HR naar ITSM
HR2day Jira Service Management koppeling: klanten, organisaties en onboardingverzoeken per arbeidsrelatie
Met een koppeling tussen HR2day en Jira Service Management staat elke medewerker uit HR2day als klant in het portaal, lid van de organisatie van elke afdeling waar hij een lopende arbeidsrelatie heeft, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker, functiewissel of vertrek een verzoek van het juiste request type aan. Een tweede contract of een nieuw oproepcontract levert geen nieuw onboardingverzoek op, en de portaaltoegang stopt pas als de laatste arbeidsrelatie is afgelopen.
Wat de koppeling doet
Wie alle medewerkers in HR2day vastlegt, ook invallers die op meerdere locaties werken, en Jira Service Management voor de ICT-dienst gebruikt, krijgt nieuwe collega's vaak per mail gemeld, soms pas op de eerste werkdag. Een invaller die al bekend is, wordt bij een nieuw contract dan opnieuw aangemeld als nieuwe medewerker.
- HR voert de nieuwe medewerker en arbeidsrelatie in HR2day in.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers en arbeidsrelaties op en maakt de klant aan met het werkadres.
- De klant wordt lid van de organisatie van elke school of afdeling waar een arbeidsrelatie loopt.
- Vier weken voor de eerste begindatum maakt KoppelHet een onboardingverzoek aan, namens de nieuwe medewerker, met school, functie en leidinggevende in de velden.
- Een week voor het einde van de laatste arbeidsrelatie komt een offboardingverzoek; de dag na de einddatum gaat de portaaltoegang dicht.
Waar je op let bij HR2day en Jira Service Management
- Jira Service Management herkent een klant aan het e-mailadres, dus één persoon is één klant. Een invaller met contracten op drie scholen wordt daarom niet drie keer aangemaakt, maar lid van drie organisaties, zodat hij de gedeelde verzoeken van elke school kan zien.
- Invallers en oproepkrachten hebben in HR2day niet altijd een werkadres. Zonder e-mailadres kan Jira Service Management geen klant aanmaken. KoppelHet slaat die medewerkers over en meldt ze, zodat ICT kiest of ze een adres krijgen.
- Een nieuwe arbeidsrelatie voor iemand die al klant is, levert alleen een extra organisatie op en geen onboardingverzoek. Zo krijgt de servicedesk geen laptopaanvraag voor een invaller die al jaren op een andere school werkt.
- Eindigt één van twee arbeidsrelaties, dan verdwijnt alleen het lidmaatschap van die organisatie. Pas als er na de einddatum geen arbeidsrelatie meer loopt, trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
- HR2day draait op Salesforce, waar alle koppelingen van een organisatie een dagelijks maximum aan verzoeken delen. KoppelHet vraagt alleen gewijzigde medewerkers en arbeidsrelaties op en zet voor Jira Service Management geen volledige lijst elke run opnieuw door.
- In HR2day hangt de leidinggevende aan de afdeling. Het verzoek krijgt de leidinggevende van de afdeling van de nieuwe arbeidsrelatie, zodat een goedkeuring in het request type bij de schoolleider van die school uitkomt.
- Stagiairs en vrijwilligers kunnen in HR2day een eigen soort contract hebben. Per soort kiest KoppelHet een ander request type, of geen verzoek, zodat een stagiair alleen een account aanvraagt en geen laptop.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Worden ook personeelsdossiers of salarisgegevens zichtbaar in Jira?
Nee. De koppeling leest alleen naam, werkadres, arbeidsrelaties, afdeling en leidinggevende. Salaris en BSN komen niet in het portaal.
Kunnen medewerkers ook in Assets komen?
Dat kan later als uitbreiding, met een medewerkerobject per persoon zodat laptops aan iemand hangen. We beginnen met klanten, organisaties en verzoeken.
Wat als een startdatum verschuift?
Staat het onboardingverzoek al open, dan zet KoppelHet een opmerking met de nieuwe datum op dat verzoek in plaats van een tweede verzoek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API met SOQL-query's op de HR2day-objecten voor medewerker, arbeidsrelatie en afdeling, op laatste wijzigingsdatum. Toegang via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/ - POST customer (email en displayName), POST en DELETE organization/{organizationId}/user voor lidmaatschappen, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access bij vertrek. Verzoeken met POST /rest/servicedeskapi/request (serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HR2day | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Werknemersnummer | Sleutel in KoppelHet | Koppelt de HR2day-medewerker aan het accountId van de klant |
Roepnaam en achternaam | Klant: displayName | |
E-mail werk | Klant: email | Zonder werkadres geen klant |
Afdeling of locatie per arbeidsrelatie | Organisatie (lidmaatschap) | Eén lidmaatschap per lopende arbeidsrelatie |
Eerste begindatum | requestFieldValues: startdatum | |
Soort contract | requestTypeId | Bijvoorbeeld een kort verzoek voor stagiairs |
Leidinggevende van de afdeling | requestFieldValues: manager | |
Einde laatste arbeidsrelatie | Offboardingverzoek en portaaltoegang intrekken |
Gerelateerd
Exact Online → HR2day
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
HR2day → Active Directory
HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR
HR2day → Microsoft Entra ID
HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang
HR2day → Google Workspace
HR2day Google Workspace koppeling: één Google-account per medewerker, ook met meerdere arbeidsrelaties