Leren en certificaten
YouForce AG5 koppeling: medewerkers, dienstverbanden, verlof en ziekte uit Visma Raet in de skillsmatrix
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en AG5 komen nieuwe medewerkers, hun dienstverbanden en vertrek uit YouForce automatisch in AG5, en worden verlof, ziekte en zwangerschapsverlof een periode van onbeschikbaarheid. De skillsmatrix toont zo alleen wie er werkt en inzetbaar is, terwijl de reden van afwezigheid in YouForce blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce voeren en in AG5 per afdeling bijhouden wie welke handelingen en apparatuur mag bedienen, zetten nieuwe medewerkers met de hand in AG5. Of iemand ziek of met zwangerschapsverlof is, ziet de roosteraar niet in de matrix, waardoor de bezetting van bevoegde collega's te rooskleurig lijkt.
- HR legt in YouForce een nieuwe medewerker met dienstverband vast.
- KoppelHet haalt de wijzigingen sinds de vorige ronde op en zet de medewerker met zijn dienstverband in AG5.
- Verlof, ziekte en zwangerschapsverlof uit YouForce worden periodes van onbeschikbaarheid, zonder reden.
- Wijzigt de functie of organisatie-eenheid, dan volgt het dienstverband in AG5.
- Bij vertrek sluit KoppelHet het dienstverband af op de laatste werkdag.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en AG5
- Ziekte zit in YouForce achter een eigen toegangsrecht. KoppelHet vraagt dat recht alleen aan om te weten wanneer iemand afwezig is; AG5 krijgt de periode en niet dat het om ziekte gaat.
- Zwangerschapsverlof staat in YouForce los van gewoon verlof. KoppelHet neemt het ook mee, omdat juist zo'n lange afwezigheid in de matrix het verschil maakt tussen genoeg en te weinig bevoegde collega's.
- Een medewerker kan in YouForce meer dan één dienstverband hebben, bijvoorbeeld op twee afdelingen. Elk dienstverband wordt een dienstverband in AG5 bij dezelfde medewerker, zodat zijn bevoegdheden op beide afdelingen zichtbaar zijn.
- YouForce geeft verlofgegevens alleen over de laatste twee jaar. De eerste vulling van AG5 bevat daarom alleen recente en geplande afwezigheid, wat voor de planning ook genoeg is.
- YouForce kan wijzigingen sinds de vorige synchronisatie leveren. KoppelHet vraagt alleen die op, zodat een ziekmelding van vanochtend dezelfde dag in AG5 staat zonder dat alle medewerkers opnieuw worden gelezen.
- De koppeling schrijft niets terug in YouForce. Bevoegdheden en certificaten blijven in AG5 de bron, omdat YouForce geen API heeft om ze vast te leggen.
- Bij vertrek sluit KoppelHet het dienstverband in AG5 af en laat de medewerker staan, zodat een inspectie achteraf kan zien wie op een bepaalde datum bevoegd was.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet AG5 of iemand ziek is?
Nee. AG5 ziet alleen dat iemand in een periode niet beschikbaar is. De reden blijft in YouForce.
Kunnen certificaten uit AG5 terug naar YouForce?
Niet via de YouForce API's; die zijn voor deze gegevens alleen om te lezen. AG5 blijft de plek voor bevoegdheden en certificaten.
Moet Visma Raet iets inrichten?
Jullie geven de koppeling toegang tot de tenant via het Visma developer portal, met alleen de scopes voor personen, dienstverbanden, verlof en ziekte.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API (personen, dienstverbanden, functies en organisatie-eenheden, gefilterd op de laatste synchronisatiedatum) en de WFM API (GET /v1.0/leavePeriods, /v1.0/sickleaves met scope Youforce-WFM:Get_sickleave, en /v1.0/maternityleaves). Verlofgegevens gaan maximaal twee jaar terug. OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect, per tenant door de klant geautoriseerd.
- Naar AG5 schrijven we via de AG5 API (versie 4, beta), met de endpoints voor medewerkers, dienstverbanden en onbeschikbaarheid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in AG5 | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (persoon) | Medewerker in AG5 | Vaste sleutel |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Naam | |
Dienstverband (Basic API) | Dienstverband met begin- en einddatum | |
Functie (job profile) | Functie | |
Organisatie-eenheid | Afdeling of team | |
Leave Periods (WFM API) | Onbeschikbaarheid van-tot | |
Sick Leave (WFM API) | Onbeschikbaarheid, zonder reden | |
Maternity Leave (WFM API) | Onbeschikbaarheid van-tot |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce