VSVerzuimmelding (SIVI)
Rippling koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekte van workers bij de Nederlandse legal entity
Met een koppeling tussen Rippling en de Verzuimverzekeraar gaan goedgekeurde leave requests van het ziekteverloftype voor workers van de Nederlandse legal entity in Rippling automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. KoppelHet haalt de wijzigingen elk uur op, omdat Rippling leave-webhooks alleen aan App Shop-partners geeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling voor HR gebruiken en voor hun Nederlandse legal entity een verzuimverzekering hebben, geven ziekte nu apart door aan de verzekeraar. Rippling wordt vaak vanuit de Verenigde Staten ingericht, met Nederland als een van meerdere entiteiten.
- Bij de start wijzen we het leave type voor ziekte aan en koppelen we de Nederlandse legal entity aan het loonheffingennummer van de polis.
- Elk uur haalt KoppelHet de leave requests op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, gesorteerd op laatste wijziging.
- Een goedgekeurde aanvraag van een worker bij de Nederlandse entiteit wordt een nieuwe melding.
- Een andere einddatum of andere minuten worden een gewijzigde melding, een annulering een vervallen melding.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Rippling en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Rippling stuurt meldingen over leave requests alleen naar apps uit de eigen App Shop. Voor een koppeling van één organisatie haalt KoppelHet elk uur zelf de wijzigingen op, gesorteerd op het moment van laatste wijziging. Voor een verzekeraar die per periode meldingen ontvangt, is dat ruim op tijd.
- Een legal entity in Rippling heeft een plaats in de hiërarchie, als moeder, dochter of branch, en een eigen belastingnummer. Heeft een groep meerdere Nederlandse entiteiten met elk een polis, dan bepaalt de entiteit van de worker onder welk loonheffingennummer de melding valt.
- Bij een leave request staan de worker en de aanvrager apart. HR kan ziekte dus namens een medewerker invoeren. Voor de verzekeraar telt alleen de worker die ziek is; wie de aanvraag deed of goedkeurde, gaat niet mee.
- Rippling geeft per dag het aantal opgenomen minuten. KoppelHet zet die af tegen het werkrooster van de worker voor die weekdag. Een medewerker die op een vierurige dag twee uur ziek is, komt bij de verzekeraar als vijftig procent binnen, niet als een volle dag.
- Heeft de API-gebruiker geen recht op een veld, dan laat Rippling dat veld zonder fout weg en zet het in een lijst met afgeschermde velden. KoppelHet stopt een ronde als daar een datum of de legal entity in staat, in plaats van een onvolledige melding naar de verzekeraar te sturen.
- Een leave type kan in Rippling door een extern systeem worden beheerd. Staat dat aan voor ziekte, dan komen de aanvragen uit dat systeem en niet uit Rippling. Bij de start controleren we dat vlag, zodat de verzekeraar geen meldingen uit twee bronnen krijgt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen webhooks van Rippling?
Rippling geeft leave-webhooks alleen aan App Shop-partners. Elk uur ophalen past bij een verzekeraar die per periode meldingen ontvangt.
Staat het loonheffingennummer in Rippling?
De legal entity heeft een belastingnummer. Of dat het loonheffingennummer van de polis is, controleren we bij de start; anders legt een tabel het vast.
Gaat de reden of opmerking bij de aanvraag mee?
Nee. Reden en opmerkingen blijven in Rippling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API met GET /leave-requests/ (scope leave-requests.read, cursor, order_by updated_at, filter op worker_id, requester_id, status, leave_policy_id en leave_type_id, expand worker en leave_type). Velden onder meer id, worker_id, requester_id, status (PENDING, APPROVED, REJECTED, CANCELED), start_date, end_date, number_of_minutes_requested, days_take_off (date, number_of_minutes_taken_off) en is_managed_by_external_system. Worker met legal_entity (country, tax_identifier, hiërarchie PARENT, SUBSIDIARY of BRANCH) en work_schedule. Afgeschermde velden in __meta.redacted_fields.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
legal_entity (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
worker_id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Leave request id | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
days_take_off (number_of_minutes_taken_off) | Percentage verzuim | Naast het werkrooster per weekdag |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
status CANCELED | Verwerkingscode 03 vervallen |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie