Wat wij voor je regelen
Looncomponenten koppelen van HR naar payroll
Looncomponenten koppel je met een vertaaltabel die elk salarisonderdeel uit het HR-systeem, zoals een reiskostenvergoeding of bonus in Personio, Oracle HCM of SAP, aan een vaste of variabele looncomponent in AFAS, Nmbrs, Loket of YouServe koppelt. Een terugkerende toeslag hoort bij het dienstverband, een eenmalige betaling gaat alleen mee in de periode van uitbetaling.
Wat het is
Een internationaal HR-systeem richt salarisonderdelen in voor het hele concern, niet volgens een Nederlandse cao. Personio kent vijf soorten beloning, Oracle element entries, SAP looncodes. De payroll werkt met eigen looncomponenten per bedrijf.
Zonder vaste vertaling wordt een bonus als salaris verwerkt, loopt een eenmalige betaling door in de volgende maand, of verdwijnt een nieuw onderdeel stil. Dat zie je pas op de loonstrook.
Hoe de koppeling het regelt
- Een vertaaltabel koppelt elk salarisonderdeel aan een looncomponent. We stellen die bij de start samen met de salarisadministratie vast en beheren haar in het KoppelHet-platform, niet in een spreadsheet.
- Terugkerende toeslagen worden vaste looncomponenten die doorlopen tot hun einddatum. Eenmalige betalingen en bonussen gelden alleen in de periode van uitbetaling.
- Een nieuw onderdeel zonder afspraak wordt een melding aan de salarisadministratie, geen stille loonregel.
- Onderdelen zonder Nederlandse tegenhanger blijven weg, bijvoorbeeld een SAP-looncode die in Nederland niet via de salarisadministratie loopt.
- Bij YouServe gaan vast salaris en vaste toeslagen mee met het dienstverband; eenmalige betalingen en bonussen gaan als mutatiebestand voor die ene periode.
- Personio geeft beloning per maand vrij. KoppelHet vraagt elke salarisperiode apart op, zodat niets tussen twee aanvragen valt.
- Uurloon blijft uurloon. Een maandsalaris wordt omgerekend met de contracturen, zodat iemand met een uurloon geen omgerekend maandbedrag krijgt.
Randgevallen die we meenemen
- Schaal en trede volgens de cao kent het HR-systeem meestal niet. Bij een schaalsalaris levert KoppelHet functie en uren of het bedrag, en kiest de salarisadministratie schaal en trede.
- In Nederland zit het vakantiegeld vaak in het jaarbedrag van het hoofdkantoor. Bij de start leggen we vast waardoor het jaarbedrag wordt gedeeld.
- HR voert achteraf een bonus in voor een eerdere maand. Die gaat als losse mutatie mee in de eerstvolgende run.
- Overuren uit een urensysteem zoals Yoobi mogen niet twee keer worden uitbetaald. KoppelHet onthoudt welke periode en regels al zijn aangeleverd, omdat AFAS niet waarschuwt voor dubbele loonmutaties.
Wat KoppelHet doet
Looncomponenten bepalen voor een groot deel de doorlooptijd van een payrollproject. KoppelHet stelt de vertaaltabel op met de salarisadministratie, test haar met echte gevallen in de testomgeving en houdt haar daarna bij. Komt er een nieuw onderdeel bij, dan zie je dat als melding en voegen we het toe. Reken als indicatie op drie tot zes weken, afhankelijk van looncomponenten en entiteiten.
Veelvoorkomende koppelingen
Personio → Loket
Personio koppelen met Loket: medewerkers, uren en looncomponenten naar de salarisadministratie
Personio → Visma YouServe
Personio Visma YouServe koppeling: nieuwe medewerkers en beloning op tijd bij de salarisservice
Oracle HCM Cloud → Nmbrs
Oracle HCM Nmbrs koppeling: de Nederlandse BV automatisch in de salarisadministratie
SAP HCM → Nmbrs
SAP HCM Nmbrs koppeling: SAP-personeelsgegevens naar de Nederlandse salarisverwerking
SAP SuccessFactors → Loket
SuccessFactors koppelen met Loket: Employee Central als bron voor de Nederlandse salarisadministratie
Factorial → Nmbrs
Factorial koppelen met Nmbrs: HR-mutaties uit Factorial klaar voor de Nederlandse salarisrun
Yoobi → AFAS Profit
Yoobi AFAS koppeling: overuren, kilometers en declaraties uit Yoobi in de AFAS-salarisrun
Klantcase
War Child Alliance
Non-profit
War Child gebruikt Personio voor alle HR-processen en ADP iHCM voor de lokale payroll. De koppeling zet nieuwe medewerkers, wijzigingen, salarissen en extra looncomponenten zoals reiskosten en bonussen automatisch van Personio naar ADP.
“Wanneer mijn collega Lukas een probleem aankaartte, werd er vanuit KoppelHet snel gereageerd en actief meegedacht.”
Veelgestelde vragen
Wie beheert de vertaaltabel?
KoppelHet, in het platform. De salarisadministratie bepaalt welke looncomponent bij welk onderdeel hoort.
Wat als HR een nieuw salarisonderdeel aanmaakt?
Dan komt er een melding in plaats van een stille loonregel. Na de afspraak met de salarisadministratie voegen we het toe.
Kunnen uren en declaraties ook als looncomponent mee?
Ja. Overuren of extra diensten kunnen als aparte stroom als looncomponent mee, naast de stroom voor indiensttreding en wijzigingen.
Verder lezen
Meer over Payroll koppeling
Payroll koppeling: het overzicht
Veelvoorkomende situaties
Wat wij voor je regelen
- Ingangsdatums en terugwerkende krachtWijzigingen vooruit, achteraf en over de jaargrens, in de juiste salarisperiode.
- LooncomponentenSalaris, vaste toeslagen, bonussen en eenmalige betalingen naar de juiste looncomponent.
- Meerdere werkgevers en dienstverbandenMeerdere bv's, overstappen tussen bv's, twee dienstverbanden en herintreders.