Identity en access management
Rippling Okta koppeling: Okta-gebruikers vanuit Rippling, met ingangsdatums en herindiensttreding
Met een koppeling tussen Rippling en Okta wordt elke nieuwe medewerker in Rippling een Okta-gebruiker met functie, afdeling, entiteit, leidinggevende en soort dienstverband, en wordt die gebruiker gedeactiveerd na het vertrek. KoppelHet regelt ook wijzigingen met ingangsdatum, herindiensttreding, ingetrokken aannames en een vaste taakverdeling tussen Rippling en Okta.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling voor HR gebruiken en Okta als identity provider, hebben twee systemen die allebei accounts in applicaties kunnen beheren. Zonder afspraak maakt Rippling een account in een app aan terwijl Okta hetzelfde doet, en verschuift een promotie met een ingangsdatum in Okta al op de dag dat HR hem invoert.
- Met jullie leggen we vast welke applicaties Okta beheert en welke Rippling, zodat elk account één eigenaar heeft.
- In Rippling komt een API-token op een beheeraccount dat niet aan één medewerker hangt; in Okta een service app met OAuth.
- Bij een aanname maakt KoppelHet de Okta-gebruiker aan zonder activatie, met het Rippling-user-id als sleutel.
- Op de startdatum activeert KoppelHet de gebruiker; geplande wijzigingen gaan op hun ingangsdatum door.
- Na de einddatum deactiveert KoppelHet de gebruiker; bij een ontslag dat direct ingaat meteen.
Waar je op let bij Rippling en Okta
- Rippling is zelf ook identity provider en kan accounts in applicaties aanmaken en intrekken. Okta kan dat ook. KoppelHet raakt alleen de Okta-gebruiker en zijn groepen aan, en de afspraak per applicatie voorkomt dat Rippling en Okta hetzelfde account beheren.
- In Rippling is de user de persoon en de worker een periode van werk. Wie terugkomt, krijgt bij dezelfde user een nieuwe worker. KoppelHet gebruikt het user-id als sleutel in Okta en heractiveert de bestaande gebruiker, zodat een terugkerende collega geen tweede Okta-account krijgt.
- Een worker in Rippling doorloopt INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE en TERMINATED. KoppelHet maakt bij HIRED of ACCEPTED een Okta-gebruiker zonder activatie aan en activeert hem op de startdatum, zodat IT kan voorbereiden en de collega pas op dag één kan inloggen.
- Bij een beëindiging geeft Rippling een type mee, zoals vrijwillig, onvrijwillig, aanbod afgewezen of ingetrokken. Is de aanname nooit begonnen, dan verwijdert KoppelHet de klaargezette Okta-gebruiker in plaats van hem als vertrekker te deactiveren. Bij een onvrijwillig vertrek deactiveert KoppelHet direct.
- Rippling registreert bij elke wijziging wanneer hij is vastgelegd en wanneer hij ingaat, en filteren op ingangsdatum mist wijzigingen in de toekomst. KoppelHet volgt wijzigingen op het moment van vastleggen en zet een nieuwe functie of afdeling pas op de ingangsdatum in Okta, zodat groepen niet te vroeg wisselen.
- Een API-token in Rippling vervalt als de maker vertrekt of als hij dertig dagen niet is gebruikt, en een Okta-token vervalt ook na dertig dagen zonder gebruik. KoppelHet maakt de Rippling-token aan op een beheeraccount en gebruikt in Okta een service app met OAuth, zodat de koppeling niet stopt bij het vertrek van een beheerder.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet Rippling of Okta de applicaties beheren?
Dat kiezen jullie per applicatie. Belangrijk is dat elk account één eigenaar heeft; KoppelHet legt die keuze bij de start vast.
Wordt een vertrekker verwijderd uit Okta?
Nee, gedeactiveerd. Alleen een klaargezette gebruiker van een aanname die niet doorging, verwijdert KoppelHet.
Leest de koppeling salarissen in Rippling?
Nee. De token krijgt alleen scopes voor workers, gebruikers, afdelingen en wijzigingen, niet voor compensatie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Rippling via de REST API (rest.ripplingapis.com: /workers met expand user en manager; status, start_date, end_date, termination_details, employment_type, department, legal_entity_id) en de Worker Changes API (applied_on en effective_on; scope worker-changes.read, entitlement via Rippling), plus webhooks.
- Naar Okta via de Users API met een OAuth 2.0 service app (scopes okta.users.manage en okta.groups.manage): aanmaken zonder activatie, activeren, deactiveren en heractiveren.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
user_id | employeeNumber | Blijft gelijk bij herindiensttreding |
Voornaam en achternaam | firstName en lastName | |
work_email | login en email | |
title | title | |
department.name | department | |
legal_entity_id | organization | |
manager_id | managerId en manager | |
employment_type.type (EMPLOYEE, CONTRACTOR) | userType | |
status, start_date en end_date | status (STAGED, ACTIVE, DEPROVISIONED) |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie