Payroll koppeling
Rippling Sage Payroll koppeling: Britse medewerkers uit Rippling als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen Rippling en Sage 50 Payroll zet nieuwe en gewijzigde medewerkers van de eigen Britse entiteit uit Rippling klaar als Employee Details-bestand, met naam, startdatum, afdeling en loon, en levert een lijst van vertrekkers. Sage 50 Payroll heeft geen REST-API, dus payroll start de import zelf; EOR- en PEO-medewerkers van Rippling blijven buiten het bestand.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling als HR-platform gebruiken en hun Britse lonen in Sage 50 Payroll houden, nemen nieuwe medewerkers en loonwijzigingen per periode met de hand over. Iemand die zijn aanbod in Rippling weer afwees, staat soms toch in Sage.
- KoppelHet leest de workers die sinds het vorige bestand zijn gewijzigd, met legal entity, dienstverband, afdeling en compensatie.
- Alleen een EMPLOYEE van de eigen Britse entiteit, zonder EOR of PEO, komt in het bestand.
- KoppelHet maakt een Employee Details-bestand per Sage-bedrijf en een aparte lijst van vertrekkers.
- Payroll maakt een back-up en leest het bestand in via Data Import.
- Payroll vult NI-nummer en belastinggegevens aan die Rippling niet levert.
Waar je op let bij Rippling en Sage Payroll
- Rippling geeft bij elke worker de legal entity met een management_type zoals PEO of EOR. Voor die medewerkers betaalt Rippling of een partner het loon. KoppelHet neemt alleen workers van de eigen Britse entiteit zonder zo'n type op in het Sage-bestand.
- De landvelden in de Rippling-API dekken alleen het SSN, het Canadese SIN en het Nieuw-Zeelandse IRD-nummer. Een Brits NI-nummer zit daar niet bij. KoppelHet laat het veld in het Employee Details-bestand leeg en zet de starter op de lijst voor payroll, tenzij het nummer in een eigen veld in Rippling staat.
- Afgeleide bedragen in Rippling gaan uit van veertig uur per week. Een Britse deeltijder of een contract van 37,5 uur krijgt zo een verkeerd uur- of jaarbedrag. KoppelHet gebruikt alleen het bedrag dat bij compensation_time_period hoort: jaarloon bij SALARIED, uurloon bij HOURLY.
- Sage 50 Payroll heeft geen REST-API; gegevens gaan erin via Data Import met CSV-sjablonen, en een gebruiker start die import zelf na een back-up. Een Sage-bedrijf is een eigen gegevensbestand. Heeft de organisatie twee Britse entiteiten in Rippling, dan levert KoppelHet per entiteit een apart bestand.
- Een vertrek in Rippling heeft een type, en OFFER_DECLINED, RESCIND en RENEGE betekenen dat iemand nooit is begonnen. KoppelHet neemt een worker pas op in het bestand als hij de status ACCEPTED of ACTIVE heeft, en zet zo'n vertrek apart op de lijst zodat payroll weet dat er niets te betalen valt.
- Het RTI Payroll ID is in Sage na de import niet meer te wijzigen, en Sage maakt een nieuw ID als het veld leeg is. Rippling heeft eigen worker-ID's die niets met HMRC te maken hebben. KoppelHet laat het RTI-veld daarom leeg en gebruikt het Rippling-ID alleen als referentie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet Rippling voor de Britse lonen gebruiken?
Als Rippling de Britse lonen voor jullie draait, vervalt deze koppeling. Deze pagina is voor organisaties die Sage houden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API: GET /workers met expand op user, legal_entity, employment_type, department en compensation, filter op updated_at sinds het vorige bestand, termination_details en end_date; scope workers.read.
- Sage 50 Payroll via File, Data Import met het CSV-sjabloon Employee Details, of Advanced Data Import met een eigen veldmapping; Hours and Rates alleen voor bestaande medewerkers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
legal_entity (management_type, country) | Filter en Sage-bedrijf | Geen EOR of PEO; één bestand per bedrijf |
employment_type.type | Filter: alleen EMPLOYEE | |
Rippling worker-id | Works number (referentie) | RTI Payroll ID leeg laten |
user (naam, adres) | Forename, Surname, adres | |
start_date | Start date | |
department | Department | |
compensation (annual_compensation of hourly_wage) | Loon of uurtarief | Bronbedrag, geen afgeleid bedrag |
termination_details (type, reason), end_date | Lijst van vertrekkers |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie