Een internationaal HR-systeem zoals Workday, HiBob, Personio of SAP SuccessFactors mist meestal de gegevens die alleen de Nederlandse payroll nodig heeft: loonheffingskorting, cao, pensioen, een gecontroleerd BSN en vaak ook een standaardveld voor IBAN. Die gegevens komen uit een eigen Nederlandse tabel in HR of worden in AFAS, Nmbrs, Loket of Visma YouServe ingevuld, en de koppeling overschrijft ze daarna niet.
Dit is de vraag die in elk project met een hoofdkantoor in het buitenland terugkomt. HR Nederland krijgt een systeem dat voor alle landen is ingericht, en de salarisadministratie mist precies de velden waarmee ze moet verlonen. Dit artikel zet per gegeven op een rij waar het vandaan kan komen.
Waarom het hoofdkantoor deze velden niet heeft
Het HR-systeem van een internationale groep beschrijft medewerkers op een manier die in elk land werkt: naam, functie, afdeling, contract, salaris. Nederlandse begrippen als loonheffingskorting of een cao-schaal bestaan in de meeste landen niet, dus het hoofdkantoor richt ze niet in. Vaak rekent het systeem bovendien met een jaarsalaris in de valuta van het hoofdkantoor.
De payroll heeft die gegevens wel nodig voor de eerste run. Zonder afspraak typt de salarisadministratie ze over, of ontdekt ze een nieuwe collega pas na de run. Die collega krijgt zijn eerste salaris dan te laat.
De gegevens die je per veld moet regelen
Bij de start leggen we per veld vast welk systeem de bron is. Voor de Nederlandse gegevens komen meestal deze keuzes terug:
- BSN. Alleen het Nederlandse identificatienummer gaat als BSN mee. KoppelHet controleert het met de elfproef, zodat een buitenlands nummer nooit in de aangifte komt. In SuccessFactors staan nationale nummers per land, dus de koppeling kiest het Nederlandse.
- IBAN. BambooHR en HiBob hebben er geen standaardveld voor. Dan komt het uit een eigen veld dat alleen HR Nederland ziet.
- Loonheffingskorting, cao en pensioen. Deze komen uit een eigen Nederlandse tabel in HR, of de salarisadministratie vult ze in de payroll in. Kiest je organisatie voor het tweede, dan laat de koppeling die velden met rust.
- Woonland. Woont een medewerker van de Nederlandse entiteit in België of Duitsland, dan moet het afwijkende woonland bij de eerste run in de payroll staan.
- Salaris. Een jaarsalaris wordt een maandbedrag, bij vier-wekenverloning gedeeld door dertien. Een uurloon blijft een uurloon.
Een salaris in dollars of ponden
Een salaris in een andere valuta gaat nooit ongemerkt door. Een wisselkoers hoort niet in de salarisverwerking. Vooraf spreken we af welk eurobedrag voor Nederland geldt. Dat bedrag staat dan in HR, en de koppeling zet het om naar het bedrag per verloningsperiode.
Hoe dat jaarbedrag wordt gedeeld, hangt ook af van wat erin zit. In Nederland zit het vakantiegeld vaak in het jaarbedrag van het hoofdkantoor. Hoe je dat uit elkaar haalt, lees je in het cluster over looncomponenten.
Wie wel en wie niet in de payroll komt
Een internationaal HR-systeem bevat iedereen: eigen werknemers in alle landen, contractors en mensen die via een employer of record werken. De koppeling ziet alleen de Nederlandse entiteit en de gegevens die de payroll nodig heeft. Gegevens van collega's in andere landen verlaten het HR-systeem niet. Bij voorkeur krijgt de koppeling in het HR-systeem ook alleen rechten op de Nederlandse medewerkers.
Contractors en employer-of-record-medewerkers, bijvoorbeeld in Deel, blijven buiten de payroll. Stapt iemand over van employer of record naar de eigen BV, dan is dat voor de payroll een nieuwe indiensttreding. De EOR-periode is al door Deel verloond.
Lege velden en rechten
HiBob en Dayforce laten een veld waar de koppeling geen rechten op heeft zonder foutmelding weg. Een leeg veld in de payroll is dan meestal een rechtenkwestie in het HR-systeem.
Ook de controle aan de payrollkant telt. In Loket komt een nieuwe medewerker binnen als concept met een checklist. De salarisadministratie houdt zo haar controle voordat iemand in de loonrun komt.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt deze koppeling per organisatie op het KoppelHet-platform en beheert haar daarna, met logging per medewerker en een controle vóór de aanleverdatum. Bij de start leggen we per veld vast wat uit HR komt en wat in de payroll blijft. Meerdere bv's, eigen looncomponenten en ingangsdatums per periode nemen we mee in het ontwerp. Reken als indicatie op drie tot zes weken.
Voorbeelden van deze combinatie zijn Workday met AFAS, HiBob met Nmbrs en Personio met Loket. Lees meer over internationaal HR met Nederlandse payroll, of begin bij de payroll koppeling. Het loonjournaal dat na de run in de boekhouding hoort, staat bij payroll naar finance.