Terug naar HR
Certificaten uit het leerplatform terug naar HR, met vervaldatum
Een koppeling van het leerplatform terug naar HR zet behaalde trainingen en certificaten bij de medewerker in het HR-systeem, waar mogelijk met de datum waarop ze verlopen. In AFAS wordt dat een cursus met geldigheid, in Workday een certificering, in Visma Raet YouForce en Personio een document in het dossier en in HiBob een regel in de Training-tabel.
Wat het is
Behaalde certificaten staan vaak alleen in het leerplatform. Bij een audit exporteert HR een overzicht en zoekt de medewerkers er in het HR-systeem bij. Wie een VCA- of NEN-training moet herhalen, staat in een Excel-lijst naast HR.
Met certificaten in het HR-dossier ziet HR op één plek wie een verplichte training mist of binnenkort moet herhalen.
Hoe de koppeling het regelt
- AFAS legt een training vast als cursus bij de medewerker. Met Certificaat behaald mogen Geldig van en Geldig tot worden gevuld, zodat een overzicht van verlopende certificaten in AFAS zelf te maken is.
- Workday heeft aparte opslag voor trainingen en certificeringen. Een cursus met een geldigheidsduur wordt een certificering met uitgifte- en vervaldatum; de rest een training.
- Visma Raet heeft een Learning API die een certificaat of diploma als document in het personeelsdossier zet. Naam en datum van de training staan in de bestandsnaam en omschrijving.
- In HiBob komt een certificaat als regel in de Training-tabel, met het pdf als bijlage. Een nieuwe trainingsnaam voegt KoppelHet eerst aan de vaste lijst in Bob toe.
- Alleen een afgeronde cursus of gehaalde toets wordt een regel in HR. Losse lessen en gestarte trainingen blijven in het leerplatform, zodat het dossier niet volloopt.
- Elk resultaat krijgt een vaste sleutel, zodat een herhaalde melding uit het leerplatform geen dubbele training in HR oplevert.
Randgevallen die we meenemen
- GoodHabitz levert geen vervaldatum. Voor een verplichte training vult KoppelHet de geldigheid met een termijn die HR per training kiest, bijvoorbeeld een jaar.
- Een training in het leerplatform heeft een eigen ID, een cursus in AFAS een eigen code. HR legt per training vast bij welke AFAS-cursus hij hoort; nieuwe trainingen komen op een lijst om in te delen.
- Bob Learning neemt geen resultaat meer aan na vertrek. Bij een vertrek stuurt KoppelHet eerst de laatste afgeronde cursussen door en deactiveert pas daarna de gebruiker in Docebo.
- aNewSpring levert via de API geen pdf. Voor YouForce maakt KoppelHet een bewijs met naam, cursus, datum en cijfer.
- Bij Nmbrs, Personio-360Learning en SAP SuccessFactors gaan certificaten niet terug in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet kiest per HR-systeem de plek waar een certificaat thuishoort en waar HR erop kan rapporteren, en spreekt met HR af welke trainingen terugkomen. Een upload die op de achtergrond wordt verwerkt, zoals in YouForce, controleert KoppelHet op status, zodat geen certificaat ongemerkt ontbreekt.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → StudyTube
AFAS StudyTube koppeling: medewerkers en functies naar de academy, certificaten met geldigheid terug
AFAS Profit → GoodHabitz
AFAS GoodHabitz koppeling: toegang volgt AFAS Profit, afgeronde trainingen als cursus terug in AFAS
36Workday → 360Learning
Workday 360Learning koppeling: leerders en groepen uit Workday, certificaten met vervaldatum terug
Workday → Docebo
Workday Docebo koppeling: gebruikers en branches uit Workday, afgeronde cursussen terug
Visma Raet YouForce → StudyTube
YouForce StudyTube koppeling: medewerkers via de Learning API, certificaten in het digitale dossier
Visma Raet YouForce → aNewSpring
YouForce aNewSpring koppeling: deelnemers uit YouForce, certificaten terug in het personeelsdossier
HiBob → StudyTube
HiBob StudyTube koppeling: medewerkers uit Bob in de academy, certificaten in de Training-tabel
Personio → StudyTube
Personio StudyTube koppeling: afdelingen en teams als academy-teams, certificaten in het Personio-profiel
Veelgestelde vragen
Kan HR in het HR-systeem zien welke certificaten binnenkort verlopen?
Ja, als de vervaldatum meekomt. In AFAS staat die in Geldig tot bij de cursus, in Workday bij de certificering.
Komt het originele certificaat mee?
Bij StudyTube naar HiBob of Personio wel, als document. aNewSpring levert geen pdf via de API; dan maakt KoppelHet een bewijs met de gegevens van het resultaat.
Wat als een training in het HR-systeem nog niet bestaat?
Dan zet KoppelHet hem op een lijst, zodat HR hem kan indelen voordat iemand hem afrondt. In HiBob voegt KoppelHet de naam zelf aan de lijst toe.
Verder lezen
Meer over Leren en certificaten
Leren en certificaten: het overzicht
Van HR naar het leerplatform
Terug naar HR
- Certificaten terug naar HRBehaalde trainingen met vervaldatum in het HR-dossier.