Recruitment naar HR
iCIMS HiBob koppeling: aanname in Bob, fouten zichtbaar in iCIMS
Met een koppeling tussen iCIMS en HiBob komt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in iCIMS als nieuwe medewerker in Bob, met vestiging, startdatum, afdeling, functie en adres. Weigert Bob een waarde, dan krijgt de recruiter de reden direct in iCIMS te zien.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd in iCIMS werven en voor hun Europese vestigingen HiBob gebruiken, typen aannames over van iCIMS naar Bob. De overdracht loopt via e-mail of een export.
- De recruiter zet de kandidaat in iCIMS op de status voor een geaccepteerd aanbod.
- KoppelHet haalt persoon, sollicitatie en vacature op via de iCIMS-API.
- De locatie van de vacature wordt vertaald naar een vestiging in Bob, afdeling en titel naar de lijsten in Bob.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Bob, met een salarisregel vanaf de startdatum.
- iCIMS toont de recruiter een bevestiging, of de reden waarom Bob de medewerker weigerde.
Waar je op let bij iCIMS en HiBob
- Bob weigert een nieuwe medewerker zonder vestiging of met een afdeling die niet in de lijst staat. iCIMS laat de ontvanger een foutmelding teruggeven die de recruiter ziet. KoppelHet geeft de weigering van Bob dus direct terug aan iCIMS, bij de kandidaat.
- De locatie van een iCIMS-vacature is een verwijzing naar een adres, terwijl Bob een vestiging uit een vaste lijst wil. KoppelHet legt per iCIMS-locatie de vestiging in Bob vast, zodat een vacature in Amsterdam of Utrecht op de juiste vestiging landt.
- In iCIMS is het telefoonnummer ingedeeld naar type, zoals werk, thuis en mobiel. KoppelHet neemt het mobiele nummer en zet het als persoonlijk mobiel nummer in Bob, en laat een werknummer van een oude werkgever liggen.
- iCIMS bewaart naast het aanbodsbedrag een bonus, verhuisvergoeding en vakantie-uren. Bob krijgt alleen het basisbedrag als salarisregel; bonus en vakantie-uren volgen de regelingen die HR in Bob heeft ingericht.
- Bob meldt het niet als de koppelgebruiker maar een deel van de rechten heeft; velden blijven dan stil leeg. Na de inrichting controleren we met een testkandidaat uit iCIMS per veld of Bob het echt heeft gevuld.
- Een iCIMS-melding bevat alleen nummers en links, geen persoonsgegevens. KoppelHet haalt alles zelf op bij iCIMS, zodat een nagemaakte melding geen medewerker in Bob kan maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Hire API van Bob?
Die maakt een melding waarmee HR de nieuwe medewerker zelf afrondt. Dat kan ook; KoppelHet kiest standaard voor een complete medewerker, zodat HR niets hoeft over te nemen.
Gaan ook aannames buiten Europa naar Bob?
Alleen als die vestigingen in Bob staan. Een locatie zonder vestiging in Bob geeft een melding in iCIMS.
Krijgt de medewerker meteen een uitnodiging voor Bob?
Nee, die stuurt HR zelf als de startdatum nadert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- iCIMS via de Workflow Status Update-event (WorkFlowStatusChangeEvent met personId, jobId, systemId en links), ingesteld op een triggerstatus. Antwoord 200 met userMessage of 400 met de melding voor de recruiter. Daarna GET op applicantworkflows (proposedstartdate, offeramount), people (firstname, lastname, email, phones met phonetype, addresses) en jobs (joblocation, department, jobtitle).
- HiBob via POST /v1/people (verplicht email, firstName, surname, work.startDate en work.site; lijstwaarden moeten bestaan), daarna een regel in de salaristabel. Service user met Add new people to the company; geen melding bij gedeeltelijke rechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in iCIMS | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | firstName en surname | |
email | email | Verplicht in Bob |
phones (type Mobile) | Persoonlijk mobiel nummer | |
addresses | Huisadres in Bob | |
joblocation (vacature) | work.site | Verplicht in Bob, via een vertaaltabel |
department en jobtitle (vacature) | work.department en work.title | |
proposedstartdate | work.startDate | |
offeramount | Salarisregel met ingangsdatum |
Gerelateerd
iCIMS → Personio
iCIMS Personio koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in onboarding
iCIMS → SAP SuccessFactors
iCIMS SAP SuccessFactors koppeling: geaccepteerd aanbod als nieuwe medewerker in Employee Central
iCIMS → Workday
iCIMS Workday koppeling: geaccepteerd aanbod wordt pre-hire en indiensttreding
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob