Recruitment naar HR
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Met een koppeling tussen Bullhorn en Visma Raet YouForce start een nieuwe plaatsing in Bullhorn een aanvraag voor indiensttreding in YouForce, met startdatum, contracturen, functie en organisatie-eenheid. Is de consultant al eerder in dienst geweest, dan wordt het een nieuw contract bij de bestaande persoon in YouForce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die consultants via Bullhorn plaatsen en ze in YouForce in dienst nemen, vullen na elke plaatsing de indiensttreding opnieuw in. Consultants die na een pauze terugkomen, staan daarna soms twee keer in YouForce.
- De recruiter maakt de plaatsing in Bullhorn met startdatum, uren en soort medewerker.
- KoppelHet leest de plaatsing en zoekt in YouForce of de persoon al bekend is.
- Bij een nieuwe persoon start een aanvraag voor indiensttreding; bij een bekende persoon een nieuw contract.
- KoppelHet volgt de workflow in YouForce tot die is afgerond of afgewezen.
- HR kiest in YouForce schaal en trede en rondt de aanvraag af.
Waar je op let bij Bullhorn en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een wervingssysteem geen medewerker direct aanmaken, maar wel een aanvraag voor indiensttreding starten in de self-service workflow. De plaatsing uit Bullhorn wordt zo'n aanvraag en HR houdt de inschaling in eigen hand.
- Bij een bureau krijgt dezelfde consultant vaak meerdere plaatsingen. KoppelHet zoekt daarom eerst in YouForce op achternaam bij geboorte en geboortedatum, en maakt bij een treffer een nieuw contract bij die persoon in plaats van een tweede persoon.
- Een aanvraag in YouForce vraagt verplicht contractsoort, functie, organisatie-eenheid en contracturen. Bullhorn levert die als einddatum, positiecode, kostenplaats en uren per dag op de plaatsing; KoppelHet vertaalt ze en stopt met een melding als een vertaling ontbreekt.
- Bullhorn vult de uren op een plaatsing per dag in, YouForce wil contracturen. KoppelHet rekent om met het aantal werkdagen dat bij het soort medewerker hoort.
- YouForce verwerkt een aanvraag later. Volgens YouForce betekent een afgeronde aanvraag alleen dat hij is ingediend; KoppelHet volgt de workflow tot de eindstatus bekend is en meldt een afgewezen aanvraag aan de recruiter.
- Bullhorn heeft op de plaatsing een veld voor de start van het betaalde dienstverband, los van de start van de opdracht. KoppelHet gebruikt dat als datum in dienst, zodat een inwerkweek voor de opdracht ook in YouForce meetelt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Bullhorn een koppeling met YouForce?
Wij vonden er geen van Bullhorn of Visma. KoppelHet gebruikt de ingang die Visma voor wervingssystemen biedt.
Staat de consultant direct in YouForce?
Als aanvraag wel. Als medewerker pas nadat HR de aanvraag heeft afgerond.
Wat gebeurt er bij een verlenging van de opdracht?
In de eerste versie niets. YouForce kan een lopend contract wijzigen via de koppeling; dat kan later als uitbreiding.
Wat moeten we in YouForce toestaan?
Dat de koppeling aanvragen mag starten en functies en organisatie-eenheden mag lezen. Dat regelt jullie beheerder in het Visma developer portal.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bullhorn wordt gelezen via de REST API (OAuth 2.0, REST-login met BhRestToken). Een subscription op entity Placement met eventTypes INSERTED; GET /event/subscription met maxEvents, en GET entity/Placement (employmentStartDate, dateBegin, dateEnd, hoursPerDay, positionCode, costCenter, employeeType) en entity/Candidate (lastName, dateOfBirth).
- Naar YouForce via de Youforce Recruitment API (OAuth 2.0). GET persons/search (lastNameAtBirth, birthDate); POST hires (verplicht candidateID en in employmentDetails payrollClientCode, payrollInstitutionCode, hireDate, employeeType, contractType, organizationUnit, jobProfile, amountOfHours) of POST persons/{personId}/contracts bij herindiensttreding. Status via GET hires/{id}/status tot hrssWorkflowStatus.data.isActive false is; endStatus OK of NOK. Scopes Get_Basic en HSS_startWorkflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Bullhorn | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Placement.id | candidateID | Verplicht in de aanvraag; zo is elke aanvraag terug te leiden naar één plaatsing |
Candidate.lastName en dateOfBirth | Zoeken naar een bestaande persoon | Met achternaam bij geboorte en geboortedatum |
Placement.employmentStartDate of dateBegin | hireDate | |
Placement.hoursPerDay | amountOfHours | Omgerekend naar uren per week |
Placement.dateEnd | contractType | Leeg betekent onbepaalde tijd |
Placement.positionCode | jobProfile | Via een vertaaltabel naar de functies in YouForce |
Placement.costCenter | organizationUnit | Via een vertaaltabel |
Placement.employeeType | employeeType |
Gerelateerd
Bullhorn → AFAS Profit
Bullhorn AFAS koppeling: eerste plaatsing van een consultant start de onboarding
Bullhorn → BambooHR
Bullhorn BambooHR koppeling: eerste plaatsing als medewerker met statusregel in BambooHR
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel