Wat wij voor je regelen
Terugwerkende kracht en ingangsdatums in een payroll koppeling
Een payroll koppeling geeft elke wijziging door met de ingangsdatum uit het HR-systeem, zodat AFAS, Loket of Nmbrs een verhoging met terugwerkende kracht zelf verrekent en een wijziging per volgende maand pas dan ingaat. Workday, HiBob en SAP SuccessFactors bewaren die datums per regel; de koppeling moet ze lezen in plaats van alleen de stand van vandaag.
Wat het is
HR voert in september een verhoging in die per juli ingaat, of legt in maart een vertrek per juni vast. Voor de salarisadministratie telt niet wanneer het is ingevoerd, maar wanneer het ingaat.
Een koppeling die alleen de huidige stand doorzet, maakt van een verhoging met terugwerkende kracht een verhoging per vandaag, en ziet een toekomstige indiensttreding te laat. Het verschil komt dan pas aan het licht als een loonstrook niet klopt.
Hoe de koppeling het regelt
- De ingangsdatum per regel gaat mee naar de payroll, zodat AFAS, Loket of YouForce het verschil over de juiste maanden verrekent.
- KoppelHet vraagt ook toekomstige regels op. SuccessFactors toont standaard alleen wat vandaag geldt; zonder die vraag is een indiensttreding per de eerste van volgende maand onzichtbaar.
- Personio en HiBob melden een start of vertrek pas op de dag zelf. KoppelHet reageert al zodra het contract of de vertrekdatum in HR staat.
- Nmbrs werkt per salarisperiode. Een nieuwe versie gaat naar de periode waarin de ingangsdatum valt, en een wijziging met terugwerkende kracht wordt apart gemeld.
- Alleen goedgekeurde regels gaan door. Een verhoging die in Sympa of Sage People nog op goedkeuring wacht, komt niet in de loonrun.
- Loon en arbeidstijd zijn in Loket losse onderdelen met een eigen begindatum. Een urenwijziging sluit daarom geen loonregel af.
Randgevallen die we meenemen
- Loket verrekent terugwerkende wijzigingen zelf binnen hetzelfde jaar. Gaat de ingangsdatum over de jaargrens, dan krijgt de salarisadministratie een melding.
- HR verwijdert in HiBob een salarisregel die per ongeluk was ingevoerd. Daar komt geen melding van; de vergelijking voor de aanleverdatum vangt het op.
- Een bankrekening heeft in HiBob geen ingangsdatum, terwijl YouServe er een vraagt. Het nieuwe IBAN geldt dan vanaf de eerstvolgende salarisbetaling.
- SuccessFactors legt op één dag soms meerdere wijzigingen vast. Loket kent één regel per begindatum, dus de laatste wijziging van die dag telt.
Wat KoppelHet doet
Ingangsdatums zijn het onderdeel waar een payrollkoppeling op wordt beoordeeld. KoppelHet test bij de start verhogingen vooruit, achteraf en over de jaargrens in de testomgevingen van beide systemen, en vergelijkt vóór elke aanleverdatum HR met de payroll. Verschillen staan in het platform, zodat het payrollteam ze vóór de run oplost.
Veelvoorkomende koppelingen
Workday → AFAS Profit
Workday AFAS koppeling: Nederlandse salarisverwerking zonder overtypen
HiBob → Loket
HiBob koppelen met Loket: nieuwe medewerkers en salariswijzigingen klaar voor de loonrun
SAP SuccessFactors → Loket
SuccessFactors koppelen met Loket: Employee Central als bron voor de Nederlandse salarisadministratie
Personio → Nmbrs
Personio Nmbrs koppeling: salarissen en vergoedingen automatisch per periode
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
UKG Pro → Visma Raet YouForce
UKG Pro koppelen met YouForce: Nederlandse mutaties uit UKG Pro als aanvraag in YouForce
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een wijziging die met terugwerkende kracht ingaat?
De koppeling geeft de wijziging door met de oorspronkelijke ingangsdatum. De payroll verrekent het verschil in de eerstvolgende run.
Komt een loonsverhoging per volgende maand te vroeg in de payroll?
Nee. Ze staat al klaar, maar met haar eigen ingangsdatum, zodat ze pas in die periode wordt verloond.
Wat als de terugwerkende kracht over de jaargrens gaat?
Dan krijgt de salarisadministratie een melding, omdat zo'n correctie bewust moet worden afgehandeld.
Verder lezen
Meer over Payroll koppeling
Payroll koppeling: het overzicht
Veelvoorkomende situaties
Wat wij voor je regelen
- Ingangsdatums en terugwerkende krachtWijzigingen vooruit, achteraf en over de jaargrens, in de juiste salarisperiode.
- LooncomponentenSalaris, vaste toeslagen, bonussen en eenmalige betalingen naar de juiste looncomponent.
- Meerdere werkgevers en dienstverbandenMeerdere bv's, overstappen tussen bv's, twee dienstverbanden en herintreders.