Payroll naar finance
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
Met een koppeling tussen Exact Online en HR2day blijven de kostenplaatsen en kostendragers in HR2day gelijk aan die in Exact Online, en komt het loonjournaal van elke salarisrun als memoriaalboeking in de juiste Exact-administratie. Een kostenplaats die in Exact afloopt, zie je in HR2day op tijd terug, zodat geen kostenverdeling naar een gesloten kostenplaats blijft lopen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die salarissen in HR2day verwerken en per administratie in Exact Online boeken, maken na de salarisrun per administratie een journaalbestand dat finance inleest en controleert. Een kostenplaats die vervalt, blijft in HR2day staan, en daar komen dan nog maanden loonkosten op.
- Finance maakt in Exact Online een kostenplaats of kostendrager aan, of geeft een bestaande een einddatum.
- KoppelHet haalt per administratie de wijzigingen op en legt ze naast de kostenplaatsen van de werkgever in HR2day.
- Nieuwe waarden staan klaar in HR2day; voor een kostenplaats met een einddatum krijgt de salarisadministratie een lijst van medewerkers en kostenverdelingen die er nog naar verwijzen.
- Na de salarisrun leest KoppelHet het journaal uit HR2day en telt de regels op per grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager.
- Het journaal komt als één memoriaalboeking met regels in de administratie van de werkgever. Een afgewezen boeking komt met de reden bij finance.
Waar je op let bij Exact Online en HR2day
- Exact Online kan een kostenplaats of kostendrager een einddatum geven waarop hij inactief moet zijn. Een kostenverdeling in HR2day kan juist vooraf tot een bepaalde datum lopen. KoppelHet vergelijkt de twee en waarschuwt als een verdeling langer doorloopt dan de kostenplaats in Exact bestaat.
- HR2day heeft een tweede kostendimensie naast de kostenplaats, die vaak voor projecten wordt gebruikt. In Exact Online heet de tweede dimensie kostendrager. KoppelHet vult de tweede dimensie in HR2day met de kostendragers uit Exact en zet ze bij het boeken weer op dezelfde plek terug.
- Elke werkgever in HR2day hoort bij een eigen administratie in Exact Online, en de API werkt altijd binnen één administratie. KoppelHet legt per werkgever vast welke administratie geldt, zodat kostenplaatsen en journaal van de ene stichting niet bij de andere landen.
- Een andere code voor een kostenplaats of kostendrager geeft Exact alleen via de hercodeerfunctie. HR2day houdt dan de oude code. KoppelHet herkent de hercodering aan het vaste kenmerk in Exact en zet de salarisadministratie de oude en nieuwe code naast elkaar.
- Exact Online boekt een memoriaalpost alleen in een periode die in de periodetabel van die administratie bestaat. KoppelHet controleert voor het boeken of de salarisperiode uit HR2day in Exact open staat, zodat een journaal niet halverwege wordt afgewezen.
- Een geboekte memoriaalpost is in Exact Online niet te wijzigen. Komt er in HR2day een correctierun, dan zet KoppelHet die als aparte boeking met een tegenboeking waar nodig, zodat finance het verloop per run terugziet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt KoppelHet kostenplaatsen ook aan in Exact Online?
Nee. Exact is de bron. Finance maakt kostenplaatsen en kostendragers aan in Exact, en HR2day volgt.
Wat als Exact een boeking afwijst?
Dan krijgt finance een melding met de reden uit Exact, bijvoorbeeld een ontbrekende periode of grootboekrekening. Na de correctie biedt KoppelHet het journaal opnieuw aan.
Kunnen we per medewerker boeken?
Dat kan, maar het kost veel meer API-verzoeken en maakt de administratie onoverzichtelijk. Meestal boeken we per grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 namens een gebruiker, per division in de URL. Costcenters en Costunits (GET, POST, PUT, DELETE; Code en Description verplicht; EndDate; code alleen te wijzigen via hercoderen). GeneralJournalEntries (GET, POST, DELETE, geen PUT) met JournalCode, FinancialYear, FinancialPeriod, GeneralJournalEntryLines en Reversal voor correctieboekingen; boekingen krijgen type 90. API-limieten per minuut en per dag, per app en per administratie.
- HR2day draait op Salesforce. KoppelHet leest en schrijft via de Salesforce REST API met een connected app en een integratiegebruiker met rechten op alleen kostenplaatsen, kostenverdelingen en journaalgegevens.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact Online | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
Costcenters.Code en Description | Kostenplaats | Per administratie, bij de werkgever in HR2day |
Costcenters.EndDate | Einddatum kostenplaats | Plus een melding als er nog kostenverdelingen naar verwijzen |
Costunits.Code en Description | Kostenplaats dim2 | |
Division | Werkgever | |
Looncomponent | GeneralJournalEntryLines.GLAccount | Via een vaste tabel; GLAccount is een GUID |
Kostenplaats en dim2 op de journaalregel | GeneralJournalEntryLines.CostCenter en CostUnit | |
Salarisperiode | FinancialYear en FinancialPeriod | De periode moet in Exact bestaan |
Run | JournalCode en omschrijving | Vast memoriaaldagboek voor salarissen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Exact Online
ADP Workforce Now Exact Online koppeling: Nederlandse workers uit ADP vergeleken met Exact, met kostenplaatsen
AFAS Profit → Exact Online
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
BambooHR → Exact Online
BambooHR Exact Online koppeling: de Nederlandse medewerkers uit BambooHR gecontroleerd in Exact
BuddeeHR → Exact Online
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact