Veelvoorkomende situaties
Internationaal HR-systeem koppelen met Nederlandse payroll
Een internationaal HR-systeem zoals Workday, HiBob, Personio of SAP SuccessFactors koppel je met Nederlandse payroll zoals AFAS, Nmbrs, Loket of Visma YouServe door alleen de medewerkers van de Nederlandse entiteit door te zetten, met het salaris omgerekend naar het bedrag per verloningsperiode. Nederlandse gegevens die het hoofdkantoor niet kent, zoals loonheffingskorting, cao en pensioen, komen uit een eigen veld in HR of blijven in de payroll, en de koppeling overschrijft ze niet.
Wat het is
Het hoofdkantoor kiest één HR-systeem voor alle landen. In Nederland wordt het salaris toch lokaal berekend, met BSN, loonheffingskorting, cao en pensioen. Het HR-systeem kent die begrippen meestal niet, en rekent vaak met een jaarsalaris in de valuta van het hoofdkantoor.
Zonder koppeling typt de salarisadministratie elke nieuwe medewerker en elke wijziging over, en loopt ze achter op wat HR al heeft vastgelegd. Een nieuwe collega die pas na de run wordt ontdekt, krijgt zijn eerste salaris te laat.
Hoe de koppeling het regelt
- De koppeling ziet in het HR-systeem alleen de Nederlandse entiteit en de gegevens die de payroll nodig heeft. Gegevens van collega's in andere landen verlaten het HR-systeem niet.
- Contractors en employer-of-record-medewerkers, bijvoorbeeld in Deel, blijven buiten de payroll. Alleen eigen werknemers van de Nederlandse BV worden verloond.
- Een jaarsalaris wordt een maandbedrag, bij vier-wekenverloning gedeeld door dertien. Een uurloon blijft een uurloon.
- Alleen het Nederlandse identificatienummer gaat als BSN mee. KoppelHet controleert het met de elfproef, zodat een buitenlands nummer nooit in de aangifte komt.
- Per veld spreken we af welk systeem de bron is. Loonheffingskorting, cao en pensioen komen uit een eigen Nederlandse tabel in HR, of de salarisadministratie vult ze in de payroll in.
- In Loket komt een nieuwe medewerker binnen als concept met een checklist, zodat de salarisadministratie haar controle houdt voordat iemand in de loonrun komt.
- Een salaris in een andere valuta gaat nooit ongemerkt door. Vooraf spreken we af welk bedrag voor Nederland geldt, want een wisselkoers hoort niet in de salarisverwerking.
Randgevallen die we meenemen
- Een medewerker van de Nederlandse entiteit woont in België of Duitsland. Het afwijkende woonland moet bij de eerste run in de payroll staan.
- Het HR-systeem heeft geen standaardveld voor IBAN of BSN, zoals BambooHR en HiBob. Dan komt het uit een eigen veld dat alleen HR Nederland ziet.
- Een veld waar de koppeling geen rechten op heeft, laten HiBob en Dayforce zonder foutmelding weg. Een leeg veld in de payroll is dan meestal een rechtenkwestie.
- Iemand stapt in Deel over van employer of record naar de eigen BV. Voor de payroll is dat een nieuwe indiensttreding; de EOR-periode is al door Deel verloond.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet bouwt deze koppeling op het KoppelHet-platform en beheert haar daarna, met logging per medewerker en een controle vóór de aanleverdatum. Bij de start leggen we per veld vast wat uit HR komt en wat in de payroll blijft. Meerdere bv's, eigen looncomponenten en ingangsdatums per periode nemen we mee in het ontwerp. Reken als indicatie op drie tot zes weken.
Veelvoorkomende koppelingen
Workday → AFAS Profit
Workday AFAS koppeling: Nederlandse salarisverwerking zonder overtypen
HiBob → Nmbrs
HiBob Nmbrs koppeling: wijzigingen uit Bob direct klaar voor de salarisrun
Personio → Loket
Personio koppelen met Loket: medewerkers, uren en looncomponenten naar de salarisadministratie
SAP SuccessFactors → Visma YouServe
SuccessFactors YouServe koppeling: wijzigingen op tijd bij de salarisservice van Visma
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Deel → AFAS Profit
Deel koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers automatisch in de salarisadministratie
Rippling → Nmbrs
Rippling Nmbrs koppeling: medewerkers van de Nederlandse bv automatisch in de salarisadministratie
Rippling → AFAS Profit
Rippling AFAS koppeling: nieuwe Nederlandse collega's via de in-dienstworkflow in AFAS Profit
Remote → AFAS Profit
Remote AFAS koppeling: alleen de eigen bv-medewerkers uit Remote naar AFAS Profit
Unit4 ERP → AFAS Profit
Unit4 AFAS koppeling: medewerkers uit Unit4 ERP naar de salarisverwerking in AFAS Profit
Klantcases
Hogan Lovells
Juridische dienstverlening
Hogan Lovells beheert alle medewerkers wereldwijd in Workday en draait de Nederlandse payroll in Nmbrs. De koppeling zet nieuwe medewerkers en wijzigingen, met contract, bankrekening, rooster en loonheffing, automatisch van Workday naar Nmbrs, met het juiste sjabloon per functiecategorie.
Evondos Group
Zorgtechnologie
Evondos gebruikt BambooHR als HR-systeem van de groep en Nmbrs voor de Nederlandse payroll. Nieuwe medewerkers en wijzigingen gaan automatisch van BambooHR naar Nmbrs, en de kostenplaats bepaalt in welk Nmbrs-bedrijf iemand terechtkomt.
War Child Alliance
Non-profit
War Child gebruikt Personio voor alle HR-processen en ADP iHCM voor de lokale payroll. De koppeling zet nieuwe medewerkers, wijzigingen, salarissen en extra looncomponenten zoals reiskosten en bonussen automatisch van Personio naar ADP.
“Wanneer mijn collega Lukas een probleem aankaartte, werd er vanuit KoppelHet snel gereageerd en actief meegedacht.”
Veelgestelde vragen
Moet ons HR-systeem alle Nederlandse salarisvelden kennen?
Nee. Velden die alleen Nederland nodig heeft, zoals loonheffingskorting, leggen we vast in een eigen veld in HR of laten we in de payroll invullen. Dat spreken we per veld af.
Komen medewerkers uit andere landen ook in de payroll?
Nee. De koppeling filtert op de Nederlandse entiteit, divisie of vestiging, en krijgt in het HR-systeem bij voorkeur alleen rechten op de Nederlandse medewerkers.
Wat gebeurt er met een jaarsalaris in dollars?
Dat gaat niet ongemerkt door. Vooraf spreken we af welk eurobedrag voor Nederland geldt; een wisselkoers hoort niet in de salarisverwerking.
Kunnen loonstroken terug naar het HR-systeem?
Ja, als het HR-systeem documenten per medewerker kan ontvangen. Sage People neemt bijvoorbeeld een pdf per loonstrook aan met een lijst van personeelsnummers.
Verder lezen
- Koppel je internationale HR met lokale Payroll
- Workday koppelen met lokale HR Payroll
- Workday koppelen met AFAS Payroll: Een oplossing voor internationale HR en lokale payroll
- Workday koppelen met Nmbrs – Internationale HR koppelen met lokale payroll
- Welke Nederlandse salarisgegevens mist een internationaal HR-systeem?
Meer over Payroll koppeling
Payroll koppeling: het overzicht
Veelvoorkomende situaties
- Internationaal HR, Nederlandse payrollEén HR-systeem voor alle landen, salaris lokaal in AFAS, Nmbrs, Loket of YouServe.
- Uitbestede salarisverwerkingPayrollbedrijf, administratiekantoor of YouServe verloont; de koppeling levert de mutaties aan.
Wat wij voor je regelen
- Ingangsdatums en terugwerkende krachtWijzigingen vooruit, achteraf en over de jaargrens, in de juiste salarisperiode.
- LooncomponentenSalaris, vaste toeslagen, bonussen en eenmalige betalingen naar de juiste looncomponent.
- Meerdere werkgevers en dienstverbandenMeerdere bv's, overstappen tussen bv's, twee dienstverbanden en herintreders.