HR-data naar BI
Workday Power BI koppeling: wereldwijde HR-data in Power BI, met terugwerkende wijzigingen goed verwerkt
Met een koppeling tussen Workday en Power BI staan workers, dienstverbanden, organisaties en kostenplaatsen uit Workday in een vast Power BI-model, met de historie per ingangsdatum. Terugwerkende wijzigingen in Workday werken door in de cijfers van de juiste maand, zodat landen- en groepsrapportages in Power BI aansluiten op wat HR in Workday ziet.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en bezetting en verloop per vestiging of land in Power BI wil zien, werkt vaak met een maandelijkse export uit Workday. Zo'n rapport klopt niet meer zodra HR een functiewijziging met terugwerkende kracht invoert.
- Workday-beheer maakt een integratiegebruiker aan met alleen leesrechten op de benodigde gegevens.
- KoppelHet haalt elke dag op wat sinds de vorige run in Workday is ingevoerd, ook wijzigingen met een ingangsdatum in het verleden.
- De historie per worker wordt bijgewerkt, en de maandstanden die door een terugwerkende wijziging veranderen, worden opnieuw berekend.
- KoppelHet ververst daarna het Power BI-model.
- Landen-HR ziet in Power BI alleen de eigen landen en organisaties; de groep ziet alles.
Waar je op let bij Workday en Power BI
- Workday kent twee data per gegeven, de ingangsdatum en het moment van invoer. Een functiewijziging die vandaag wordt ingevoerd met ingang van vorige maand, verandert de stand van vorige maand. KoppelHet haalt daarom op invoermoment op en rekent de maanden opnieuw uit die door de wijziging veranderen.
- Workday geeft workers in pagina's terug, en volgens de eigen documentatie moet bij bladeren het invoermoment vastliggen om consistente resultaten te krijgen. KoppelHet zet dat moment aan het begin van de run vast, zodat een wijziging tijdens het ophalen geen worker dubbel of helemaal niet in Power BI zet.
- Workday kan uitdienstgetreden workers en beëindigde contingent workers uitsluiten. Voor verloopcijfers zijn juist die nodig. KoppelHet neemt ze mee met hun reden van vertrek, zodat Power BI vrijwillig en onvrijwillig verloop per land kan tonen.
- In Workday bestaan supervisory organizations, kostenplaatsen en bedrijven naast elkaar als aparte indelingen. In Power BI worden het drie aparte dimensies, zodat finance op kostenplaats en HR op organisatie kan rapporteren met dezelfde medewerkers.
- Wat de integratiegebruiker in Workday mag zien, bepaalt de beveiligingsgroep. Een veld waar die groep geen recht op heeft, komt niet mee, zonder foutmelding. KoppelHet controleert bij elke run of alle verwachte kolommen gevuld zijn, zodat een lege kolom in Power BI niet onopgemerkt blijft.
- Een Workday-rapport is als webservice ook rechtstreeks vanuit Power BI op te vragen, maar dan draait het rapport bij elke verversing opnieuw in Workday en is er geen historie. KoppelHet haalt de gegevens één keer per dag op en bewaart de stand per maand, zodat Power BI daar zo vaak als nodig op kan verversen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet Workday-rapporten rechtstreeks in Power BI laden?
Dat kan voor een eenvoudig overzicht. Dan draait het rapport bij elke verversing in Workday en zie je alleen de stand van dat moment. Voor verloop en bezetting over maanden heen is een eigen historie nodig.
Gaan salarisgegevens uit Workday mee naar Power BI?
Alleen als het rapport ze nodig heeft en de beveiligingsgroep ze vrijgeeft. Vaak volstaat een loonschaal of salarisband in plaats van het bedrag.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens die de rapportage nodig heeft, verlaten Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers uit de Human_Resources-webservice (WWS), met Transaction_Log_Criteria (Updated_From en Updated_Through) voor wijzigingen sinds de vorige run en een vaste As_Of_Entry_DateTime bij het bladeren (Count tot 999 per pagina). Exclude_Inactive_Workers staat uit. Organisaties en kostenplaatsen via een RaaS-rapport in JSON, met prompts als queryparameters.
- Authenticatie met een Integration System User (ISU) in een eigen security group met alleen-lezenrechten op de benodigde domeinen.
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API. Row-level security op land en supervisory organization.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Workersleutel | |
Hire_Date, Termination_Date en Primary_Termination_Reason | Tabel dienstverbanden en verloop | |
Supervisory_Organization | Dimensie organisatie | Met de bovenliggende organisatie |
Cost_Center en Company | Dimensie kostenplaats en bedrijf | |
Location en country | Dimensie vestiging en land | |
Worker_Type en Time_Type | Dimensie soort dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors