ASVerzuimmelding (SIVI)
Rippling koppelen met de arbodienst via SIVI: ziekteverlof van de Nederlandse entiteit gemeld
Met een koppeling tussen Rippling en de Arbodienst wordt goedgekeurd ziekteverlof van medewerkers van de Nederlandse legal entity in Rippling automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. HR meldt verzuim dan niet meer dubbel in het portaal van de arbodienst, en een geannuleerde of verwijderde ziekmelding in Rippling wordt een taak voor HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling gebruiken voor HR en een Nederlandse entiteit met een eigen arbodienst hebben, vragen ziekteverlof aan in Rippling en zetten het daarna met de hand in het portaal van de arbodienst. Rippling kent geen Nederlandse verzuimregels, dus vangnet, gedeeltelijk herstel en betermelding moeten ergens anders worden bijgehouden.
- Bij de start bepalen we welke leave types in Rippling ziekte zijn en welke legal entity de Nederlandse werkgever is.
- KoppelHet vraagt elk uur de leave requests op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, gesorteerd op laatste wijziging.
- Een goedgekeurde ziekte van een Nederlandse medewerker gaat als ziekmelding naar de arbodienst, met dienstverband en vangnet.
- Een andere einddatum of minder minuten per dag wordt een wijziging of betermelding.
- De arbodienst stuurt een retourmelding; een afkeuring, annulering of verwijdering wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Rippling en Arbodienst (SIVI)
- Webhooks voor leave requests stuurt Rippling alleen naar partnerapps uit de App Shop, en dan met ongeveer vijf minuten vertraging. Een koppeling voor één organisatie haalt de wijzigingen daarom zelf op, gesorteerd op het moment van laatste wijziging.
- Een leave request in Rippling heeft de status PENDING, APPROVED, REJECTED of CANCELED. Alleen APPROVED wordt een ziekmelding. Wordt een al gemelde aanvraag geannuleerd of verwijderd, dan krijgt HR een taak, omdat de arbodienst dan misschien al contact heeft gehad met de medewerker.
- Rippling geeft per aanvraag een lijst met dagen en het aantal minuten dat per dag is opgenomen. KoppelHet legt die minuten naast het werkrooster per weekdag van de worker, zodat een middag ziek bij de arbodienst als een gedeeltelijke dag binnenkomt.
- Bij elke worker in Rippling staat de legal entity met land en belastingnummer. KoppelHet stuurt alleen ziekte van workers van de Nederlandse entiteit door; verzuim van collega's in de VS of elders blijft in Rippling.
- Een aanvraag in Rippling kan een reden en opmerkingen in vrije tekst hebben. Daar kan een klacht in staan, dus die velden gaan nooit naar de arbodienst. Alleen het leave type bepaalt of het om ziekte gaat.
- Mist de API-gebruiker rechten op een veld, dan laat Rippling dat veld weg en noemt het in een lijst met afgeschermde velden, zonder foutmelding. KoppelHet controleert die lijst bij elke ronde en meldt het als er een veld voor de arbodienst ontbreekt.
- Een leave type in Rippling kan door een extern systeem worden beheerd. Is ziekteverlof zo ingericht, dan is Rippling niet de bron en sluiten we de koppeling aan op het systeem dat het verlof echt vastlegt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen webhooks van Rippling?
Rippling stuurt leave-webhooks alleen naar partnerapps in de App Shop. Elk uur ophalen is voor een ziekmelding ruim op tijd.
Moeten we in Rippling een apart verloftype voor ziekte hebben?
Ja. De koppeling herkent ziekte aan het leave type, niet aan de reden of opmerking.
Gaat de opmerking bij de aanvraag mee?
Nee. Reden en opmerkingen blijven in Rippling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API met GET /leave-requests/ (scope leave-requests.read, maximaal 100 per pagina, cursor, order_by updated_at, filter op status en leave_type_id, expand worker en leave_type). Velden onder meer id, worker_id, status (PENDING, APPROVED, REJECTED, CANCELED), start_date, end_date, number_of_minutes_requested, days_take_off (date, number_of_minutes_taken_off), leave_type_id, reason_for_leave, comments en is_managed_by_external_system. Leave types via GET /leave-types/. Worker met legal_entity (country, tax_identifier) en work_schedule. Afgeschermde velden in __meta.redacted_fields.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
worker.number | Identificatie werknemer | Geen BSN |
worker_id (de rol bij de Nederlandse legal entity) | Identificatie dienstverband | |
Leave request id | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
days_take_off (minuten per dag) tegen work_schedule | Percentage verzuim | |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
leave_type_id | Filter op ziekte | Alleen de types die als ziekte zijn aangewezen |
Eigen veld in Rippling | Vangnet J/N | Rippling kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie