Payroll koppeling
HiBob Nmbrs koppeling: wijzigingen uit Bob direct klaar voor de salarisrun
Met een koppeling tussen HiBob en Nmbrs komen nieuwe Nederlandse medewerkers, contracten, salarissen en vertrek uit HiBob automatisch in Nmbrs, met de ingangsdatum die HR in Bob heeft gekozen. Het salaristeam of het externe bureau krijgt geen maandelijkse wijzigingslijst meer, en hoeft niets over te typen.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers met HiBob voor HR in alle landen en Nmbrs voor de Nederlandse salarissen laten Bob vaak beheren door een HR-team in een ander land. De Nederlandse payroll krijgt dan elke maand een lijst met wijzigingen, voert die in Nmbrs in en belt na als een startdatum of salaris onduidelijk is.
- HR in een ander land voert in HiBob een nieuwe Nederlandse collega in, of een nieuw contract of salaris.
- KoppelHet ziet de wijziging kort daarna en controleert of die bij de Nederlandse entiteit hoort.
- Een nieuwe medewerker staat daarna in Nmbrs met adres, bankrekening, contract en rooster.
- Een nieuw salaris komt in Nmbrs als salariswijziging met de ingangsdatum uit HiBob.
- Een vertrek in HiBob zet de datum uit dienst in Nmbrs. Voor de salarisrun ziet het salaristeam alle verschillen tussen beide systemen in het platform.
Waar je op let bij HiBob en Nmbrs
- HiBob meldt precies welke regel in de historie is gewijzigd. KoppelHet haalt die ene regel op, zodat Nmbrs de juiste ingangsdatum krijgt en niet alleen de nieuwste stand.
- In HiBob kan per onderdeel maar één regel tegelijk gelden. Voert HR twee salarisregels in voor dezelfde maand, dan neemt KoppelHet de regel die geldt op de datum van de Nmbrs-periode.
- Ontbreekt er iets in Nmbrs, dan ligt dat bij HiBob bijna altijd aan de rechten van de koppeling. Die krijgt per categorie toegang, en voor salarissen ook tot de historie.
- Heeft de organisatie meer Nederlandse entiteiten, dan bepaalt de entiteit in HiBob in welk Nmbrs-bedrijf de medewerker komt.
- HiBob kent geen loonheffingskorting, geen Nederlandse pensioenregeling en geen BSN-veld. Die gegevens houdt Nmbrs zelf bij, of HR legt ze vast in een eigen tabel in HiBob die alleen voor Nederland zichtbaar is.
- Nmbrs stopt op 1 maart 2027 met zijn oude koppelvorm. Nieuwe koppelingen met Nmbrs gebruiken meteen de nieuwe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een wijziging uit HiBob in Nmbrs?
Kort na de wijziging. Alleen een vertrek meldt HiBob pas op de dag zelf; daarom leest de controle voor de salarisrun geplande vertrekdata ook vooraf.
Werkt dit met een extern salarisbureau?
Ja. Het bureau geeft KoppelHet toegang tot het Nmbrs-bedrijf van de klant en ziet de meldingen in het KoppelHet platform.
Wat als het salaris in HiBob in dollars staat?
Voor Nederlandse medewerkers hoort het salaris in euro te staan. Staat het anders, dan krijgt de salarisadministratie een melding in plaats van een omgerekend bedrag.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via employee data webhooks, die bij historische tabellen (work, employment, salary, lifecycle) de sleutel van de regel meegeven, zoals de effectiveDate. Daarna haalt KoppelHet die regel op via de HiBob API.
- De service user heeft rechten per categorie; voor de salarishistorie ook het recht op historie.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0. De SOAP API wordt vanaf 1 maart 2027 niet meer ondersteund.
- Sleutel tussen beide systemen is root.id uit HiBob.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Personeelsnummer of vrij veld | |
root.firstName en achternaam | Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | |
Geboortedatum | Geboortedatum | |
Adres (home address) | Adres | |
work.startDate | Datum in dienst | |
work.department | Afdeling | Via een vertaaltabel naar de Nmbrs-afdelingen |
Uren per week (employment-tabel) | Rooster | |
Salaris en valuta (salary-tabel) | Bruto maandsalaris | Een jaarbedrag omrekenen naar het maandbedrag in euro |
Bankrekening | Bankrekening (IBAN) | |
Vertrekdatum | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob