Verlof, verzuim en uren
Rippling Quinyx koppeling: workers in de juiste Quinyx-unit, goedgekeurd verlof als afwezigheid
Met een koppeling tussen Rippling en Quinyx komt elke worker met een werklocatie automatisch in Quinyx, in de unit van die locatie en met een rol waarmee hij in te roosteren is. Verlof dat in Rippling is goedgekeurd, zet KoppelHet als afwezigheid in Quinyx, en verlof dat in Rippling wordt geannuleerd geeft de diensten weer terug aan de medewerker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en IT in Rippling regelen en winkels, magazijnen of contactcenters in Quinyx plannen, maken iedere nieuwe kracht opnieuw aan in Quinyx. Verlof dat in Rippling is goedgekeurd of juist geannuleerd, moet de planner zelf in het rooster verwerken.
- HR neemt iemand aan in Rippling; de worker krijgt een werklocatie en een startdatum.
- KoppelHet maakt de medewerker in Quinyx aan in de unit van die locatie en geeft hem een rol vanaf de startdatum.
- De medewerker vraagt verlof aan in Rippling en een leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet zet het verlof als hele of gedeeltelijke afwezigheid in Quinyx.
- Wordt verlof geannuleerd of de worker beëindigd, dan haalt KoppelHet de afwezigheid weg of sluit de rol af.
Waar je op let bij Rippling en Quinyx
- Webhooks van Rippling naar een externe URL zijn er alleen voor partners in de App Shop, met een vertraging van ongeveer vijf minuten. Verlofaanvragen zijn in Rippling bovendien niet te filteren op wijzigingsdatum, wel daarop te sorteren. KoppelHet vraagt ze daarom gesorteerd op laatste wijziging op en stopt bij de eerste aanvraag die het al kent.
- Een verlofaanvraag in Rippling kan een begin- en eindtijd hebben en geeft het aantal aangevraagde minuten. Quinyx kent een gedeeltelijke afwezigheid met een percentage van de dienst, vanaf het begin of vanaf het einde. KoppelHet rekent de minuten om naar een percentage van de geplande uren van die dag en kiest de richting op basis van de begintijd.
- Rippling heeft geen endpoint om verlof te verwijderen; een aanvraag wordt geannuleerd door de status te wijzigen. Quinyx verwijdert een afwezigheid met diensten alleen als je aangeeft of die diensten terug naar de medewerker moeten. KoppelHet verwijdert bij een geannuleerde aanvraag de afwezigheid en geeft de diensten terug.
- Quinyx weigert een afwezigheid als er in die periode niet goedgekeurde stempels staan die zouden verdwijnen, tenzij je die controle bewust overslaat. Rippling kan verlof achteraf goedkeuren, voor dagen waarop al geklokt is. KoppelHet slaat de controle niet over en meldt zo'n aanvraag aan de planner, zodat geen gewerkte tijd verloren gaat.
- Een medewerker in Quinyx is pas in te roosteren met een rol in een unit, en die rol heeft een eigen begin- en einddatum. Rippling kent naast actief ook de status geaccepteerd, voor iemand die nog moet beginnen. KoppelHet maakt de medewerker al bij geaccepteerd aan, met een rol vanaf de startdatum, zodat de planner vooruit kan plannen.
- Rippling onderscheidt workers met een vaste werklocatie van workers die op afstand werken. Quinyx plaatst iedereen in een thuisunit. KoppelHet neemt alleen workers mee van wie de werklocatie in de tabel aan een Quinyx-unit hangt; wie op afstand werkt, blijft buiten Quinyx.
- Het personeelsnummer in Rippling is een geheel getal per organisatie. Quinyx kan een medewerker direct opzoeken op badgenummer. KoppelHet gebruikt het Rippling-nummer als badgenummer, zodat een wijziging altijd bij dezelfde Quinyx-medewerker uitkomt, ook als de naam of het e-mailadres verandert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan contractors ook naar Quinyx?
Alleen als ze een werklocatie hebben die in Quinyx wordt gepland. Dat leggen we per soort dienstverband vast.
Gaan gewerkte uren terug naar Rippling?
Niet in deze koppeling. Uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API met een token met alleen de benodigde scopes (onder meer leave-requests.read). Workers via List workers (filter updated_at, expand user; velden number, work_email, status INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE of TERMINATED, location type REMOTE of WORK met work_location_id, start_date, end_date, work_schedule). Verlof via GET /leave-requests/ (filter op status en worker_id, order_by updated_at, limit tot 100; status PENDING, APPROVED, REJECTED of CANCELED; start_time, end_time, number_of_minutes_requested, leave_type_id).
- Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees met badgeNumber, email, personalInformation en employment met homeGroupId en employmentStartDate; GET /hr/v3/employees/badgeNumber:{nummer}) en /hr/v3/role-assignments met startDate en endDate. Afwezigheid via POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences en /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection FROM_START, FROM_END of WHOLE_SHIFT, splitType), DELETE met reassignBackShifts. Fouten LEAVE_PUNCH_EXISTS, MISSING_AGREEMENT en INACTIVE_EMPLOYEE gaan naar de planner.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
number | badgeNumber | Vaste sleutel |
user.name (given_name, family_name) | personalInformation.firstName, lastName | |
work_email | email | |
work_location_id | employment.homeGroupId | Via een tabel van werklocaties naar Quinyx-units |
start_date | employmentStartDate en role-assignment startDate | |
end_date (TERMINATED) | role-assignment endDate | |
Leave request (APPROVED), leave_type_id | Absence, absenceTypeId | Via een tabel per verlofsoort |
start_time, end_time en number_of_minutes_requested | Part-time absence (absenceRate, absenceRateDirection) |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie