Identity en access management
HR2day Google Workspace koppeling: één Google-account per medewerker, ook met meerdere arbeidsrelaties
Met een koppeling tussen HR2day en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker in HR2day automatisch een Google-account, in de organisatie-eenheid en groepen van zijn afdeling en werkgever. Wie meerdere arbeidsrelaties heeft, houdt één account met alle arbeidsrelaties erop, en na het einde van de laatste arbeidsrelatie wordt het account geschorst.
Wat de koppeling doet
Wie HR2day gebruikt voor personeel en salaris en Google Workspace voor de werkplek, krijgt bij medewerkers met meerdere arbeidsrelaties soms twee accounts, zoals bij een leerkracht met een vaste aanstelling op de ene school en een uitbreiding op een andere. Medewerkers met een reeks korte contracten staan op de eerste werkdag nog niet in Google.
- HR legt in HR2day een medewerker en arbeidsrelatie vast, met afdeling, functie en begindatum.
- KoppelHet haalt de wijziging op en zoekt in Google eerst op personeelsnummer of er al een account is.
- Bestaat er geen account, dan maakt KoppelHet het aan met het werkadres volgens de afgesproken naamgevingsregel, in de organisatie-eenheid van de hoofdarbeidsrelatie.
- Een tweede arbeidsrelatie komt op hetzelfde account, en de medewerker gaat ook in de groepen van die tweede school of afdeling.
- Na de einddatum van de laatste arbeidsrelatie schorst KoppelHet het account en verplaatst het naar een organisatie-eenheid zonder licentie.
Waar je op let bij HR2day en Google Workspace
- Een medewerker kan in HR2day meerdere arbeidsrelaties hebben, en Google kan bij één account meerdere organisaties vastleggen waarvan er één de hoofdorganisatie is. KoppelHet zet elke arbeidsrelatie als organisatie op het account en markeert de hoofdarbeidsrelatie, zodat er één account blijft en toch alle scholen of afdelingen zichtbaar zijn.
- Sinds 2024 kan HR2day de kosten van een medewerker tijdelijk verdelen over andere kostenplaatsen, los van de aanstelling. Google kent per organisatie maar één kostenplaats. KoppelHet neemt de kostenplaats van de aanstelling over, zodat een tijdelijke doorbelasting geen groepswissel of verhuizing in Google veroorzaakt.
- HR2day legt de omvang van een arbeidsrelatie vast als deeltijdfactor. Google heeft een eigen veld voor de omvang, uitgedrukt in duizendsten van een procent. KoppelHet rekent de factor om, zodat jullie in Google bijvoorbeeld groepen voor kleine contracten kunnen maken.
- Bij Google Workspace for Education kunnen licenties automatisch per organisatie-eenheid worden toegekend. Google kent die licentie volgens de eigen documentatie ook toe aan geschorste accounts. KoppelHet verplaatst een vertrokken medewerker daarom bij het schorsen naar een eenheid zonder automatische licentie.
- Pedagogisch medewerkers en invallers krijgen in HR2day vaak de ene korte arbeidsrelatie na de andere. Ligt er minder dan de afgesproken periode tussen, dan blijft het Google-account geschorst bestaan en gaat het bij de volgende arbeidsrelatie weer open, met dezelfde mail en bestanden.
- Een stichting met kinderopvang en onderwijs heeft in HR2day vaak meerdere werkgevers. De werkgever bepaalt in Google de organisatie-eenheid en, als jullie dat gebruiken, het e-maildomein, zodat beleid voor leerkrachten en voor de opvang apart kan blijven.
- Google raadt zelf af om het e-mailadres als vaste sleutel te gebruiken, omdat het bij een naamswijziging verandert. KoppelHet koppelt het account daarom aan het personeelsnummer uit HR2day, dat ook bij een nieuwe arbeidsrelatie gelijk blijft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt een leerkracht op twee scholen twee Google-accounts?
Nee. Het blijft één account. De hoofdarbeidsrelatie bepaalt de plek in Google, en de medewerker komt in de groepen van beide scholen.
Ziet de koppeling salaris of verzuim in HR2day?
Nee. De koppelgebruiker mag alleen medewerkers, arbeidsrelaties en afdelingen lezen. Wat Google niet nodig heeft, vraagt de koppeling niet op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API op de HR2day-objecten voor medewerker, arbeidsrelatie en afdeling, gefilterd op wijzigingsdatum, via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API met een service account en domain-wide delegation. Velden onder meer externalIds (type organization), name.givenName en name.familyName (maximaal 60 tekens), primaryEmail, organizations (een lijst met maximaal één primary, met title, department, costCenter en fullTimeEquivalent in millipercent), relations (type manager), orgUnitPath en suspended. Te veel aanmaakverzoeken geven HTTP 503; KoppelHet probeert opnieuw met exponential back-off.
- Automatische licentietoewijzing voor Google Workspace for Education geldt per organisatie-eenheid en neemt ook geschorste gebruikers mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HR2day | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | externalIds (type organization) | Vaste sleutel; het e-mailadres is dat niet |
Roepnaam | name.givenName | |
Achternaam volgens naamgebruik | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Arbeidsrelaties | organizations (één per arbeidsrelatie) | De hoofdarbeidsrelatie krijgt primary = true |
Functie | organizations.title | |
Afdeling | organizations.department en orgUnitPath | |
Kostenplaats van de aanstelling | organizations.costCenter | |
Deeltijdfactor | organizations.fullTimeEquivalent | Omgerekend naar duizendsten van een procent (100000 = 100%) |
Leidinggevende | relations (type manager) | |
Einddatum laatste arbeidsrelatie | suspended = true en orgUnitPath vertrokken |
Gerelateerd
Exact Online → HR2day
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
HR2day → Active Directory
HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR
HR2day → Microsoft Entra ID
HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang
HR2day → Jira Service Management
HR2day Jira Service Management koppeling: klanten, organisaties en onboardingverzoeken per arbeidsrelatie