Een loonsverhoging met terugwerkende kracht komt goed in de payroll als de koppeling de ingangsdatum uit het HR-systeem meegeeft in plaats van de datum waarop HR de verhoging invoerde. AFAS, Loket of Nmbrs verrekent het verschil dan zelf over de juiste maanden in de eerstvolgende run.
Het gaat mis bij koppelingen die alleen de stand van vandaag doorzetten. Dan wordt een verhoging per juli, ingevoerd in september, een verhoging per september. Het verschil komt pas aan het licht als een loonstrook niet klopt.
Invoerdatum en ingangsdatum zijn twee verschillende dingen
HR werkt met twee datums tegelijk. De invoerdatum is de dag waarop iemand de wijziging in het systeem zet. De ingangsdatum is de dag waarop de wijziging geldt. Voor de salarisadministratie telt alleen de tweede.
Workday, HiBob en SAP SuccessFactors bewaren die ingangsdatum per regel. Een salaris heeft dan een historie: tot en met juni dit bedrag, vanaf juli dat bedrag. De koppeling moet die regels lezen. Leest ze alleen het veld "huidig salaris", dan verdwijnt de historie onderweg.
Drie situaties die elke koppeling moet kunnen
Bij de start testen we drie soorten wijzigingen in de testomgevingen van beide systemen.
- Achteraf. De verhoging gaat in vóór de invoerdatum. De koppeling geeft de oorspronkelijke ingangsdatum door, en AFAS, Loket of YouForce verrekent het verschil over de juiste maanden.
- Vooruit. HR legt in maart een vertrek per juni vast, of een verhoging per volgende maand. Die staat al klaar in de payroll, met haar eigen ingangsdatum, en wordt pas in die periode verloond.
- Over de jaargrens. Loket verrekent terugwerkende wijzigingen zelf binnen hetzelfde jaar. Gaat de ingangsdatum over de jaargrens, dan krijgt de salarisadministratie een melding, omdat zo'n correctie bewust moet worden afgehandeld.
Toekomstige wijzigingen zien
Wijzigingen vooruit zijn lastiger dan ze lijken, omdat HR-systemen ze niet altijd laten zien. SAP SuccessFactors toont standaard alleen wat vandaag geldt. Zonder een gerichte vraag naar toekomstige regels is een indiensttreding per de eerste van volgende maand onzichtbaar.
Personio en HiBob melden een start of vertrek pas op de dag zelf. Wacht de koppeling op die melding, dan komt een nieuwe collega die op de eerste begint te laat in de run. KoppelHet reageert daarom al zodra het contract of de vertrekdatum in HR staat.
Hoe de payroll een datum verwerkt
Elk salarissysteem gaat anders om met ingangsdatums, en de koppeling moet zich daarnaar voegen.
Nmbrs werkt per salarisperiode. Een nieuwe versie gaat naar de periode waarin de ingangsdatum valt, en een wijziging met terugwerkende kracht wordt apart gemeld.
In Loket zijn loon en arbeidstijd losse onderdelen met een eigen begindatum. Een urenwijziging sluit daarom geen loonregel af. Loket kent wel één regel per begindatum. SuccessFactors legt op één dag soms meerdere wijzigingen vast, en dan telt de laatste wijziging van die dag.
Een bankrekening heeft in HiBob geen ingangsdatum, terwijl YouServe er een vraagt. Het nieuwe IBAN geldt dan vanaf de eerstvolgende salarisbetaling.
Wat er niet door mag
Een ingangsdatum zegt niets over goedkeuring. Een verhoging die in Sympa of Sage People nog op goedkeuring wacht, komt niet in de loonrun. Alleen goedgekeurde regels gaan door.
Andersom kan HR een regel weghalen. Verwijdert HR in HiBob een salarisregel die per ongeluk was ingevoerd, dan komt daar geen melding van. Die gebeurtenis bestaat voor de koppeling dus niet. Daarom vergelijkt KoppelHet vóór elke aanleverdatum HR met de payroll. Het verschil staat dan in het platform, en het payrollteam lost het op voordat de run draait.
Hoe KoppelHet dit bouwt
Ingangsdatums zijn het onderdeel waar een payrollkoppeling op wordt beoordeeld. KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform, test verhogingen vooruit, achteraf en over de jaargrens vóór livegang, en vergelijkt daarna vóór elke aanleverdatum HR met de payroll.
Voorbeelden zijn Workday met AFAS, SAP SuccessFactors met Loket en Personio met Nmbrs. Meer over dit onderwerp staat bij ingangsdatums en terugwerkende kracht en op de pagina over de payroll koppeling. Een nabetaling die in de payroll wordt verrekend, komt daarna in het loonjournaal; hoe een correctie daar in de juiste boekperiode landt, lees je bij correctieruns en periodes.