Een skillsmatrix kan verlof en verzuim tonen zonder te weten waarom iemand afwezig is: de koppeling met HR stuurt alleen een periode van onbeschikbaarheid door, en de reden blijft in het HR-systeem. KoppelHet bouwt dat vanuit AFAS Profit en Visma Raet YouForce naar AG5, samen met nieuwe medewerkers, hun dienstverbanden en het afsluiten bij vertrek.
Een skillsmatrix laat zien wie bevoegd is voor welk werk, bijvoorbeeld met VCA of NEN 3140. De planner zet er mensen mee in. Dat werkt alleen als de matrix ook weet wie er werkt en wie er die week niet is. Zonder koppeling staan nieuwe monteurs pas na hun eerste week in de matrix, blijven vertrekkers staan en ziet de planning niet dat iemand ziek is of met verlof.
Alleen afwezig, niet waarom
Verlof en een verzuimmelding worden in AG5 allebei een periode van onbeschikbaarheid. AG5 krijgt niet te zien of het om ziekte of verlof gaat. Gezondheidsgegevens komen zo niet in het skillsplatform.
Dat begint bij de rechten. KoppelHet vraagt in het HR-systeem alleen de rechten die nodig zijn om te weten wanneer iemand afwezig is. De reden wordt niet doorgestuurd. Voor de planner is dat genoeg: hij wil weten of een bevoegde collega op een datum beschikbaar is.
Een verzuimmelding zonder einddatum blijft in AG5 open tot de hersteldmelding. De planner ziet de collega dus niet terug als beschikbaar voordat HR het herstel heeft vastgelegd.
Hoe snel een ziekmelding in de matrix staat
YouForce levert de wijzigingen sinds de vorige synchronisatie. KoppelHet vraagt alleen die op. Een ziekmelding van vanochtend staat daardoor dezelfde dag in AG5.
Lange afwezigheid telt het zwaarst in een planning. Zwangerschapsverlof staat in YouForce los van gewoon verlof. KoppelHet neemt het daarom apart mee, zodat ook die periode in de matrix staat.
Bij de eerste vulling van AG5 is er een grens. YouForce geeft verlof alleen over de laatste twee jaar. De eerste vulling bevat dus alleen recente en geplande afwezigheid.
Nieuwe medewerkers voordat ze beginnen
Een indiensttreding die weken vooruit in AFAS staat, komt direct in AG5. Het dienstverband begint daar pas op de datum in dienst. De opleidingscoördinator kan de VCA-training dus al inplannen, terwijl de planning nog niet op de nieuwe collega rekent.
Zo staat een nieuwe monteur met zijn bevoegdheden in de matrix op de dag dat hij begint, en niet een week later.
Meerdere dienstverbanden en vertrek
Dienstverbanden zijn in een skillsmatrix lastiger dan ze lijken. Twee situaties komen vaak voor:
- Twee dienstverbanden na elkaar, bijvoorbeeld eerst tijdelijk en daarna vast. AG5 krijgt één medewerker. Behaalde certificaten blijven bij het nieuwe contract staan.
- Twee dienstverbanden tegelijk, in de zorg vaak op twee afdelingen. Elk wordt een dienstverband bij dezelfde medewerker, zodat bevoegdheden op beide afdelingen zichtbaar zijn.
Bij vertrek sluit KoppelHet het dienstverband in AG5 af. De medewerker wordt niet verwijderd. Een inspectie kan achteraf zo nog zien wie op een bepaalde datum bevoegd was. Komt een oud-medewerker terug, dan krijgt hij in AG5 een nieuw dienstverband bij de bestaande medewerker, en tellen certificaten die nog geldig zijn meteen mee.
Waar de certificaten blijven
AG5 blijft de plek voor bevoegdheden en certificaten. Terugschrijven naar YouForce kan niet via de YouForce API's die deze koppeling gebruikt, omdat die voor deze gegevens alleen om te lezen zijn. Certificaten terug naar HR kan later als uitbreiding, waar het HR-systeem dat toelaat. Hoe dat werkt, lees je bij certificaten terug naar HR.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform, met AFAS of YouForce als bron en AG5 als doel. De AG5 API is in versie 4 nog beta. KoppelHet test de koppeling daarom na elke AG5-release, zodat een gewijzigd veld niet ongemerkt gegevens laat wegvallen.
Bekijk de combinaties AFAS en AG5 en YouForce en AG5. Lees verder over skillsmatrix en inzetbaarheid of over de hele pijler leren en certificaten. Hoe verlof en verzuim in andere systemen terechtkomen, staat bij verlof, verzuim en uren.