Payroll koppeling
Personio koppelen met Loket: medewerkers, uren en looncomponenten naar de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Personio en Loket komt een nieuwe medewerker uit Personio als conceptwerknemer in Loket, en gaan vast salaris, uurloon, vaste toeslagen en eenmalige betalingen naar het juiste dienstverband en de juiste periode. De salarisadministratie controleert en vult de Nederlandse loongegevens aan, in plaats van exports uit Personio over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Personio voeren en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, vaak via een salarisbureau, leveren elke maand een export van compensaties aan. Die wordt met de hand vertaald naar looncomponenten, en een eenmalige bonus mist zo soms de loonrun.
- HR neemt een nieuwe medewerker aan in Personio bij de Nederlandse entiteit. KoppelHet maakt in Loket een conceptwerknemer bij de juiste werkgever.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om naar een werknemer.
- Per verloningsperiode haalt KoppelHet de compensaties uit Personio op en zet ze om naar loon, vaste looncomponenten of eenmalige componenten in Loket.
- Een wijziging van contracturen gaat naar de arbeidstijd van het dienstverband.
- Een beëindiging in Personio beëindigt het dienstverband in Loket op de einddatum van het contract.
Waar je op let bij Personio en Loket
- Personio kent vijf soorten compensatie, van vast salaris en uurloon tot doorlopende toeslagen, eenmalige betalingen en bonussen. KoppelHet vertaalt elke soort naar het juiste onderdeel in Loket, zodat een doorlopende reiskostenvergoeding een vaste looncomponent wordt en een bonus een eenmalige component in de maand van uitbetaling.
- Personio geeft compensaties per aanvraag over hooguit een maand terug. KoppelHet vraagt ze daarom per verloningsperiode op, zodat niets tussen twee aanvragen in valt.
- Personio kent zowel de contracturen als de uren van een voltijdbaan. KoppelHet rekent daaruit de deeltijdfactor voor de arbeidstijd in Loket, zodat die klopt met de cao-norm die de werkgever in Personio heeft ingesteld.
- BSN en bankrekening staan in Personio in zelf aangemaakte attributen, en die komen alleen via de API mee als ze daarvoor zijn vrijgegeven. KoppelHet controleert bij elke nieuwe medewerker of ze er zijn, zodat een concept in Loket niet zonder BSN ontstaat.
- Personio legt bij een vertrek de laatste werkdag en de einddatum van het contract apart vast. Voor Loket telt de einddatum van het contract, zodat opgebouwd verlof dat na de laatste werkdag wordt opgenomen nog wordt uitbetaald.
- Bedient Personio ook entiteiten buiten Nederland, dan neemt KoppelHet alleen medewerkers van de Nederlandse juridische entiteit mee, en elke Nederlandse entiteit gaat naar een eigen werkgever in Loket.
- Een nieuwe medewerker komt in Loket als concept. Zo houdt de salarisadministratie haar controle en vult zij de gegevens aan die Personio niet kent, voordat iemand in de loonrun komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke looncomponenten gebruiken we in Loket?
Dat leggen we bij de start vast in een vertaaltabel, per soort compensatie in Personio. Nieuwe soorten zonder afspraak komen niet stil in de loonrun, maar als melding bij de salarisadministratie.
Werkt dit ook als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (onder meer employment.updated en employment.started) en de Personio API v2 (persons, employments met legal_entity, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours en termination_date, compensations per periode van hooguit een maand met FIXED_SALARY, HOURLY_SALARY, RECURRING, ONE_TIME en BONUS_PAYOUT). Custom attributes moeten voor de API zijn vrijgegeven.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee, omzetten naar werknemer, loon, afwijkend uurloon, vaste looncomponenten (benefits and deductions), arbeidstijd, betaalgegevens en beëindigen dienstverband. Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
first_name en last_name | Voornaam en achternaam | |
BSN (custom attribute) | Burgerservicenummer | Attribuut moet voor de API zijn vrijgegeven |
legal_entity | Werkgever | |
employment start date | Begindatum dienstverband | |
FIXED_SALARY | Loon per verloningsperiode | |
HOURLY_SALARY | Uurloon | |
RECURRING | Vaste looncomponent | |
ONE_TIME en BONUS_PAYOUT | Eenmalige looncomponent in de periode van uitbetaling | |
weekly_working_hours en full_time_weekly_working_hours | Arbeidstijd en deeltijdfactor | |
termination_date | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio