Van HR naar het leerplatform
Skillsmatrix koppelen aan HR: dienstverbanden en afwezigheid in AG5
Een koppeling tussen HR en de skillsmatrix zet nieuwe medewerkers met hun dienstverbanden automatisch in AG5, sluit het dienstverband bij vertrek en maakt van verlof en verzuim een periode van onbeschikbaarheid. KoppelHet bouwt dat vanuit AFAS Profit en Visma Raet YouForce, waarbij AG5 alleen ziet dat iemand afwezig is en niet waarom.
Wat het is
Een skillsmatrix laat zien wie bevoegd is voor welk werk, bijvoorbeeld met VCA of NEN 3140. Een planner gebruikt hem om mensen in te zetten. Dan moet de matrix weten wie er werkt en wie er die week niet is.
Zonder koppeling staan nieuwe monteurs pas na hun eerste week in de matrix, blijven vertrekkers staan en ziet de planning niet dat iemand ziek is of met verlof.
Hoe de koppeling het regelt
- Een indiensttreding die weken vooruit in AFAS staat, komt direct in AG5 met een dienstverband dat pas op de datum in dienst begint. De opleidingscoördinator kan de VCA al inplannen; de planning rekent nog niet op hem.
- Verlof en een verzuimmelding worden een periode van onbeschikbaarheid. Een verzuimmelding zonder einddatum blijft open tot de hersteldmelding.
- AG5 krijgt alleen dat iemand onbeschikbaar is, niet of het om ziekte of verlof gaat. Gezondheidsgegevens komen zo niet in het skillsplatform.
- YouForce levert wijzigingen sinds de vorige synchronisatie. KoppelHet vraagt alleen die op, zodat een ziekmelding van vanochtend dezelfde dag in AG5 staat.
- Bij vertrek sluit KoppelHet het dienstverband in AG5 af en verwijdert de medewerker niet, zodat een inspectie achteraf kan zien wie op een datum bevoegd was.
Randgevallen die we meenemen
- Twee dienstverbanden na elkaar, bijvoorbeeld tijdelijk en daarna vast: één medewerker in AG5, zodat behaalde certificaten bij het nieuwe contract blijven staan.
- Twee dienstverbanden tegelijk, in de zorg vaak op twee afdelingen: elk wordt een dienstverband bij dezelfde medewerker, zodat bevoegdheden op beide afdelingen zichtbaar zijn.
- Zwangerschapsverlof staat in YouForce los van gewoon verlof. KoppelHet neemt het mee, omdat juist een lange afwezigheid in de matrix het verschil maakt.
- YouForce geeft verlof alleen over de laatste twee jaar. De eerste vulling van AG5 bevat dus alleen recente en geplande afwezigheid.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet vraagt in het HR-systeem alleen de rechten die nodig zijn om te weten wanneer iemand afwezig is, en stuurt de reden niet door. De AG5 API is in versie 4 nog beta; KoppelHet test de koppeling na elke AG5-release, zodat een gewijzigd veld niet ongemerkt gegevens laat wegvallen. Certificaten terug naar HR kan later als uitbreiding.
Veelvoorkomende koppelingen
Veelgestelde vragen
Ziet AG5 of iemand ziek is?
Nee. AG5 ziet alleen dat iemand in een periode niet beschikbaar is. De reden blijft in het HR-systeem.
Kunnen certificaten uit AG5 terug naar YouForce?
Niet via de YouForce API's die deze koppeling gebruikt; die zijn voor deze gegevens alleen om te lezen. AG5 blijft de plek voor bevoegdheden en certificaten.
Wat gebeurt er met een oud-medewerker die terugkomt?
Hij krijgt in AG5 een nieuw dienstverband bij de bestaande medewerker, zodat certificaten die nog geldig zijn meteen meetellen.
Verder lezen
Meer over Leren en certificaten
Leren en certificaten: het overzicht
Van HR naar het leerplatform
- Medewerkers naar het leerplatformAccount, team, manager en functie uit HR, en afsluiten bij vertrek.
- Skillsmatrix en inzetbaarheidWie er werkt en beschikbaar is, in de skillsmatrix van AG5.