Historie en tellen
HR-historie per peildatum in Power BI, ook bij terugwerkende kracht
Historie per peildatum in Power BI betekent dat je kunt zien wie op een bepaalde datum in welke functie en afdeling werkte, ook na een reorganisatie of een wijziging met terugwerkende kracht. Dat vraagt een eigen historie naast het HR-systeem, omdat AFAS-sjablonen, SAP SuccessFactors en een rechtstreeks Workday-rapport standaard alleen de stand van vandaag geven.
Wat het is
Vragen als hoeveel mensen vorig jaar in maart op een afdeling werkten, of hoe de formatie zich over een jaar ontwikkelde, kun je alleen beantwoorden met historie. De meeste HR-systemen bewaren die wel, maar geven bij een gewone vraag de stand van nu.
Zonder eigen historie verandert het verleden in je rapport mee met elke wijziging. Een rapport van vorige maand klopt dan niet meer met het rapport van vandaag, en niemand weet waarom.
Hoe de koppeling het regelt
- KoppelHet legt elke maand een momentopname vast buiten het HR-systeem, zodat de vraag naar een eerdere peildatum ook na een reorganisatie te beantwoorden is.
- Bij SAP SuccessFactors vraagt KoppelHet alle tijdvakken op vanaf een vroege startdatum, omdat een gewone vraag alleen het tijdvak van vandaag teruggeeft.
- Workday kent per gegeven een ingangsdatum en een invoermoment. KoppelHet haalt op invoermoment op en rekent de maanden opnieuw uit die door een wijziging met terugwerkende kracht veranderen.
- Bij HiBob gebruikt KoppelHet de ingangsdatum van elke regel in de werkhistorie om per maand te bepalen wie in welk team zat.
- BuddeeHR legt functie, afdeling en fte per periode vast, maar geeft standaard alleen de geldende afspraak. KoppelHet haalt ook de eerdere periodes op, zodat de formatie van vorig jaar niet met de huidige uren wordt berekend.
- Bij Nmbrs volgt de functiehistorie de salarisperioden, omdat functie en afdeling daar een startperiode hebben en geen exacte datum.
Randgevallen die we meenemen
- Oracle HCM kent naast een wijziging een correctie, die het verleden overschrijft zonder nieuwe regel. KoppelHet herberekent de geraakte maanden en markeert ze in Power BI.
- Visma Raet YouForce levert salarisresultaten via de Data API alleen over het lopende en vorige kalenderjaar. KoppelHet bewaart ze per periode, zodat het meerjarenoverzicht na een jaarwisseling blijft.
- Wijzigingen ophalen op de datum van laatste wijziging geeft bij SuccessFactors soms een ander tijdvak dan verwacht. KoppelHet laadt daarom wekelijks volledig en dagelijks de recente wijzigingen.
- Een ziekteperiode over een maandgrens verdeelt KoppelHet over de maanden, zodat het verzuimpercentage per maand klopt.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet haalt de gegevens één keer per dag op, bouwt de historie op en levert Power BI een vast model om op te verversen. Een HR-systeem wordt zo niet bij elke verversing opnieuw bevraagd, en een wijziging met terugwerkende kracht komt in de juiste maand terecht.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Power BI
AFAS Power BI koppeling: HR-data uit Profit in Power BI, met historie en eigen beveiliging
Workday → Power BI
Workday Power BI koppeling: wereldwijde HR-data in Power BI, met terugwerkende wijzigingen goed verwerkt
SAP SuccessFactors → Power BI
SAP SuccessFactors Power BI koppeling: Employee Central met volledige historie in Power BI
Oracle HCM Cloud → Power BI
Oracle HCM Power BI koppeling: workers, assignments en historie uit Oracle Fusion in Power BI
HiBob → Power BI
HiBob Power BI koppeling: people-data en werkhistorie uit Bob in Power BI
BuddeeHR → Power BI
Buddee Power BI koppeling: formatie, contracten, verzuim en verloop uit Buddee in één model
Veelgestelde vragen
Waarom niet het HR-rapport rechtstreeks in Power BI laden?
Dat kan voor een eenvoudig overzicht. Dan zie je alleen de stand van dat moment, en draait bij Workday het rapport bij elke verversing opnieuw. Voor bezetting en verloop over maanden heen is een eigen historie nodig.
Hoe ver kunnen we terugkijken?
Zo ver als het HR-systeem historie levert, en vanaf de start van de koppeling met de maandelijkse momentopnames erbij.
Waarom wijkt een oud rapport soms af van het nieuwe?
Door een wijziging met terugwerkende kracht of een correctie in het HR-systeem. KoppelHet rekent de geraakte maanden opnieuw uit en markeert ze, zodat duidelijk is waarom.
Verder lezen
Meer over HR-data naar BI
HR-data naar BI: het overzicht
Historie en tellen
- Historie per peildatumWie zat op een datum in welke functie en afdeling, ook na een reorganisatie.
- Verloop en bezettingVertrekkers meetellen, personen en dienstverbanden apart, inhuur los.