Payroll koppeling
Workday AFAS koppeling: Nederlandse salarisverwerking zonder overtypen
Met een koppeling tussen Workday en AFAS Profit komt elke nieuwe Nederlandse medewerker, contractwijziging en uitdiensttreding uit Workday automatisch in AFAS, met de juiste ingangsdatum. Na elke salarisrun gaan de loonstroken terug naar het dossier van de medewerker in Workday, zodat HR en medewerker ze op één plek vinden.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers met Workday als globaal HR-systeem en AFAS Payroll voor de Nederlandse entiteit laten de salarisadministratie nieuwe medewerkers en wijzigingen uit Workday overtypen. Welke wijzigingen sinds de vorige run zijn gedaan, moet die zelf achterhalen.
- HR neemt een nieuwe medewerker aan in Workday. Zodra dat is afgerond, ziet KoppelHet de nieuwe Nederlandse collega.
- KoppelHet vertaalt de gegevens naar AFAS en vult aan wat Workday niet kent, zoals loonheffingskorting en cao, volgens de afspraken per veld.
- De medewerker staat daarna in AFAS met contract, rooster, functie en salaris. Wil HR eerst controleren, dan start in plaats daarvan de workflow voor indiensttreding in AFAS.
- Latere wijzigingen in uren, functie of salaris komen met ingangsdatum in AFAS; bij een vertrek in Workday komt de datum uit dienst in AFAS.
- Na de salarisrun staan de loonstroken als document bij de juiste medewerker in Workday.
Terug: Loonstroken per periode · Jaaropgaven
Waar je op let bij Workday en AFAS Profit
- Loonheffingskorting, cao-inschaling en pensioenregeling staan meestal niet in Workday. Die leggen we vast in extra velden in Workday of laten we in AFAS invullen; per veld spreken we af welk systeem de bron is.
- Workday legt elke wijziging vast met een ingangsdatum. Een wijziging die in september wordt ingevoerd maar per juli ingaat, zet KoppelHet met ingangsdatum juli in AFAS, zodat AFAS het verschil verrekent.
- In AFAS is een medewerker met twee dienstverbanden één persoon met twee contracten. Workday kan dat als twee functies tonen; de koppeling voegt die samen onder één AFAS-medewerker.
- Alleen medewerkers van de Nederlandse entiteit gaan naar AFAS, zodat er geen gegevens van andere landen meegaan.
- De koppeling mag in Workday alleen de benodigde gegevens lezen, en alleen documenten schrijven.
- In AFAS krijgt de koppeling een eigen, beperkte toegang. AFAS stopt op 31 augustus 2027 met de oudere toegangsvorm; nieuwe koppelingen gebruiken meteen de nieuwe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling inhaken op onze bestaande AFAS-workflows?
Voor nieuwe medewerkers wel. Dan start de workflow voor indiensttreding in AFAS, zodat HR de gegevens controleert voordat ze definitief zijn.
Wat als een gegeven in Workday leeg is dat AFAS verplicht vindt?
De wijziging wordt niet half doorgezet. Ze komt in het KoppelHet platform met een duidelijke melding, en HR vult het gegeven aan in Workday. Bij de volgende ronde gaat ze alsnog door.
Hoe zit het met de privacy van BSN en bankgegevens?
Gegevens gaan versleuteld van Workday naar AFAS en blijven niet langer op het platform dan nodig. KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd en host in Amsterdam.
Werkt dit ook met Nmbrs of Loket in plaats van AFAS?
Ja. Het proces is hetzelfde; alleen de kant van de salarisadministratie verschilt. Workday koppelen we ook met Nmbrs en Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (Employee_ID, Legal_Name, National_ID NLD, Hire_Date, Scheduled_Weekly_Hours, Job_Profile, Supervisory_Organization, Base_Pay, Payment_Election_Data, Termination_Date), met een Integration System User met leesrechten op de benodigde domeinen en schrijfrechten op documenten.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee (contract, rooster, functie, salaris, bank) of HrOnboarding (onboardingproces). Een eigen app connector met alleen deze UpdateConnectors en de benodigde GetConnectors; OAuth of classic token (classic token vervalt per 31 augustus 2027).
- Loonstroken komen uit AFAS als bijlage van het dossieritem Loonstrook en gaan naar Workday met de web service Put_Worker_Document.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Medewerker (EmId) | Het Workday-ID wordt het personeelsnummer in AFAS of komt in een vrij veld |
Legal_Name | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | Nederlandse voorvoegsels (van, de) apart zetten |
National_ID (NLD) | BSN | |
Hire_Date | Datum in dienst | |
Scheduled_Weekly_Hours | Uren per week (rooster) | Omrekenen naar parttimefactor ten opzichte van de fulltime uren in AFAS |
Job_Profile | Functie | Via een vertaaltabel, want functiecodes verschillen |
Supervisory_Organization | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Base_Pay | Salaris | |
Payment_Election_Data | Bankrekening (IBAN) | |
Termination_Date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors