Payroll koppeling
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Visma Raet YouForce wordt elke Nederlandse hire en contractwijziging uit ADP Workforce Now een aanvraag in YouForce, met de ingangsdatum uit ADP. HR in Nederland rondt die aanvraag af met cao-schaal en trede; een termination uit ADP komt als taak bij de salarisadministratie, omdat YouForce een vertrek niet van buitenaf aanneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR centraal in ADP Workforce Now beheren en de Nederlandse salarissen in YouForce verwerken, mailen nieuwe Nederlandse medewerkers naar HR in Nederland, dat ze opnieuw invoert. Een functiewissel in ADP komt soms pas na de run in YouForce.
- HR rondt in ADP Workforce Now een hire af voor iemand met de Nederlandse entiteit als werkgever.
- KoppelHet ontvangt het event, haalt de worker op en zoekt in YouForce of de persoon al bekend is.
- In YouForce start een aanvraag voor indiensttreding of herintreding. HR in Nederland vult cao-schaal en trede aan en rondt af.
- Een wijziging in functie, uren of salaris in ADP wordt een contractwijziging met de ingangsdatum uit ADP.
- Een termination in ADP wordt een taak met laatste werkdag en reden voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een ander systeem geen dienstverband direct aanmaken of wijzigen. Elke Nederlandse hire en wijziging uit ADP Workforce Now wordt daarom een workflow in YouForce, die HR in Nederland afrondt met de Nederlandse inschaling.
- Workforce Now meldt een herintreding als apart event. KoppelHet zoekt dan in YouForce de bestaande persoon op en start een nieuw contract op die persoon, zodat de historie in YouForce niet over twee personen versnipperd raakt.
- De zoekfunctie van YouForce werkt bewust alleen op achternaam bij geboorte, voorvoegsel, geboortedatum, geboorteplaats en roepnaam. Omdat ADP de geboortedatum standaard maskeert, moet die voor deze koppeling in het API Central-profiel worden opengezet.
- YouForce antwoordt op elke aanvraag direct met ontvangen, maar Completed betekent alleen dat de aanvraag is ingediend. KoppelHet volgt de workflow tot die echt is afgerond en zet het resultaat naast het ADP-event in het platform.
- Een termination in Workforce Now kan niet als vertrek in YouForce worden gezet. KoppelHet maakt er een taak van met de laatste werkdag; een latere wijziging van die datum in ADP wordt een nieuwe taak, geen tweede vertrek.
- Welke workers de koppeling in Workforce Now ziet, bepaalt People Access op de API-gebruiker. Die zetten we op de Nederlandse entiteit, zodat een Amerikaanse hire nooit een aanvraag in YouForce start.
- Workflownamen in YouForce verschillen per omgeving. Welke workflow een aanvraag uit ADP start, leggen we bij de start vast met de implementatiepartner van Visma Raet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat een nieuwe medewerker uit ADP meteen in YouForce?
Als aanvraag wel. Als medewerker pas nadat HR in Nederland de aanvraag heeft afgerond.
Wat als HR in YouForce een aanvraag afwijst?
KoppelHet leest de eindstatus van de workflow en zet een afwijzing naast het ADP-event. HR corrigeert de gegevens in ADP of laat de aanvraag opnieuw starten.
Gaan alle workers uit ADP naar YouForce?
Nee, alleen die van de Nederlandse entiteit. People Access op de API-gebruiker in ADP zorgt dat de koppeling de rest niet ziet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API - events worker.hire, worker.rehire en worker.terminate, daarna GET /hr/v2/workers/{associateOID} met Accept application/json;masked=false. People Access op de API-gebruiker beperkt de zichtbare workers. In één API Central-project alleen /hr/v2/workers, niet ook /hr/v2/worker-demographics, omdat dat de event-payloads maskeert.
- YouForce via de Recruitment API - GET persons/search, POST hires, POST persons/{personId}/contracts voor herintreding en POST persons/{personId}/contracts/{contractId}/Adjustments met effectiveDate. Elke POST geeft 202 met een id; de uitkomst staat in hrssWorkflowStatus (isActive false, dan endStatus). Scope HSS_startWorkflow; de header X-Raet-Workflow kiest een workflow. Geen endpoint voor uitdiensttreding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | Extra veld op de persoon in YouForce | Uniek binnen heel ADP |
person/legalName en birthDate | Gegevens voor persons/search en de aanvraag | Achternaam bij geboorte, voorvoegsel, geboortedatum |
workAssignments/hireDate | hireDate | |
workAssignments/jobCode | jobProfile | Via een vertaaltabel naar YouForce-codes |
workAssignments/homeOrganizationalUnits | organizationUnit | |
workAssignments/standardHours | amountOfHours | |
workAssignments/terminationDate | Taak met laatste werkdag | Geen mutatie in YouForce |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions