Payroll koppeling
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce
Met een koppeling tussen Darwinbox en Visma Raet YouForce wordt een nieuwe Nederlandse medewerker of een salaris- en functiewijziging in Darwinbox een aanvraag in YouForce, met de ingangsdatum uit Darwinbox. HR in Nederland rondt elke aanvraag af met de cao-inschaling, en een goedgekeurd vertrek komt als contractwijziging met einddatum klaar te staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Nederlandse vestiging die HR centraal in Darwinbox voeren en de Nederlandse salarissen onder een cao in YouForce draaien, krijgen promoties en verhogingen van het hoofdkantoor in een spreadsheet. HR in Nederland zoekt per regel uit welke ingangsdatum geldt en voert alles opnieuw in.
- HR rondt in Darwinbox een aanname of wijziging af voor de Nederlandse group company.
- KoppelHet leest de wijzigingshistorie op ingangsdatum en bepaalt per medewerker wat er voor de salarisadministratie is veranderd.
- Een nieuwe medewerker wordt een aanname-aanvraag, een wijziging in salaris, functie of uren een contractwijziging, beide met de ingangsdatum uit Darwinbox.
- HR in Nederland vult schaal en trede aan en rondt de aanvraag af.
- KoppelHet volgt elke aanvraag tot de workflow in YouForce klaar is en meldt een afwijzing.
Waar je op let bij Darwinbox en Visma Raet YouForce
- YouForce neemt een aanname of contractwijziging van buitenaf alleen aan als aanvraag in HR Core Self Service. KoppelHet zet de gegevens uit Darwinbox klaar; de inschaling in de cao blijft bij HR in Nederland.
- Darwinbox kan de wijzigingshistorie filteren op ingangsdatum in plaats van op de datum van invoer. Zo ziet KoppelHet een promotie die HR vandaag invoert maar die per de eerste van vorige maand ingaat, en zet die datum in de aanvraag.
- Bij elk beloningscomponent in Darwinbox staat of het de laatste stand is en wat de reden van de wijziging was. KoppelHet stuurt alleen de laatste stand door en zet de reden in de toelichting, zodat HR in Nederland ziet of het een promotie of een jaarlijkse verhoging is.
- Een goedgekeurd vertrek in Darwinbox wordt in YouForce een contractwijziging met einddatum. Een vertrek dat in Darwinbox nog in behandeling is of is ingetrokken, levert geen aanvraag op.
- YouForce bevestigt een aanvraag direct, maar de workflow kan daarna nog lopen. KoppelHet controleert tot de workflow echt is afgesloten en of die goed of fout eindigde, en laat een openstaande Darwinbox-wijziging zien tot dat zo is.
- Darwinbox geeft per medewerker het type dienstverband, zoals vast of contract. Alleen de typen die in Nederland via YouForce worden verloond, zetten we door; ingehuurde krachten blijven buiten de aanvragen.
- Darwinbox geeft API-toegang alleen op aanvraag en per endpoint een eigen sleutel. KoppelHet vraagt alleen de leesrechten aan op medewerkers, beloning, historie en vertrek, zodat de koppeling in Darwinbox niets kan wijzigen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als HR in Nederland een aanvraag afwijst?
De afwijzing staat in het KoppelHet platform naast de wijziging uit Darwinbox. HR corrigeert Darwinbox of zet de wijziging opnieuw klaar.
Kan een herintreder op zijn oude persoon in YouForce?
Ja. KoppelHet zoekt de persoon op via het Darwinbox-nummer in het extra veld en start een nieuw contract op die persoon.
Wat moeten we in Darwinbox en YouForce regelen?
In Darwinbox API-toegang met leesrechten, aan te vragen bij Darwinbox. In YouForce toestemming voor de koppeling om aanvragen te starten en een extra veld te vullen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Employee Core outbound API's (masterapi/employee met last_modified, UpdateEmployeeDetails/employeehistory met filter_on_effective_date, separationDetails met separation_status Approved) en de Compensation API componentctcbreakup (is_latest, reason_for_change, effective_date). Basic auth met api_key per endpoint, of OAuth 2.0 client credentials.
- YouForce via de Recruitment API (POST hires, persons/{personId}/contracts voor herintreding, contracts/{contractId}/Adjustments met effectiveDate en endDate), elk als workflow in HR Core Self Service met scope Youforce-Recruitment:HSS_startWorkflow. Asynchroon; klaar als hrssWorkflowStatus.data.isActive false is, met endStatus OK of NOK. Het Darwinbox-nummer in een extensieveld via de Extensions API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Extra veld op de persoon | Via de Extensions API; sleutel voor elke volgende wijziging |
first_name, middle_name, last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
date_of_birth en adres | Geboortedatum en adres | |
date_of_joining | Datum in dienst in de aanname-aanvraag | |
designation_name | Functie | Via een vertaaltabel |
department_name | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
ctc_break_up: basiscomponent (value, effective_date) | Salaris en ingangsdatum in de aanvraag | |
Contract Termination Date (Approved) | endDate in een contractwijziging | Met effectiveDate gelijk aan de laatste werkdag |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding