Leren en certificaten
AFAS AG5 koppeling: medewerkers, dienstverbanden en afwezigheid uit AFAS Profit in de skillsmatrix
Met een koppeling tussen AFAS Profit en AG5 staan nieuwe medewerkers, hun dienstverbanden en vertrek uit AFAS automatisch in AG5, zodat de skillsmatrix alleen mensen toont die er echt werken. Verlof en verzuim uit AFAS komen als onbeschikbaarheid in AG5, zonder reden, zodat een planner niemand inzet die er niet is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in AFAS Profit vastleggen en certificaten zoals VCA en NEN 3140 in AG5 bijhouden, zetten nieuwe medewerkers met de hand in de skillsmatrix, vaak pas na hun eerste week. Vertrekkers blijven in de matrix staan, en de planning ziet niet wie ziek is of met verlof.
- HR legt de indiensttreding in AFAS vast en rondt de workflow af.
- KoppelHet zet de medewerker met zijn dienstverband in AG5, met de datum in dienst als begin.
- Verlof en een verzuimmelding in AFAS worden een periode van onbeschikbaarheid in AG5.
- Bij een hersteldmelding krijgt die periode een einddatum.
- Bij uitdiensttreding sluit KoppelHet het dienstverband in AG5 af op de datum uit dienst.
Waar je op let bij AFAS Profit en AG5
- AFAS legt een indiensttreding vaak weken vooruit vast. KoppelHet zet de nieuwe medewerker direct in AG5 met een dienstverband dat pas op de datum in dienst begint, zodat een opleidingscoördinator bijvoorbeeld zijn VCA kan inplannen voor hij start, maar de planning nog niet op hem rekent.
- Een verzuimmelding in AFAS heeft meestal nog geen einddatum. KoppelHet zet in AG5 een onbeschikbaarheid die openblijft tot de hersteldmelding, en zet dan de einddatum.
- AG5 krijgt alleen dat iemand onbeschikbaar is, niet of het om ziekte of verlof gaat. Gezondheidsgegevens uit AFAS komen zo niet in het skillsplatform.
- Een medewerker kan in AFAS twee dienstverbanden na elkaar hebben, bijvoorbeeld na een tijdelijk en daarna vast contract. KoppelHet houdt dat in AG5 bij één medewerker, zodat behaalde skills en certificaten bij het nieuwe contract blijven staan.
- Bij vertrek sluit KoppelHet het dienstverband in AG5 af en verwijdert de medewerker niet. De historie van certificaten blijft zo beschikbaar voor een audit achteraf.
- Komt een oud-medewerker terug, dan heeft hij in AFAS hetzelfde medewerkernummer. KoppelHet geeft hem in AG5 een nieuw dienstverband bij de bestaande medewerker, zodat certificaten die nog geldig zijn meteen meetellen.
- De AG5 API is in versie 4 nog beta. KoppelHet controleert de koppeling na elke AG5-release met een testronde, zodat een gewijzigd veld niet ongemerkt AFAS-gegevens laat wegvallen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen behaalde certificaten uit AG5 terug naar AFAS?
Dat kan later als uitbreiding, als cursus met certificaat en geldigheid bij de medewerker in AFAS. We beginnen met medewerkers, dienstverbanden en afwezigheid, omdat de matrix daar het meest van afhangt.
Ziet AG5 waarom iemand afwezig is?
Nee. AG5 krijgt alleen de periode. Of het verlof of ziekte is, blijft in AFAS.
Wat gebeurt er met medewerkers die we nu al in AG5 hebben?
Die koppelen we bij de eerste ronde aan hun AFAS-medewerker, op medewerkernummer of e-mailadres. Wie niet te koppelen is, komt op een lijst, zodat er geen dubbele medewerkers ontstaan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers en dienstverbanden, verlof en verzuim, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris, privéadres of verzuimreden.
- Naar AG5 schrijven we via de AG5 API (versie 4, beta), met de endpoints voor medewerkers, dienstverbanden en onbeschikbaarheid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in AG5 | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Medewerker in AG5 | Vaste sleutel |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Naam | |
E-mail werk | E-mail | |
Functie | Functie | |
Organisatorische eenheid | Afdeling of team | |
Datum in dienst en datum uit dienst (per dienstverband) | Dienstverband met begin- en einddatum | |
Verlof (goedgekeurd) | Onbeschikbaarheid van-tot | |
Verzuimmelding en hersteldmelding | Onbeschikbaarheid, einddatum bij herstel |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit