Het loonjournaal
Correctieruns, vierwekenperiodes en afgesloten maanden in het loonjournaal
Correctieruns en afwijkende periodes regel je door elke run uit AFAS, Nmbrs of YouForce als eigen boeking met herkenbare omschrijving in het ERP te zetten, en door vooraf vast te leggen in welke boekperiode van Exact Online, Visma.net of NetSuite elke salarisperiode valt. Valt een correctie in een maand die finance al heeft gesloten, dan houdt de koppeling het journaal vast en vraagt finance welke periode het wordt.
Wat het is
Een salarisrun is niet altijd één run per maand. Er komt een correctierun na goedkeuring, een extra run voor een bonus, of een run over december die pas in januari draait. Wie per vier weken verloont, heeft dertien periodes, terwijl finance meestal in twaalf maanden boekt.
Zonder vaste afspraken boekt iemand een correctie in de verkeerde maand, wordt een run twee keer geboekt, of raakt een extra run zoek. Een geboekte memoriaalpost is in Exact Online bovendien niet meer te wijzigen.
Hoe de koppeling het regelt
- Elke run wordt een eigen boeking met run en periode in de omschrijving, zodat finance ziet welk bedrag bij de correctie hoort.
- Een vaste tabel zet elke vierwekenperiode in de juiste boekperiode van het ERP.
- KoppelHet vergelijkt de runlijst van de payroll met wat al in het ERP staat. Een extra run wordt zo een eigen journaal en raakt niet zoek.
- Vóór het boeken controleert KoppelHet of de periode in het ERP bestaat en openstaat. Is die al dicht, dan wordt het journaal vastgehouden en vraagt KoppelHet finance om een periode.
- Een fout in een geboekte periode in Exact Online lossen we op met een tegenboeking en daarna het juiste journaal, zodat het verloop zichtbaar blijft.
- Komt dezelfde periode na een correctie opnieuw uit de payroll, dan herkent KoppelHet dat aan het documentnummer en zet de correctie apart klaar.
Randgevallen die we meenemen
- Nmbrs koppelt het journaal aan het actieve jaar van het bedrijf. Een decemberrun die in januari draait, boekt KoppelHet in overleg in het oude boekjaar, zolang finance die periode open heeft.
- AFAS toont een correctieperiode desgewenst samen met de hoofdperiode. De koppeling boekt alleen de regels van de goedgekeurde verwerking, zodat een hoofdperiode nooit twee keer in het ERP komt.
- Bij een negatief totaal, bijvoorbeeld een correctie, draait KoppelHet voor Visma.net debet en credit om in plaats van een negatief bedrag te boeken.
- Een AFAS-periode die niet samenvalt met een kalendermaand boeken we in Unit4 in overleg in de periode van de einddatum.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet legt de periodetabel en de afspraken over correcties bij de start vast met finance en de salarisadministratie, en test een correctierun en de jaarwisseling vóór livegang. Na een storing kan de koppeling veilig opnieuw proberen, omdat zij bijhoudt welke runs al zijn geboekt.
Veelvoorkomende koppelingen
Nmbrs → Visma.net ERP
Nmbrs Visma.net ERP koppeling: elke salarisrun als journaal in Visma.net
Exact Online → Nmbrs
Exact Online Nmbrs koppeling: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
AFAS Profit → Visma.net ERP
AFAS Visma.net ERP koppeling: het loonjournaal per werkgever klaar in Visma.net
Oracle NetSuite → AFAS Profit
Oracle NetSuite AFAS koppeling: loonjournaal op de Nederlandse subsidiary, kostenplaatsen uit NetSuite
Unit4 ERP → Nmbrs
Unit4 Nmbrs koppeling: kostenplaatsen naar salaris, loonjournaal naar het grootboek
Visma Raet YouForce → 4PS Construct
YouForce 4PS Construct koppeling: journaalregels van YouForce opgeteld als boeking in 4PS
Unit4 ERP → Loket
Unit4 Loket koppeling: kostenplaatsen naar het journaalprofiel, journaalrun terug naar Unit4
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een correctierun?
Die wordt een eigen boeking met een eigen omschrijving, zodat finance de correctie herkent. De oorspronkelijke boeking wordt niet aangeraakt.
Wij verlonen per vier weken. Klopt de boekperiode dan nog?
Ja. Bij de start leggen we vast in welke boekperiode elke vierwekenperiode valt, zodat loonkosten in de juiste maand staan.
Wat als de maand al is afgesloten?
Dan houdt KoppelHet het journaal vast en vraagt finance om een periode, in plaats van het ergens anders te boeken.
Verder lezen
Meer over Payroll naar finance
Payroll naar finance: het overzicht
Het loonjournaal
- Loonjournaal automatisch boekenHet journaal per run in Exact, Unit4, Dynamics of NetSuite, zonder exportbestand.
- Correctieruns en periodesExtra runs, vierwekenperiodes, de decemberrun in januari en gesloten maanden.