Recruitment naar HR
Bullhorn AFAS koppeling: eerste plaatsing van een consultant start de onboarding
Met een koppeling tussen Bullhorn en AFAS start een nieuwe plaatsing (Placement) in Bullhorn de onboarding in AFAS Profit, met kandidaat, startdatum van het dienstverband en salaris al ingevuld. Alleen plaatsingen van mensen die bij het bureau in loondienst komen gaan naar AFAS; zzp'ers en volgende opdrachten van een bestaande medewerker maken geen nieuwe medewerker aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die consultants in Bullhorn plaatsen en hun eigen personeel in AFAS hebben, typen bij elke eerste plaatsing de consultant over in AFAS. Bij een tweede of derde opdracht moet HR uitzoeken of de persoon al medewerker is, en zzp'ers horen er helemaal niet in.
- De recruiter maakt in Bullhorn een Placement aan voor de kandidaat en de opdracht.
- KoppelHet leest de plaatsing uit de eventwachtrij en kijkt naar het soort medewerker.
- Is de kandidaat nog geen medewerker in AFAS, dan start de onboarding met de gegevens uit Bullhorn.
- Is de kandidaat al bekend in AFAS, dan krijgt HR een melding in plaats van een tweede medewerker.
- HR rondt de onboarding af met BSN, loonheffingskorting en inschaling.
Waar je op let bij Bullhorn en AFAS Profit
- In Bullhorn wordt iemand niet één keer aangenomen. Elke opdracht is een nieuwe Placement. KoppelHet maakt alleen bij de eerste plaatsing van een kandidaat een medewerker in AFAS; latere plaatsingen van dezelfde persoon starten geen nieuwe onboarding.
- Bullhorn legt per plaatsing het soort medewerker vast, bijvoorbeeld Employee of Contractor. Alleen de soorten die bij het bureau in loondienst komen gaan naar AFAS; plaatsingen van zzp'ers blijven buiten de koppeling.
- Een Placement heeft naast de startdatum van de opdracht een apart veld voor de start van het betaalde dienstverband, bedoeld voor payrollkoppelingen. KoppelHet gebruikt dat veld als datum in dienst, zodat een consultant die eerst een opleiding volgt op de juiste dag in AFAS start.
- Het salaris op een Placement is een jaar- of een uurbedrag, en een apart veld zegt welke van de twee. KoppelHet rekent dat om naar de manier waarop AFAS het salaris vastlegt, en stopt met een melding als de eenheid ontbreekt.
- AFAS start de onboarding met een onboardingprofiel dat verplicht is en standaardwaarden invult voor velden die de koppeling niet meestuurt. KoppelHet kiest het profiel op basis van het soort medewerker in Bullhorn, zodat een consultant in loondienst een ander profiel krijgt dan intern personeel.
- Kandidaat en vacature van een Placement zijn na het aanmaken niet meer te wijzigen. Is een plaatsing aan de verkeerde kandidaat gehangen, dan moet de recruiter een nieuwe maken; KoppelHet meldt dat aan HR zodat de onboarding in AFAS wordt afgewezen.
- Komt een oud-medewerker via Bullhorn terug, dan gaat het bestaande medewerkernummer uit AFAS mee en wordt het een herindiensttreding. De historie blijft zo bij één persoon in AFAS.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Bullhorn een koppeling met AFAS?
Bullhorn zelf levert er geen. KoppelHet bouwt en beheert de koppeling op de API's van beide systemen.
Gaan ook onze uitzendkrachten naar AFAS?
Alleen als jullie ze in AFAS verlonen. Welke soorten medewerker meegaan, leggen we bij de start samen vast.
Wat gebeurt er als een plaatsing eindigt?
In de eerste versie niets; het dienstverband loopt in AFAS door tot HR het beëindigt. De einddatum doorgeven kan later als uitbreiding.
Welke rechten heeft KoppelHet nodig in Bullhorn?
Een API-gebruiker die plaatsingen en kandidaten mag lezen, met OAuth-gegevens die jullie Bullhorn-beheerder regelt. Schrijven in Bullhorn is niet nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bullhorn wordt gelezen via de REST API na OAuth 2.0 en een REST-login die een BhRestToken en een eigen basis-URL oplevert. Een subscription (PUT /event/subscription, type entity, names Placement, eventTypes INSERTED en UPDATED) vult een wachtrij die KoppelHet met GET /event/subscription en maxEvents leegt; met requestId zijn events opnieuw op te halen. Daarna GET entity/Placement en entity/Candidate met de benodigde velden.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die de workflow Onboarding start en ook herindiensttreding ondersteunt. Het onboardingprofiel is verplicht; velden die ontbreken krijgen de standaardwaarde uit het profiel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Bullhorn | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate.firstName | Voornaam | |
Candidate.lastName en middleName | Voorvoegsel en achternaam | namePrefix in Bullhorn is een aanhef zoals Dr., geen tussenvoegsel |
Candidate.dateOfBirth | Geboortedatum | |
Candidate.email en phone | Privé e-mail en telefoon | |
Placement.employmentStartDate | Datum in dienst | Valt terug op dateBegin als het veld leeg is |
Placement.salary en salaryUnit | Salaris | Jaar- of uurbedrag omgerekend naar de AFAS-inrichting |
Placement.employeeType | Onboardingprofiel | Bepaalt ook of de plaatsing meegaat |
Placement.costCenter | Kostenplaats | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Bullhorn → BambooHR
Bullhorn BambooHR koppeling: eerste plaatsing als medewerker met statusregel in BambooHR
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob