dienst is. De maandelijkse export van Lease a Bike wordt met de hand verwerkt als bijtelling en inhouding, en het addendum wordt los opgeslagen.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in AFAS; die krijgt een gebruiker in Lease a Bike.
- De medewerker kiest een fiets bij een dealer en tekent het contract en het addendum in het platform.
- De fiets komt in AFAS bij vervoermiddelen, gekoppeld aan de medewerker, met de startdatum van het contract.
- Bijtelling en inhouding staan klaar voor de eerstvolgende salarisrun; het addendum staat in het dossier.
- Bij een datum uit dienst wordt de gebruiker in Lease a Bike geblokkeerd en krijgt HR een melding voor de afwikkeling van het contract.
Terug: Fiets met adviesprijs en contractperiode · Bijtelling en maandelijkse inhouding · Getekend addendum
Waar je op let bij AFAS Profit en Lease a Bike
- AFAS beheert in de module vervoermiddelen niet alleen auto's, maar ook fietsen en speed pedelecs, en gebruikt die voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit. Een leasefiets die via de koppeling in vervoermiddelen staat, is daar dus ook meteen bekend.
- Een contract bij Lease a Bike start altijd op de eerste dag van een maand, ook als de fiets eerder is opgehaald. KoppelHet neemt die startdatum over in AFAS, zodat bijtelling en inhouding in de juiste periode beginnen en niet in de maand van ophalen.
- Betaalt de werkgever de hele lease, dan hoort alleen de bijtelling in de payroll. Betaalt de medewerker mee, dan ook de maandelijkse inhouding. De koppeling volgt de regeling die in Lease a Bike is ingesteld en zet alleen de looncomponenten in AFAS die daarbij horen.
- Lease a Bike telt de leasebedragen van meerdere fietsen op tot één inhouding, maar de bijtelling geldt per fiets. In AFAS wordt elke fiets een eigen vervoermiddel bij de medewerker, zodat de bijtelling per fiets klopt en een tweede fiets geen overschrijving van de eerste is.
- Bij vertrek kent Lease a Bike vier routes, zoals overdracht aan een nieuwe werkgever of een collega, of inleveren met afkoop tot maand twaalf. De koppeling blokkeert de gebruiker op de datum uit dienst en geeft HR de lopende contracten van die medewerker, zodat de afwikkeling voor de laatste salarisrun bekend is.
- Een werkgever keurt in Lease a Bike elke aanmelding vooraf goed. Doordat alleen medewerkers die in AFAS in dienst zijn een gebruiker krijgen, hoeft HR bij die goedkeuring niet meer in AFAS te zoeken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de bestaande koppeling van Simplex Connect?
Vaak is die genoeg. Kies KoppelHet als dezelfde medewerkers ook naar een leasemaatschappij of mobiliteitsaanbieder moeten, of als deelname aan eigen voorwaarden vastzit.
Hoe zit het met de werkkostenregeling?
Een werkgeversbijdrage aan de leasefiets valt volgens Lease a Bike buiten de werkkostenregeling. De koppeling zet alleen bijtelling en inhouding in AFAS; de fiscale inrichting blijft bij de salarisadministratie.
Wat gebeurt er met een fiets als iemand na vertrek het contract overdraagt?
Bij overdracht aan een collega verhuist de fiets in AFAS naar die collega. Bij overdracht aan een nieuwe werkgever eindigt de fiets in AFAS op de datum van overdracht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Fietsen en de koppeling met de medewerker gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrMobility; bijtelling en inhouding als loonmutatie via HrCompMut, voor zover ze niet uit vervoermiddelen volgen; het addendum als dossieritem.
- Lease a Bike publiceert geen API-documentatie. Het platform levert een maandelijkse export van alle fietsen; de aansluiting spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Lease a Bike | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Personeelsnummer in Lease a Bike | Sleutel om contract en medewerker te verbinden |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Naam gebruiker | |
E-mail werk | E-mailadres gebruiker | |
Werkgever | Werkgever in Lease a Bike | |
Datum uit dienst | Gebruiker geblokkeerd | |
Vervoermiddel (terug) | Fiets uit het contract | Type fiets, ook speed pedelec |
Looncomponent bijtelling (terug) | 7% van de adviesprijs per fiets | |
Looncomponent inhouding (terug) | Maandbedrag lease, service en verzekering | |
Dossieritem (terug) | Getekend addendum |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit