Verloop bereken je in Power BI pas goed als de vertrekkers uit je HR-systeem meekomen, je personen en dienstverbanden apart telt en inhuur een eigen plek in het model heeft. Mist een van die drie, dan staat het verloop op nul of te laag en telt de bezetting dubbel.
Dit artikel gaat over de vraag die het MT het eerst stelt en die het vaakst een verkeerd antwoord krijgt: hoeveel mensen zijn er vertrokken, en hoeveel hebben we er nog?
Waarom verloop in Power BI op nul staat
Verloop is een telling van mensen die er niet meer zijn. Juist die mensen vallen bij een gewone vraag aan het HR-systeem uit de lijst. Wie uit dienst is, komt niet mee, en dan lijkt het verloop nul.
Per HR-systeem zit dat op een andere plek:
- HiBob geeft standaard alleen actieve medewerkers terug. Inactieve medewerkers moet je apart opvragen, en de service user van de koppeling heeft toegang tot die groep nodig.
- BuddeeHR archiveert wie vertrekt. Gearchiveerde medewerkers moet je met hun einddatum mee ophalen.
- Workday kan uitdienstgetreden workers en beëindigde contingent workers uitsluiten. Laat je ze erin, dan komt ook de reden van vertrek mee.
Die reden is meer waard dan het lijkt. Met de reden kun je vrijwillig en onvrijwillig verloop uit elkaar halen, bijvoorbeeld per land. Dat kan alleen als het HR-systeem de reden vastlegt. Workday en Deel doen dat.
Waarom bezetting dubbel telt
Bezetting gaat de andere kant op mis. Er staan meer mensen in het rapport dan er werken.
De meest voorkomende oorzaak is een persoon met meer dan één dienstverband. Visma Raet YouForce, SAP SuccessFactors en Oracle HCM kennen meerdere dienstverbanden per persoon. Iemand met twee aanstellingen hoort bij de bezetting één keer mee te tellen en bij de formatie twee keer. Haal je persoon en dienstverband niet uit elkaar, dan krijg je een van beide cijfers verkeerd.
Andere oorzaken:
- Dubbele functieregels uit BambooHR. BambooHR stuurt bij elke wijziging alle tabelregels van een medewerker mee. Voeg je die regels steeds toe, dan telt Power BI dezelfde functie meerdere keren. Per medewerker de hele historie vervangen lost dat op.
- Een gewijzigd personeelsnummer. In BambooHR is het personeelsnummer bewerkbaar. Koppel je op dat nummer, dan wordt een aangepast nummer een nieuwe medewerker. De interne ID verandert niet en is daarom de betere sleutel.
- Contractors in de bezetting. In Deel is het soort dienstverband vastgelegd: eigen entiteit, employer of record of contractor. Zonder die dimensie in het model staan contractors gewoon in je bezetting.
Drie keuzes die je vooraf vastlegt
Veel discussie over verloopcijfers gaat eigenlijk over definities. Als die niet vastliggen, telt elk rapport op zijn eigen manier. Leg daarom bij de start drie dingen vast.
Wat is een vertrek? Telt een interne overstap mee? Bij Oracle HCM is een vertrek het einde van de work relationship. Een wissel van assignment binnen dezelfde werkgever is daar geen vertrek. Kies je die definitie, dan telt een overplaatsing niet meer als verloop.
Wat is een persoon en wat een dienstverband? Bezetting tel je in personen, formatie in dienstverbanden. Beide cijfers kunnen naast elkaar in het model staan, zolang de twee niet door elkaar lopen.
Telt inhuur mee? Dat kiezen jullie zelf. Als het soort dienstverband een filter in het model is, staan de bezetting met en zonder contractors naast elkaar en hoeft niemand te kiezen welk cijfer het juiste is.
Meer dan een telling
Als vertrekkers, dienstverbanden en inhuur goed in het model zitten, komen er cijfers binnen bereik die je eerder met de hand uitrekende.
- Tijdelijke contracten. BuddeeHR nummert contracten binnen een dienstverband. In Power BI ziet HR zo wie in zijn derde tijdelijke contract zit en wanneer dat afloopt.
- Gemiddelde duur van een dienstverband. Zo'n afgeleide maat hoort als vaste maat in het model, zodat iedereen dezelfde berekening gebruikt.
- Verloop over de tijd. Verloop per maand of per kwartaal vraagt een historie die niet meeschuift met elke wijziging. Hoe je die opbouwt, lees je in het artikel waarom een oud HR-rapport in Power BI verandert en op historie per peildatum.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet legt bij de start met HR vast wat een vertrek is, wat een persoon en wat een dienstverband, en of inhuur meetelt. Die keuzes zitten daarna vast in het model, zodat elk rapport erop hetzelfde telt. We halen vertrekkers en gearchiveerde medewerkers mee op, houden persoon en dienstverband apart en koppelen op een sleutel die niet verandert. Afgeleide maten komen als vaste maat in het model.
We bouwen dat per organisatie, met bouwstenen die steeds terugkomen en de regels die bij jullie HR-systeem horen. Voorbeelden zijn HiBob naar Power BI, Workday naar Power BI en Deel naar Power BI.
Het hele onderwerp staat op verloop en bezetting, en het overzicht op HR-data naar BI. Gaat het om vertrek in de zin van accounts en toegang, dan past instroom, doorstroom en uitstroom beter. Meer over de systemen: HiBob, BambooHR en Power BI.