HR-data naar BI
HiBob Power BI koppeling: people-data en werkhistorie uit Bob in Power BI
Met een koppeling tussen HiBob en Power BI staan medewerkers, werkhistorie, afdelingen en vertrekkers uit Bob in een vast Power BI-model, over alle landen heen. Afdelingen en functies komen als leesbare namen in plaats van interne codes, en vertrekkers blijven meetellen, zodat verloop en groei per team in Power BI kloppen.
Wat de koppeling doet
Wie HiBob voor alle medewerkers gebruikt, wil groei en verloop per team vaak in Power BI zien, naast omzet en klantcijfers. De rapporten in Bob tonen alleen de huidige stand, en een export naar Excel bevat codes in plaats van afdelingsnamen.
- HR maakt in Bob een API service user aan met leesrechten op de benodigde velden en op de werkhistorie.
- KoppelHet haalt elke dag alle medewerkers op, ook wie uit dienst is.
- De werkhistorie per medewerker komt mee, met ingangsdatum en de vorige afdeling en functie.
- Codes voor afdeling, functie en vestiging worden vertaald naar de namen uit Bob.
- KoppelHet ververst het Power BI-model; teamleads zien alleen hun eigen team.
Waar je op let bij HiBob en Power BI
- Bob geeft standaard alleen actieve medewerkers terug. Wie uit dienst is, valt dan uit de telling en het verloop lijkt nul. KoppelHet vraagt ook inactieve medewerkers op, en de service user krijgt daarvoor toegang tot die groep.
- Afdeling en functie staan in de werkhistorie van Bob als verwijzing naar een lijstwaarde, niet als naam. KoppelHet haalt de lijsten apart op en zet de namen in het model, zodat een hernoemde afdeling in Power BI met de nieuwe naam verschijnt en de historie gewoon doorloopt.
- De zoekfunctie voor medewerkers in Bob geeft alles in één antwoord, zonder pagina's, en is beperkt tot 50 aanvragen per minuut. Bij grote aantallen vraagt KoppelHet eerst alleen de ID's op en daarna de gegevens in blokken, zodat de run binnen die grens blijft.
- Velden waar de service user geen recht op heeft, laat Bob zonder foutmelding weg. Een lege kolom in Power BI is dan geen datafout maar een rechtenkwestie. KoppelHet vergelijkt bij elke run de gevraagde en ontvangen velden en meldt het verschil.
- Elke regel in de werkhistorie van Bob heeft een ingangsdatum en een kenmerk of het de huidige regel is. KoppelHet gebruikt de ingangsdatum om per maand te bepalen wie in welk team zat, zodat een teamwissel halverwege het jaar de groeicijfers van beide teams goed verdeelt.
- Bob kan opgeslagen rapporten via de API leveren in CSV of JSON. Heeft HR in Bob al een rapport waar het team op vertrouwt, dan kan KoppelHet dat rapport ophalen in plaats van de cijfers na te bouwen, zodat Bob en Power BI hetzelfde tonen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Power BI niet zelf de HiBob API aanroepen?
Technisch wel, maar dan moet Power BI de rechten, de limiet per minuut, de lijstwaarden en de historie zelf afhandelen. Dat wordt snel een onderhoudsgevoelig rapport. KoppelHet levert een vast model waar Power BI alleen op ververst.
Gaan salarisgegevens uit Bob mee?
Alleen als het rapport ze nodig heeft en de service user ze mag zien. Standaard laten we ze weg.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De service user krijgt alleen leesrechten op de velden die het rapport nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob People API: POST /v1/people/search met fields (maximaal 400), showInactive op true en humanReadable waar nodig; geen paginering, 50 aanvragen per minuut. Werkhistorie via GET /v1/bulk/people/work met cursor-paginering (limit tot 200), met effectiveDate, endEffectiveDate, isCurrent, department, title, site en reportsTo. Lijstwaarden via de metadata-API.
- Opgeslagen rapporten via GET /v1/company/reports/{reportId}/download (csv, xlsx of json) of asynchroon via download-async. Authenticatie met een API service user (ID en token); rechten via een permission group, inclusief View history op de Work-tabel.
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API. Row-level security op afdeling en team.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Medewerkersleutel | |
work.startDate en internal.terminationDate | Tabel dienstverbanden en verloop | |
Work-tabel (effectiveDate, department, title, site, reportsTo) | Tabel werkhistorie | |
Lijstwaarden uit de metadata (department, title) | Dimensie afdeling en functie | Codes vertaald naar namen |
work.reportsTo | Leidinggevende | |
isCurrent | Huidige regel in de werkhistorie |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob