Payroll koppeling
SuccessFactors koppelen met Loket: Employee Central als bron voor de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en Loket komen nieuwe Nederlandse medewerkers uit SuccessFactors als conceptwerknemer in Loket, en gaan dienstverband, uren, vaste en eenmalige looncomponenten met hun ingangsdatum naar het juiste dienstverband. Het concern houdt SuccessFactors als bron, en de Nederlandse salarisadministratie werkt in Loket zonder dubbele invoer.
Wat de koppeling doet
Concerns die SuccessFactors Employee Central voor alle landen gebruiken en hun Nederlandse bv's in Loket laten verlonen, voeren elke nieuwe medewerker en elke loonsverhoging twee keer in. Toeslagen die in SuccessFactors worden toegekend, worden soms vergeten.
- KoppelHet leest in SuccessFactors de records van de Nederlandse companies die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, inclusief wijzigingen die later ingaan.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer bij de Loket-werkgever die bij de company hoort. De salarisadministratie vult aan en zet om.
- Uren en functie gaan naar de arbeidstijd en het dienstverband, met de ingangsdatum uit SuccessFactors.
- Vaste looncomponenten worden vaste componenten in Loket; eenmalige betalingen komen in de periode van uitbetaling.
- Een beëindiging in SuccessFactors beëindigt het dienstverband in Loket.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Loket
- SuccessFactors kan op één dag meerdere wijzigingen vastleggen, elk met een volgnummer. Loket kent per onderdeel één regel per begindatum. KoppelHet neemt daarom de laatste wijziging van die dag, zodat de salarisadministratie niet drie regels voor dezelfde datum krijgt.
- Werkt iemand gelijktijdig voor twee companies in SuccessFactors, dan zijn dat twee dienstverbanden. Horen beide bij dezelfde Nederlandse werkgever, dan worden het twee dienstverbanden onder één werknemer in Loket; bij twee bv's wordt het een werknemer per werkgever.
- Pay components in SuccessFactors zijn voor het hele concern ingericht. Een vertaaltabel koppelt elke component aan een looncomponent in Loket, en een component zonder afspraak komt als melding bij de salarisadministratie in plaats van stil in de loonrun.
- Nederlandse gegevens zoals loonheffingskorting en de juiste cao staan alleen in SuccessFactors als het concern landspecifieke velden voor Nederland heeft ingericht. Anders vult de salarisadministratie ze in Loket aan, en overschrijft de koppeling ze niet.
- Wie via een tijdelijke uitzending in Nederland werkt, staat in SuccessFactors als global assignment. Of zo iemand in de Nederlandse loonrun hoort, spreken we per situatie af; standaard gaat een global assignment niet naar Loket.
- SuccessFactors toont standaard alleen wat vandaag geldt. KoppelHet vraagt ook toekomstige records op, zodat een indiensttreding of loonsverhoging per volgende maand al in de lopende periode in Loket klaarstaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de payroll van SAP zelf?
Dat kan, maar veel concerns laten de Nederlandse salarissen bij een lokaal pakket of salarisbureau. Deze koppeling is voor die situatie: SuccessFactors blijft de bron, Loket rekent.
Kunnen we dit inrichten terwijl Employee Central nog wordt uitgerold?
Ja. We bouwen tegen de testomgevingen van SuccessFactors en Loket en gaan live zodra de Nederlandse inrichting in SuccessFactors klaar is.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API v2 met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion, op lastModifiedDateTime en met fromDate en toDate voor effective-dated records (startDate en seqNumber). Entiteiten PerPerson, PerPersonal, PerNationalId (country NLD), EmpEmployment, EmpJob (company, standardHours, jobCode), EmpPayCompRecurring, EmpPayCompNonRecurring en EmpEmploymentTermination. Technische gebruiker met rolrechten op alleen de Nederlandse companies.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee, omzetten naar werknemer, dienstverband, loon, arbeidstijd, vaste looncomponenten (benefits and deductions), eenmalige componenten per periode en beëindigen dienstverband. Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
PerPersonal (firstName, lastName) | Voornaam en achternaam | |
PerNationalId (country NLD) | Burgerservicenummer | Met elfproef |
EmpJob.company | Werkgever | |
EmpEmployment.startDate | Begindatum dienstverband | |
EmpJob.standardHours | Arbeidstijd | |
EmpJob.jobCode | Functie | |
EmpPayCompRecurring | Loon en vaste looncomponenten | Via een vertaaltabel per pay component |
EmpPayCompNonRecurring | Eenmalige looncomponent | |
EmpEmploymentTermination | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central