Identity en access management
ADP GlobalView Okta koppeling: Okta-gebruikers uit alle landen in GlobalView
Met een koppeling tussen ADP GlobalView en Okta wordt elke medewerker uit GlobalView een Okta-gebruiker met land, juridische entiteit, organisatie-eenheid, functie en leidinggevende, voor elk land dat GlobalView voor jullie verwerkt. Na de einddatum in GlobalView deactiveert Okta de gebruiker, zonder dat geboortedatum, adres of loon in Okta komen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun salarisverwerking in meer landen via ADP GlobalView laten lopen en Okta als centrale toegang gebruiken, krijgen nieuwe collega's per land via mail of een ticket. Okta loopt dan per land anders achter, en een medewerker die naar een andere entiteit overstapt, krijgt soms een tweede gebruiker.
- In GlobalView komt een communication user en in de ADP Consumer Application Registry de scope voor de Worker Demographics API; in Okta een eigen HR-bron met een service-app.
- KoppelHet leest per land de medewerkers in pagina's van honderd en verzamelt eerst alle landen.
- KoppelHet bepaalt per medewerker het primaire dienstverband en vergelijkt met de vorige stand.
- Alle wijzigingen gaan in één Okta-sessie: gebruikers, groepen en lidmaatschappen, daarna de leidinggevenden.
- Na de einddatum levert KoppelHet de medewerker als verwijdering, en Okta deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij ADP GlobalView en Okta
- In de Okta-catalogus staat een app voor ADP GlobalView, met een algemene lijst van functies en als laatste wijziging 2015. Die pagina zegt niet dat de app medewerkers via de Worker API van GlobalView leest. KoppelHet gebruikt daarom de eigen HR-bron van Okta, met een bekende en controleerbare stroom.
- GlobalView geeft een lijst medewerkers alleen voor één land per aanvraag, en Okta weigert een nieuwe sessie binnen vijf minuten na het starten van de vorige. KoppelHet haalt eerst alle landen op en levert de wijzigingen daarna in één sessie, zodat een tweede land niet op de eerste hoeft te wachten.
- Okta gebruikt het externe ID om te bepalen of een gebruiker al bestaat, en dat ID mag niet veranderen. Bij een overstap naar een andere entiteit of een herindiensttreding geeft GlobalView een nieuw personeelsnummer. KoppelHet gebruikt daarom het ADP-ID als externe sleutel en het personeelsnummer alleen als gewoon veld.
- Een medewerker heeft in GlobalView een lijst toewijzingen, met een kenmerk voor de primaire. Okta neemt uit een eigen HR-bron alleen losse tekst aan. KoppelHet vult land, entiteit, eenheid en functie uit de primaire toewijzing, en zet iemand die in twee landen werkt in de groepen van beide landen.
- GlobalView bewaart naast het eigen nummer een globaal ID uit het HR-systeem dat de bron is. Heeft een organisatie naast GlobalView ook een HR-systeem dat Okta voedt, dan gebruikt KoppelHet dat ID om dezelfde persoon te herkennen, zodat niemand twee Okta-gebruikers krijgt.
- GlobalView markeert per toewijzing of iemand een leidinggevende positie heeft, en verwijst naar de manager met diens ADP-ID. KoppelHet houdt in Okta een groep leidinggevenden bij en vult managerId pas nadat alle landen binnen zijn, zodat ook een manager in een ander land wordt gevonden.
- ADP biedt naast de volledige Worker API een Worker Demographics API zonder gevoelige persoonsgegevens. KoppelHet vraagt alleen die scope aan, zodat geboortedatum, adres en loon uit GlobalView niet bij KoppelHet of in Okta komen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat doet de ADP GlobalView-app in de Okta-catalogus?
De catalogus toont een algemene lijst functies. Kijk in de Okta-admin wat de app bij jullie doet; voor inloggen kan hij naast deze koppeling blijven bestaan.
Wat als er een land bijkomt?
KoppelHet meldt een land dat GlobalView verwerkt maar dat nog niet in de koppeling zit. Toevoegen is een instelling, geen nieuw project.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP GlobalView via GET /hr/v2/worker-demographics met header ADP-Context-ExpressionID country='XX' (één land per lijstaanvraag), OData $top (maximaal 100), $skip, $filter, $select en $count; scope …/workerDemographic.read in de Consumer Application Registry; in GlobalView een Communication User (Practitioner). Velden onder meer associateOID, workerID (globaal ID uit het HR-systeem), legalName, businessCommunication, workAssignments (primaryIndicator, payrollFileNumber, legalEntityID, homeOrganizationalUnits, jobTitle, managementPositionIndicator, reportsTo, hireDate, terminationDate).
- Okta via de Identity Sources API (Custom Identity Source) met een service-app: één sessie tegelijk per bron, geen nieuwe sessie binnen vijf minuten na het starten, bulk-upsert met externalId en alleen tekstattributen (200 per verzoek, 50 verzoeken per sessie), groepen en lidmaatschappen apart, bulk-delete deactiveert.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP GlobalView | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | externalId | Uniek over ADP-producten |
payrollFileNumber | employeeNumber | |
legalName.givenName of nickName | firstName | |
legalName.familyName1 | lastName | |
businessCommunication.emails (0010) of naamgevingsregel | email en login | |
assignedWorkLocations.address.countryCode | countryCode en groep per land | |
legalEntityID | organization en groep | |
homeOrganizationalUnits (ORGEH) | department en groep | |
jobTitle | title | |
reportsTo.associateOID | managerId | |
managementPositionIndicator | Groep leidinggevenden | |
terminationDate | Uit de HR-bron (deactiveren) |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Active Directory
ADP GlobalView Active Directory koppeling: domeinaccounts per land uit de uitbestede payroll
ADP GlobalView → Microsoft Entra ID
ADP GlobalView Entra ID koppeling: accounts per land uit de internationale payroll
ADP GlobalView → Google Workspace
ADP GlobalView koppelen met Google Workspace: Google-accounts per land uit de payroll
ADP GlobalView → SailPoint
ADP GlobalView SailPoint koppeling: identiteiten uit alle GlobalView-landen in SailPoint