Recruitment naar HR
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Met een koppeling tussen Carerix en Visma YouForce start een kandidaat die in Carerix geplaatst is automatisch de workflow voor indiensttreding in YouForce, met persoonsgegevens, startdatum, uren, contractsoort, functie en organisatie-eenheid uit de vacature. HR rondt de workflow in YouForce af, en een oud-medewerker krijgt een herindiensttreding in plaats van een tweede personeelsnummer.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Carerix en hun personeel in YouForce administreren, vullen na elke plaatsing het formulier voor indiensttreding in YouForce met de hand in. Wie vroeger al in dienst was, krijgt daarbij soms een nieuw personeelsnummer, omdat niemand eerst in YouForce zocht.
- De recruiter zet de match in Carerix op de plaatsingsstatus.
- KoppelHet haalt match, kandidaat en vacature op.
- KoppelHet zoekt in YouForce of de kandidaat al eerder in dienst was.
- Er start een aanvraag voor indiensttreding of, bij een oud-medewerker, een herindiensttreding.
- KoppelHet volgt de workflow en meldt aan de recruiter als HR hem afkeurt.
Waar je op let bij Carerix en Visma Raet YouForce
- YouForce zoekt een bestaande persoon alleen op achternaam bij geboorte, voorvoegsel, geboortedatum, geboorteplaats en roepnaam. Carerix bewaart de geboortenaam en geboorteplaats als eigen velden bij de kandidaat, los van een partnernaam. KoppelHet gebruikt die, zodat een getrouwde oud-medewerker toch wordt gevonden.
- Een aanvraag in YouForce heeft het aantal uren, de contractsoort, functie en organisatie-eenheid verplicht nodig. Die staan in Carerix bij de vacature, niet bij de kandidaat. KoppelHet haalt ze via de match op en houdt een plaatsing tegen met een melding als de vacature ze niet heeft.
- YouForce bevestigt een aanvraag eerst alleen als ontvangen. Of HR hem heeft goedgekeurd, blijkt pas als de workflow niet meer actief is. KoppelHet volgt die status en meldt een afgekeurde aanvraag terug aan de recruiter in Carerix.
- Het afgesproken salaris is in Carerix vrije tekst bij de match, en YouForce werkt met schalen en treden. KoppelHet stuurt geen bedrag mee; HR kiest de inschaling in de workflow.
- Functies in Carerix zijn een eigen keuzelijst met twee niveaus. YouForce levert zijn eigen lijst met functies en organisatie-eenheden via de API. KoppelHet legt de vertaling eenmalig vast en controleert bij elke plaatsing of de YouForce-code nog bestaat.
- Heeft een organisatie meerdere workflows voor indiensttreding in YouForce, bijvoorbeeld voor vast en tijdelijk personeel, dan kiest KoppelHet per aanvraag de juiste workflow op basis van de contractsoort uit Carerix.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling direct een medewerker aan in YouForce?
Nee. Ze start de workflow voor indiensttreding. HR in YouForce controleert en rondt hem af.
Wat als HR de aanvraag afkeurt?
KoppelHet ziet de uitkomst van de workflow en meldt de afkeuring aan de recruiter. Na correctie in Carerix kan de plaatsing opnieuw.
Wat moeten we in Carerix regelen?
Een client voor de koppeling met leesrechten, en per vacature uren, contractsoort en functie ingevuld. Bij de start lopen we na welke statussen als plaatsing tellen.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen geplaatste kandidaten gaan naar YouForce, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Carerix via de GraphQL API (https://api.carerix.io/graphql/v1/graphql), confidential client met client credentials. crMatchPage op statusInfoModificationDate met statusInfo.isSuccessfullyFilled; CREmployee (birthName, lastNamePrefix, firstName, birthDate, birthCity) en CRVacancy (hoursPerWeek, toContractTypeNode, toFunctionLevel1, jobTitle).
- YouForce via de Recruitment API met OAuth 2.0. GET persons/search (alleen lastNameAtBirth, lastNameAtBirthPrefix, birthDate, birthPlace en knownAs); POST hires of POST persons/{personId}/contracts, beide 202 Accepted, met verplicht candidateID en employmentDetails (payrollClientCode, payrollInstitutionCode, hireDate, employeeType, contractType, organizationUnit, jobProfile, amountOfHours); optionele header X-Raet-Workflow. Status pollen tot hrssWorkflowStatus.data.isActive false is, dan endStatus OK, NOK of InProgress. Scopes HSS_startWorkflow en Get_Basic (jobProfiles, organizationUnits).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Carerix | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
CRMatch _id | candidateID | Per match, zodat een tweede plaatsing herkenbaar is |
CREmployee birthName en lastNamePrefix | Achternaam en voorvoegsel bij geboorte | Ook gebruikt om een oud-medewerker te vinden |
CREmployee birthDate en birthCity | Geboortedatum en geboorteplaats | |
CREmployee firstName | Roepnaam (knownAs) | |
CRMatch jobStartDate | employmentDetails.hireDate | |
CRVacancy hoursPerWeek | employmentDetails.amountOfHours | |
CRVacancy toContractTypeNode | employmentDetails.contractType | Via een vertaaltabel |
CRVacancy toFunctionLevel1 en jobTitle | employmentDetails.jobProfile | Code uit de YouForce-lijst |
Afdeling van de vacature | employmentDetails.organizationUnit |
Gerelateerd
Carerix → ADP Workforce Now
Carerix ADP Workforce Now koppeling: plaatsing in Noord-Amerika als in-progress hire
Carerix → AFAS Profit
Carerix koppelen met AFAS: een geplaatste kandidaat start de onboarding in AFAS Profit
Carerix → BambooHR
Carerix BambooHR koppeling: geslaagde plaatsing als medewerker met dienstverbandstatus in BambooHR
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce